Smernica o inventarizácii pokladnice

Účtovné jednotky povinne inventarizujú pokladničnú hotovosť minimálne jedenkrát za rok, a to ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka (najčastejšie k 31. 12.). Túto povinnosť vám uľahčíme vzorom internej smernice.

Dátum publikácie:18. 12. 2019
Autor:Ing. Martin Mikláš

tt_bankovky-kalakulacka

1. Cieľ smernice

Cieľom tejto smernice je určiť povinnosť vykonávania inventarizácie peňažných prostriedkov a cenín v tuzemskej a cudzej mene, ako aj kontrola dodržiavania právnych predpisov obmedzujúcich platby a uskutočňovať plnenia v hotovosti.

Zisťuje sa účtovný a skutočný stav hotovostných prostriedkov a cenín, vecnosť a správnosť účtovných dokladov vzťahujúcich sa na agendu pokladnice vzhľadom na platnú a aktuálnu legislatívu na príslušných účtovných dokladoch, ich schvaľovanie, úplnosť dokladov.

Hlavným cieľom smernice je stanoviť povinnosť a postup vykonania dokladovej a fyzickej inventarizácie, vymenovanie inventarizač­nej komisie, spísanie inventarizácie pokladnice, určiť účtovanie inventarizačných roz­dielov, určenie hmotnej zodpovednosti pri vzniknutých inventarizačných rozdieloch.

2. Obmedzenia týkajúce sa hotovostných operácií účtovnej jednotky

Pri procese inventarizácie členovia inventarizačnej komisie skúmajú a zisťujú dodržiavanie obmedzení, ktoré sa týkajú hotovostných operácií účtovnej jednotky.

Pri hotovostných operáciách účtovnej jednotky treba dbať na dodržiavanie ustanovení zákona č. 394/2012 Z. z. o obmedzení platieb v hotovosti, ktorý zakazuje platby v hotovosti. Tým sa rozumie odovzdanie alebo prijatie bankoviek alebo mincí v mene euro alebo v inej mene, ktorých hodnota prevyšuje 5 000 eur. V zmysle § 5 zákona o obmedzení platieb, ak došlo k porušeniu tohto zákazu, nie je tým dotknutá platnosť právnych úkonov, na základe ktorých sa vy­konala platba v hotovosti. Platbou v hotovosti v inej mene, ako je euro, je nominálna hodnota bankoviek a mincí prepočítaná na eurá referenčným výmenným kurzom určeným a vyhláseným Európskou centrál­nou bankou alebo NBS, ktorý je platný v deň predchádzajúci dňu platby v hotovosti. Hodnota platby v hotovosti, ktorá je rozdelená na niekoľko samostatných platieb, je súčet hodnôt týchto platieb, ak tieto platby vyplývajú z jedného právneho vzťahu.

Zákaz sa nevzťahuje na hotovostné operácie: pri poskytovaní platobných služieb, poštových služieb a poštového styku, pri prevádzkovaní zmenárenskej činnosti, pri spracovávaní bankoviek a mincí, pri preprave bankoviek a mincí, pri predaji alebo výmene bankoviek alebo mincí vrátane výmeny slovenských korún za eurá v hotovosti NBS, pri správe daní, v súvislosti s uplatňovaním colných predpisov, v čase krízovej situácie, vojny, vojnového stavu, výnimočného stavu, núdzového stavu a mimoriadnej situácie, v súvislosti so súdnym konaním, v súvislosti s úschovou peňazí, pri exekúcii alebo výkone rozhodnutia, pri výkone sociálneho poistenia podľa osobitného predpisu.

Pri poskytovaní úverov a obdobných plnení spoločníkom alebo osobami, ako sú člen štatutárneho orgánu; zamestnanec v priamej riadiacej pôsobnosti štatutárneho orgánu; prokurista; vedúci organizačnej zložky podniku; člen dozornej rady; osoba, ktorá má priamy alebo nepriamy podiel predstavujúci aspoň 5 % na základnom imaní spoločnosti alebo hlasovacích právach v spoločnosti, alebo má možnosť ich uplatňovať, jej vplyv na riadenie spoločnosti je porovnateľný s vplyvom zodpovedajúcim tomuto podielu; tichý spoločník; alebo osoba blízka vymenovaným osobám; osoba konajúca na účet týchto osôb; môžu tieto osoby poskytnúť finančné prostriedky výhradne inak ako v hotovosti (§ 121 ods. 2 zákona č. 513/1991 Zb).

