Smernica o inventarizácii pokladnice od 1. 7. 2023

Cieľ smernice

Cieľom tejto smernice je určiť povinnosť a postup vykonávania inventarizácie peňažných prostriedkov a cenín v tuzemskej a cudzej mene, ako aj kontrola dodržiavania právnych predpisov obmedzujúcich platby v hotovosti.

Zisťuje sa účtovný a skutočný stav hotovostných prostriedkov a cenín, vecnosť a správnosť účtovných dokladov vzťahujúcich sa na agendu pokladnice vzhľadom na platnú a aktuálnu legislatívu na príslušných účtovných dokladoch, ich schvaľovanie, úplnosť dokladov.

Hlavným cieľom smernice je stanoviť povinnosť a postup vykonania dokladovej a fyzickej inventarizácie, vymenovanie inventarizač­nej komisie, spísanie inventarizácie pokladnice, určiť účtovanie inventarizačných roz­dielov, určenie hmotnej zodpovednosti pri vzniknutých inventarizačných rozdieloch.

Postup prác inventarizácie pokladnice

Pri inventarizácii pokladnice spoločnosti XXX, spol. s r. o., je ustanovený súbor prác, ktorý sa skladá z nasledovných krokov, ktoré je nutné uskutočniť:

1. Práce pred začatím inventarizácie – tieto práce súvisia so zriadením inventarizačnej komisie a jej vymenovaním, oboznámením ich s touto internou smer­nicou a stanovením ich úloh pri vykonávaní inventarizácie pokladnice. Stanovenie termínu a lehoty na vykonanie inventarizácie a doručenie príkazu na vykonanie inventarizácie členom od štatutárneho orgánu spoločnosti podľa prílohy č. 1.
2. Prípravné inventarizačné práce – vytvorenie podmienok na vykonanie inventúry materiálno-technickými pomôckami, napríklad zabezpečenie miesta na výkon inventarizácie, zastavenie obehu hotovosti v podniku počas vykonávania inventarizácie, príprava výpočtovej techniky a dokumentácie potrebnej pre výkon inventarizácie, vyčíslenie zostatku z účtovníctva na účte 211 XXX a účte 213 XXX a zostatku v pokladničnej knihe alebo knihe cenín.
3. Fyzická inventúra – fyzické spočítanie hotovostných peňažných prostriedkov a cenín, ktoré sa nachádzajú v pokladnici. Kontrola pravosti bankoviek a mincí, rozdelenie podľa nominálnych hodnôt a fyzicky spočítanie bankoviek a mincí. Vyradenie poškodených bankoviek a určenie osoby, ktorá zodpovedá za ich výmenu v Národnej banke Slovenska.
4. Vypracovanie inventarizačných zápisov – spísanie inventarizačných zápisov v prílohe č. 2 a prílohe č. 3 tejto smernice členom komisie. Vypracovanie pomocných dokumentov alebo fotografií stavu pokladnice alebo informácie o po­škodených bankovkách s podporou fotodokumentácie.
5. Porovnanie skutočného stavu v pokladnici so stavom zisteným v účtovníctve – porovnanie skutočného stavu hotovostných prostriedkov, mincí a cenín na základe inventúrneho súpisu a účtovný zostatok účtu 211 XXX, účtu 213 XXX a pokladničnej knihy alebo knihy cenín.
6. Vyčíslenie inventarizačných rozdielov – vyčíslenie rozdielov zistených inventarizáciou a ich zápis do Inventarizačných zápisov s podrobným popisom skutočností.
7. Vypracovanie návrhu na vyrovnanie inventarizačných rozdielov – vypracovanie návrhov na vyrovnanie účtovných rozdielov, prípadne uplatnenie hmotnej zodpovednosti voči zodpovednej osobe.
8. Zaúčtovanie inventarizačných rozdielov, uplatnenie hmotnej zodpovednosti za hotovosť – výber vhodného spôsobu zaúčtovania inventarizačných rozdielov v zmysle tejto smernice po zohľadnení všetkých skutočností zistených inventarizačných rozdielov. V prípade, ak nevznikol žiaden inventarizačný rozdiel, o tejto skutočnosti sa neúčtuje, inventarizačná komisia v zápise potvrdí, že nevznikol žiaden rozdiel a skutočný stav zodpovedá účtovnému stavu.