1.2 Účtovanie náhrad zamestnancov a daňové posúdenie

Podľa opatrenia MF SR č. 23054/2002-92, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre podnikateľov účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva v znení neskorších predpisov, sa cestovné náhrady účtujú na účet 512 – Cestovné. Na tomto účte sa účtujú cestovné náhrady poskytované v rozsahu a za podmienok stanovených zákonom o cestovných náhradách vo výške nároku, ako aj poskytované nad rámec zákona o cestovných náhradách.

Dátum publikácie:8. 11. 2013
Autor:Ing. Martina Oravcová
Oblasti práva:
Správne právo / Dane a poplatky / Daň z príjmov; Účtovníctvo / Jednoduché účtovníctvo; Podvojné účtovníctvo
Pracovné právo / Pracovné právo a personalistika / Náhrady v pracovnom práve
Právny stav od:1. 1. 2013
Právny stav do:31. 12. 2014

 

Účtovanie v podvojnom účtovníctve

Podľa opatrenia MF SR č. 23054/2002-92, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre podnikateľov účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva v znení neskorších predpisov (ďalej len „podvojné účtovníctve pre podnikateľov“), sa cestovné náhrady účtujú na účet 512 – Cestovné. Na tomto účte sa účtujú cestovné náhrady poskytované v rozsahu a za podmienok stanovených zákonom o cestovných náhradách vo výške nároku, ako aj poskytované nad rámec zákona o cestovných náhradách. Účet 512 je preto potrebné členiť v analytickej evidencii tak, aby bolo možné pre daňové účely zistiť sumu, o ktorú je potrebné zvýšiť účtovný výsledok hospodárenia, keďže uznanými daňovými výdavkami sú len nárokové náhrady.

Okrem uvedeného účtu sa na účtovanie cestovných náhrad využívajú účty:

211 – Pokladnica

221 – Bankové účty

333 – Ostatné záväzky voči zamestnancom (tento účet sa používa na účtovanie nároku zamestnanca na cestovné náhrady)

335 – Pohľadávky voči zamestnancom (tento účet sa používa na poskytnuté preddavky na cestovné výdavky, preddavky na vyúčtovanie, uplatnenie náhrady voči zamestnancovi)

563 – Kurzové straty

663 – Kurzové zisky

 

Účtovný prípad

MD

D

Suma v €

 

Náhrada bez poskytnutia preddavku

 

 

 

1. 

Predloženie vyúčtovania zamestnancom

512

333

100

2.

Úhrada záväzku

333

211, 221

100

 

Náhrada s poskytnutým preddavkom

 

 

 

 

Poskytnutie preddavku + doplatok – I. variant

 

 

 

1. 

Poskytnutie preddavku

335

211, 221

100

2.

Predloženie vyúčtovania zamestnancom

512

333

120

3.

Zúčtovanie preddavku

333

335

100

4.

Doplatok – úhrada zamestnávateľom

333

211, 221

20

 

Poskytnutie preddavku + doplatok – II. variant

 

 

 

1. 

Poskytnutie preddavku

335

211, 221

100

2.

Predloženie vyúčtovania – zúčtovanie preddavku

512

335

100

3.

Doplatok – predpis záväzku zamestnávateľa

512

333

20

4.

Doplatok – úhrada zamestnávateľom

333

211, 221

20

 

Poskytnutie preddavku – preplatok

 

 

 

1. 

Poskytnutie preddavku

335

211, 221

100

2.

Predloženie vyúčtovania zamestnancom

512

333

80

3.

Preplatok – predpis pohľadávky voči zamestnancovi

333

335

20

4.

Vrátenie zamestnancom

211, 221

333

20

Cestovné náhrady v cudzej mene (okrem preddavkov) sa v účtovníctve prepočítajú na eurá podľa § 24 zákona o účtovníctve. Z uvedeného ustanovenia vyplýva prepočet majetku a záväzkov vyjadrených v cudzej mene na eurá referenčným výmenným kurzom určeným a vyhláseným Európskou centrálnou bankou alebo Národnou bankou Slovenska:

v deň predchádzajúci dňu uskutočnenia účtovného prípadu alebo v iný deň, ak to ustanovuje osobitný predpis,

  • v deň, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka,
  • v rozhodný deň.

Deň uskutočnenia účtovného prípadu nie je pri pracovných cestách v účtovných predpisoch osobitne určený, účtovná jednotka by ho mala mať stanovený v internej smernici (môže to byť napr. deň predloženia vyúčtovania cestovných náhrad).