Pri porušení týchto opatrení inventarizačná komisia uskutočňuje všetky kroky pre odstránenie stavu, ktorým by boli porušené nasledovné obmedzenia, prípadne vznášajú opatrenia voči zamestnancovi, ktorý zapríčinil porušenie týchto obmedzení.

3. Postup prác inventarizácie pokladnice

Pri inventarizácii pokladnice spoločnosti XXX, spol. s r. o., je ustanovený súbor prác, ktorý sa skladá z nasledovných krokov, ktoré je nutné uskutočniť:

  1. Práce pred začatím inventarizácie – tieto práce súvisia so zriadením inventarizačnej komisie a jej vymenovaním, oboznámením ich s touto internou smer­nicou a stanovením ich úloh pri vykonávaní inventarizácie pokladnice. Stanovenie termínu a lehoty na vykonanie inventarizácie a doručenie príkazu na vykonanie inventarizácie členom od štatutárneho orgánu spoločnosti podľa prílohy č. 1.
  2. Prípravné inventarizačné práce – vytvorenie podmienok na vykonanie inventúry materiálno-technickými pomôckami, napríklad zabezpečenie miesta na výkon inventarizácie, zastavenie obehu hotovosti v podniku počas vykonávania inventarizácie, príprava výpočtovej techniky a dokumentácie potrebnej pre výkon inventarizácie, vyčíslenie zostatku z účtovníctva na účte 211 XXX a účte 213 XXX a zostatku v pokladničnej knihe alebo knihe cenín.
  3. Fyzická inventúra – fyzické spočítanie hotovostných peňažných prostriedkov a cenín, ktoré sa nachádzajú v pokladnici. Kontrola pravosti bankoviek a mincí, rozdelenie podľa nominálnych hodnôt a fyzicky spočítanie bankoviek a mincí. Vyradenie poškodených bankoviek a určenie osoby, ktorá zodpovedá za ich výmenu v Národnej banke Slovenska.
  4. Vypracovanie inventarizačných zápisov – spísanie inventarizačných zápisov v prílohe č. 2 a prílohe č. 3 tejto smernice členom komisie. Vypracovanie pomocných dokumentov alebo fotografií stavu pokladnice alebo informácie o po­škodených bankovkách s podporou fotodokumentácie.
  5. Porovnanie skutočného stavu v pokladnici so stavom zisteným v účtovníctve – porovnanie skutočného stavu hotovostných prostriedkov, mincí a cenín na základe inventúrneho súpisu a účtovný zostatok účtu 211 XXX, účtu 213 XXX a pokladničnej knihy alebo knihy cenín.
  6. Vyčíslenie inventarizačných rozdielov – vyčíslenie rozdielov zistených inventarizáciou a ich zápis do Inventarizačných zápisov s podrobným popisom skutočností.
  7. Vypracovanie návrhu na vyrovnanie inventarizačných rozdielov – vypracovanie návrhov na vyrovnanie účtovných rozdielov, prípadne uplatnenie hmotnej zodpovednosti voči zodpovednej osobe.
  8. Zaúčtovanie inventarizačných rozdielov, uplatnenie hmotnej zodpovednosti za hotovosť – výber vhodného spôsobu zaúčtovania inventarizačných rozdielov v zmysle tejto smernice po zohľadnení všetkých skutočností zistených inventarizačných rozdielov. V prípade, ak nevznikol žiaden inventarizačný rozdiel, o tejto skutočnosti sa neúčtuje, inventarizačná komisia v zápise potvrdí, že nevznikol žiaden rozdiel a skutočný stav zodpovedá účtovnému stavu.

4. Inventúra pokladnice

Účtovná jednotka vykonáva inventarizáciu v zmysle § 29 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve, pričom pri inventúre pokladnice porovnáva skutočný a vykázaný účtovný stav hotovostných prostriedkov a cenín.

V zmysle ustanovení § 29 ods. 3 peňažné prostriedky v hotovosti musí účtovná jednotka inventarizovať ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka. Pri inventarizácii pokladníc postupuje spoločnosť podľa ustanovení § 29 a § 30 zákona o účtovníctve.

Účtovná jednotka nad rámec zákona sa rozhodla inventarizáciu pokladnice vykonávať (vždy k poslednému dňu mesiaca, štvrťroka, polroka, 2x do roka náhodne, pri zmene osoby zodpovedajúcej za hotovosť, v prípade podozrenia na vznik inventarizačného rozdielu, v prípade lúpežného prepadnutia...) s cieľom kontroly skutočného stavu hotovostných prostriedkov a cenín, ako aj dodržiavania právnych predpisov vzťahujúcich sa na obchádzanie platby hotovostnými prostriedkami.

5. Fyzická inventúra pokladnice

Inventarizáciu pokladnice vykonávajú poverení zamestnanci na základe príkazu zodpovedného vedúceho zamestnanca, ktorého vzor je v prílohe č. 1. Poverení zamestnanci ktorí sú členovia inventarizačnej komisie, dodržiavajú všetky ustanovenia tejto internej smernice, stanovený postup v smernici a ustanovenia § 29 a § 30 zákona o účtovníctve.

Poverení zamestnanci vykonajú fyzickú inventúru peňažných prostriedkov v tuzemskej aj cudzej mene, a to spočítaním hotovosti a cenín, ktoré sa fyzicky nachádzajú v pokladnici za účasti pokladníka a vypracujú inventarizačný zápis, ktorého vzor je v príloha č. 2 tejto smernice.

6. Inventarizačný zápis

Inventarizačný súpis je podľa § 30 ods. 2 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve účtovný záznam, ktorým sa preukazuje správnosť, vierohodnosť a vecnosť účtovníctva a zabezpečuje preukázateľnosť účtovníctva podľa § 8 ods. 4 zákona o účtovníctve.

Inventarizačný súpis musí obsahovať skutočnosti:

  1. obchodné meno alebo názov účtovnej jednotky; právnické osoby uvedú sídlo, fyzické osoby bydlisko a miesto podnikania, ak sa líši od miesta bydliska,
  2. deň začatia inventúry, deň, ku ktorému bola inventúra vykonaná, a deň skončenia inventúry,
  3. stav majetku s uvedením jednotiek množstva a ceny podľa § 25,
  4. miesto uloženia majetku,
  5. meno, priezvisko a podpisový záznam hmotne zodpovednej osoby alebo zodpovednej osoby za príslušný druh majetku,
  6. zoznam záväzkov a ich ocenenie podľa § 25,
  7. oznam skutočného stavu rozdielu majetku a záväzkov,
  8. odporúčania na posúdenie reálnosti ocenenia majetku a záväzkov k dátumu, ku ktorému sa účtovná závierka zostavuje, zistené pri vykonávaní inventúry na účely úpravy ocenenia majetku a záväzkov podľa § 26 a § 27, ak sú takéto skutočnosti známe osobám, ktoré vykonali inventúru,
  9. meno, priezvisko a podpisový záznam osôb zodpovedných za istenie skutočného stavu majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov,
  10. poznámky.

V zmysle ustanovenia § 30 ods. 3 zákona č. 431/2002 Z. z. sa stav majetku, záväzkov v inventúrnych súpisoch porovnáva so stavom majetku, záväzkov v účtovníctve a výsledky porovnania sa uvedú v inventarizačnom zápise.

Inventarizačný zápis je účtovný záznam, ktorým sa preukazuje vecná správnosť účtovníctva a ktorý musí obsahovať:

  1. obchodné meno alebo názov účtovnej jednotky; právnické osoby uvedú sídlo, fyzické osoby bydlisko a miesto podnikania, ak sa líši od miesta bydliska,
  2. výsledky vyplývajúce z porovnania skutočného stavu majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov s účtovným stavom,
  3. výsledky vyplývajúce z posúdenia reálnosti ocenenia majetku a záväzkov podľa § 26 a § 27,
  4. meno, priezvisko a podpisový záznam osoby alebo osôb zodpovedných za vykonanie inventarizácie v účtovnej jednotke.