Podľa § 24 ods. 6 zákona o účtovníctve na úbytok rovnakej cudzej meny v hotovosti alebo z devízového účtu sa môže použiť na prepočet cudzej meny na eurá:

  • cena zistená váženým aritmetickým priemerom alebo
  • cena zistená spôsobom, keď prvá cena na ocenenie prírastku cudzej meny v eurách sa použije ako prvá cena na ocenenie úbytku cudzej meny v eurách (metóda FIFO).

Ak je tento úbytok cudzej meny spojený s úhradou záväzku, použije sa hodnota z prepočtu buď podľa váženého aritmetického priemeru, alebo metóda FIFO na prepočet úhrady záväzku z cudzej meny na eurá. Na ocenenie pohľadávky a záväzkov v cudzej mene spojených s účtovaním poskytnutého preddavku v cudzej mene sa použije kurz v čase poskytnutia preddavku.

Príklad č. 5:

Zamestnanec bol vyslaný na zahraničnú pracovnú cestu do Českej republiky, ktorú vykonal vozidlom neposkytnutým zamestnávateľom. Na nákup pohonných hmôt v Českej republiky si nevybral preddavok. V ČR nakúpil pohonné látky, ktoré uhradil platobnou kartou z vlastného eurového účtu. Vo vyúčtovaní vypočítal náhradu za spotrebované pohonné látky v sume 29,50 €, ktoré mu boli vyplatené z pokladnice.

 

Účtovný prípad

MD

D

Suma

1. 

Predloženie vyúčtovania zamestnancom

512

333

29,50 €

2.

Úhrada záväzku

333

211

29,50 €

 

Príklad č. 6:

Zamestnanec bol vyslaný na zahraničnú pracovnú cestu do Českej republiky, ktorú vykonal vozidlom neposkytnutým zamestnávateľom. Na nákup pohonných látok v Českej republike si nevybral preddavok. V ČR nakúpil pohonné látky, ktoré uhradil v hotovosti v českých korunách. Vo vyúčtovaní predloženom 1. 8. 2013 (deň uskutočnenia účtovného prípadu) vypočítal náhradu za spotrebované pohonné látky v sume 765,80 českých korún, ktoré mu boli vyplatené z valutovej pokladnice. Na úbytok cudzej meny z valutovej pokladnice zamestnávateľ používa vážený aritmetický priemer 25,109 Kč/€.

 

Účtovný prípad

MD

D

Suma v Kč

Suma v €

1. 

Predloženie vyúčtovania zamestnancom – prepočet referenčným kurzom 1. 8. 2013 (25,959 Kč/€)

512

333

765,80

29,50

2.

Úhrada záväzku z valutovej pokladnice (kurz 25,109 Kč/€)

333

211

765,80

30,50

3.

Kurzový rozdiel

563

333

 

 1,00

 

Účtovanie v jednoduchom účtovníctve

Podľa opatrenia MF SR č. 27076/2007-74, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a podrobnosti o usporiadaní, označovaní a obsahovom vymedzení položiek účtovnej závierky pre účtovné jednotky účtujúce v sústave jednoduchého účtovníctva, ktoré podnikajú alebo vykonávajú inú samostatnú zárobkovú činnosť, ak preukazujú svoje výdavky vynaložené na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov na účely zistenia základu dane z príjmov v znení neskorších predpisov (ďalej len „jednoduché účtovanie pre podnikateľov“), sa náhrady za spotrebované pohonné látky zamestnancov účtujú u zamestnávateľa ako súčasť cestovných náhrad v peňažnom denníku v závislosti od spôsobu vyplatenia (v hotovosti alebo z bankového účtu) a v závislosti od toho, či ide o nárokové alebo nenárokové náhrady.

Náhrady vo výške, ktorá bola vyplatená zamestnancovi, sa uvedú v peňažnom denníku v stĺpci „peňažné prostriedky v hotovosti“ ako výdavok alebo „peňažné prostriedky na účtoch v bankách“ ako výdavok. Ak ide o nárokové náhrady, následne sa uvedú v stĺpci „výdavky vynaložené na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov“ v druhovom členení „ostatné výdavky“. Náhrady vo výške nad zákonný nárok sa uvedú v stĺpci „výdavky, ktoré neovplyvňujú základ dane z príjmov“.