 

Príloha č. 1

Príkaz na vykonanie inventarizácie pokladnice XX ku dňu XX. XX. 2019

Obchodné meno:

XXX, spol. s r. o.

Sídlo:

XXXXXXXXXXXXXX

Spôsob zisťovania skutočných stavov:

Fyzická a dokladová inventúra

Deň a čas začatia inventúry:

31. 12. 2019, 08:15

Deň a čas skončenia inventúry:

31. 12. 2019, 11:00

Miesto uloženia pokladnice a cenín:

XXXXXXXXXXXXXX

Mena pokladnice a cenín:

EURO

Hmotne zodpovedná osoba:

XXXXXXXXXXXXXX

Členovia inventarizačnej komisie:

XXXXXXXXXXXXXX

Týmto ako konateľ spoločnosti v súlade s § 29§ 30 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve

 

p r i k a z u j e m

vykonať riadnu fyzickú a dokladovú inventarizáciu pokladnice XX ku dňu XX. XX. 2019 v zmysle smernice o inventarizácii pokladnice ku dňu XX. XX. 2019.

Inventarizácia sa uskutoční na účte 211 XXX a pokladničnej knihe pokladnice XX fyzicky umiestnenej v sídle spoločnosti.

Na vykonanie inventarizácie menujem inventarizačnú komisiu v zložení:

Funkcia

Meno a priezvisko

Predseda komisie

XXXXXXXXXXXXXXX

Člen komisie

XXXXXXXXXXXXXXX

Člen komisie

XXXXXXXXXXXXXXX

Hmotne zodpovedná osoba

XXXXXXXXXXXXXXX

 

Inventarizácia sa uskutočňuje na základe smernice o inventarizácii pokladnice a v zmysle zákona o účtovníctve v platnom znení.

Ukladám inventarizačnej komisii povinnosť:

  1. Vykonať fyzickú inventúru dňa XX. XX. 2019
  2. Vykonanú inventarizáciu uzavrieť ku dňu XX. XX. 2019
  3.  Vzniknuté inventarizačné rozdiely zaúčtovať ku dňu XX. XX. 2019
  ________________________
        konateľ spoločnosti

 

Smernica je uvedená v skrátenom znení. Celá smernica: Inventarizácia pokladnice

Príloha č. 1 - Príkaz na vykonanie inventarizácie pokladnice XX ku dňu XX. XX. 2019

Príloha č. 2 - Inventarizačný zápis o vykonaní inventarizácie pokladnice vedenej v eurách ku dňu XX. XX. 2019

Príloha č. 3 - INVENTÚRNY SÚPIS peňažných prostriedkov v hotovosti v pokladnici vedenej v eurách ku dňu XX. XX. 2019

Príloha 4 - Dohoda o hmotnej zodpovednosti v zmysle ustanovenia § 182 zákona č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce

 

Poznámky pod čiarou:


Autor: Ing. Martin Mikláš

 

 

Pokračovanie článku je súčasťou predplateného prístupu.

Ročný prístup si môžete objednať v našom e-shope:

Cena: 291,00 € s DPH

Výhody predplateného prístupu nájdete v časti O PORTÁLI

Chcete mať pravidelné informácie o novinkách a aktuálnej ponuke?

Prihláste sa na odber noviniek e-mailom!

Získajte ZDARMA E-BOOK: Prehľad povinností podnikateľa a novinky pre rok 2020

Súvisiace interné firemné predpisy

Súvisiace komentované ustanovenia

Súvisiace odborné články

Súvisiace príklady z praxe

Súvisiace právne predpisy ZZ SR

  • 431/2002 Z. z. Zákon o účtovníctve
  • 740/2002 Z. z. Oznámenie o opatrení o postupoch účtovania pre podnikateľov účtujúcich v PÚ
  • 628/2007 Z. z. Oznámenie o opatrení o postupoch účtovania pre podnikateľov účtujúcich v JÚ

Funkcie

Partner