Ak v súvislosti s pracovnými cestami zamestnancov bol poskytnutý preddavok, uvedie sa vo vyplatenej výške v stĺpci „peňažné prostriedky v hotovosti“ ako výdavok, resp. „peňažné prostriedky na účtoch v bankách“ – výdavok a následne:

  • v stĺpci „výdavky vynaložené na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov“ v druhovom členení „ostatné výdavky“. Ak na základe vyúčtovania pracovnej cesty vznikne doplatok ako rozdiel medzi konečným vyúčtovaním a nižším preddavkom, rozdiel do výšky nároku sa zaúčtuje rovnako ako poskytnutý preddavok. V prípade, ak z vyúčtovania pracovnej cesty vyjde nedoplatok, t. j. zamestnanec bude povinný vrátiť rozdiel medzi poskytnutým preddavkom a nižšou sumou z vyúčtovania, tento rozdiel sa zaúčtuje ako „peňažné prostriedky v hotovosti“ – príjem alebo „peňažné prostriedky na účtoch v bankách“ – príjem a následne ako storno v stĺpci „výdavky vynaložené na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov“

    alebo
  • v stĺpci „výdavky, ktoré neovplyvňujú základ dane z príjmov“, pri vyúčtovaní preddavku sa zápis stornuje vo výške preddavku a preúčtuje sa do výšky nároku na „výdavky vynaložené na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov“ v druhovom členení „ostatné výdavky“. Ak z vyúčtovania vznikne povinnosť doplatiť zamestnancovi, zaúčtuje sa doplatok ako „peňažné prostriedky v hotovosti“ – výdavok alebo „peňažné prostriedky na účtoch v bankách“ – výdavok a súčasne do výšky nároku v stĺpci „výdavky vynaložené na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov“. Ak pri vyúčtovaní vznikne zamestnancovi povinnosť vrátenia časti preddavku, vrátená čiastka sa zaúčtuje ako „peňažné prostriedky v hotovosti“ – príjem alebo „peňažné prostriedky na účtoch v bankách“ – príjem a súčasne ako „príjem, ktorý sa nezahrnuje do základu dane z príjmov“.

Pohľadávky z poskytnutých preddavkov sa účtujú v knihe pohľadávok.

Prípadné kurzové rozdiely sa zaúčtujú v peňažnom denníku ako posledné položky pred účtovaním uzávierkových účtovných operácií (§ 4 ods. 4 postupov).

Z hľadiska zákona o dani z príjmov sú u zamestnávateľa cestovné náhrady zamestnanca, na ktoré vzniká nárok podľa zákona o cestovných náhradách, uznaným daňovým výdavkom podľa § 19 ods. 2 písm. d) zákona o dani z príjmov. Pokiaľ by zamestnávateľ poskytol zamestnancovi cestovné náhrady nad rámec zákonných nárokov, išlo by uňho o nedaňový výdavok. Uvedené platí aj v prípade, ak by vyššie ako zákonné náhrady boli dohodnuté v kolektívnej zmluve.

Z hľadiska zamestnanca sú prijaté cestovné náhrady v rozsahu nárokov upravených zákonom o cestovných náhradách vylúčené z predmetu dane z príjmov, t. j. nezdania sa v súlade s § 5 ods. 5 písm. a) zákona o dani z príjmov. Cestovné náhrady poskytnuté zamestnancovi nad rámec zákonných nárokov sú u zamestnanca považované za jeho zdaniteľný príjem a zdania sa pripočítaním k hrubej mzde v mesiaci vyplatenia zrazením preddavku na daň.

Poznámky pod čiarou:


Autor: Ing. Martina Oravcová

Súvisiace právne predpisy ZZ SR

  • 283/2002 Z. z. Zákon o cestovných náhradách
  • 740/2002 Z. z. Oznámenie o opatrení o postupoch účtovania pre podnikateľov účtujúcich v PÚ
  • 595/2003 Z. z. Zákon o dani z príjmov
  • 628/2007 Z. z. Oznámenie o opatrení o postupoch účtovania pre podnikateľov účtujúcich v JÚ

Funkcie

Partner

Nastavenie súborov cookies

Táto webová stránka používa rôzne cookies pre poskytovanie online služieb, na účely prihlásenia, poskytovania obsahu prostredníctvom tretích strán, analýzu návštevnosti a iné. V súlade s platnou legislatívou prosíme o potvrdenie súhlasu alebo nastavenie vašich preferencií. Ďakujeme.

Viac informácií.