Zahraničná pracovná cesta

Podnikateľské subjekty v súvislosti s plnením svojich úloh vysielajú svojich zamestnancov na pracovné cesty aj do zahraničia. Zamestnávateľom i zamestnancom pritom vznikajú výdavky predovšetkým na dopravu, stravovanie, ubytovanie a iné výdavky spojené s pracovnou cestou. Pre vysielanie zamestnancov na pracovné cesty tuzemské i zahraničné, uhrádzanie a zúčtovanie výdavkov spojených s pracovnou cestou platia zákonmi stanovené pravidlá. Základnou právnou normou pre poskytovanie cestovných náhrad je zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov.

Podnikateľské subjekty, resp. zamestnávatelia môžu poskytnúť cestovné náhrady pri zahraničných pracovných cestách:

• zamestnancom v pracovnom pomere alebo obdobnom pracovnom vzťahu, pričom zamestnancom v zmysle § 11 Zákonníka práce je fyzická osoba, ktorá v pracovnoprávnych vzťahoch aj v obdobných pracovných vzťahoch vykonáva pre zamestnávateľa závislú prácu, pre poskytovanie cestovných náhrad nie je rozhodujúce, či je pracovný pomer uzatvorený na neurčitý čas, na dobu určitú, na kratší pracovný čas alebo či ide o domáckeho zamestnanca,
• členom družstiev v pracovnom vzťahu k družstvu, ktorí sú v postavení zamestnancov,
• fyzickým osobám činným na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru, t. j. na základe dohody o vykonaní práce v zmysle § 226 Zákonníka práce, na základe dohody o brigádnickej práci študentov v zmysle § 227 ZP alebo na základe dohody o pracovnej činnosti v zmysle § 228a ZP, ale len v prípade, ak je poskytovanie cestovných náhrad v dohode dohodnuté,
• osobám, o ktorých to ustanovuje zákon o cestovných náhradách, a to zahraničným zamestnancom na základe uzatvorených dohôd o vzájomnej výmene zamestnancov a manželovi/manželke, deťom zamestnanca a osobám, ktoré sa považujú za jeho rodinu a ktoré ho nasledujú pri jeho výkone práce v zahraničí,
• osobám, ktoré sú vymenované alebo zvolené do orgánov právnickej osoby a nie sú k právnickej osobe v pracovnoprávnom vzťahu, ktorými môžu byť členovia predstavenstva a dozornej rady akciovej spoločnosti, konatelia spoločnosti s ručením obmedzeným, členovia správnych rád a kontrolných komisií orgánov obchodných spoločností.

Príklady nárokov na cestovné náhrady fyzických osôb so vzťahom k obchodným spoločnostiam môžu byť nasledovné:

• členovia štatutárnych orgánov – v akciovej spoločnosti členovia predstavenstva a dozornej rady, v spoločnosti s ručením obmedzeným konatelia a členovia dozornej rady – majú nárok na cestovné náhrady ako osoby vymenované alebo zvolené do orgánov právnickej osoby, ak nie sú k právnickej osobe v pracovnoprávnom vzťahu, ich odmeny za výkon funkcie sú príjmami zo závislej činnosti. Ak majú členovia štatutárnych orgánov uzavretý pracovnoprávny vzťah, nárok na cestovné náhrady im vzniká ako zamestnancom;
• konatelia spoločností s ručením obmedzeným – sú v zmysle Obchodného zákonníka do funkcie menovaní alebo zvolení a pre posúdenie nárokov na cestovné náhrady sa postupuje ako u členov štatutárnych orgánov;
• spoločníci spoločnosti s ručením obmedzeným – ak nemajú uzatvorený pracovnoprávny vzťah, ich príjmy za prácu v spoločnosti sú príjmami zo závislej činnosti a majú nárok na cestovné náhrady, pretože podľa zákona o dani z príjmov sú považovaní za zamestnancov a podľa zákona o cestovných náhradách za osoby, o ktorých to ustanovuje osobitný predpis. Ak majú spoločníci uzavretý pracovnoprávny vzťah, nárok na cestovné náhrady im vzniká ako zamestnancom;
• študenti – ak vykonávajú práce na základe dohody o brigádnickej práci študentov, ich príjmy patria medzi príjmy zo závislej činnosti a podmienkou nároku na cestovné náhrady je, aby sa so zamestnávateľom písomne v dohode dohodli na poskytovaní cestovných náhrad, a to oddelene od dohodnutej odmeny za výkon práce. Ak majú študenti popri štúdiu uzatvorený pracovný pomer, nárok na cestovné náhrady im vzniká ako zamestnancom.

Pracovná cesta je čas od nástupu zamestnanca na cestu na výkon práce do iného miesta, ako je jeho pravidelné pracovisko, vrátane výkonu práce v tomto mieste do skončenia tejto cesty. Podmienky, za akých môže zamestnávateľ vyslať zamestnanca na pracovnú cestu, stanovuje § 57 Zákonníka práce, v zmysle ktorého môže zamestnávateľ vyslať zamestnanca na pracovnú cestu mimo obvodu obce pravidelného pracoviska alebo bydliska zamestnanca len so súhlasom zamestnanca. Súhlas zamestnanca nie je potrebný, ak výkon práce vyplýva priamo z povahy dohodnutého druhu práce alebo miesta výkonu práce. Trvanie pracovnej cesty nie je Zákonníkom práce obmedzené, pracovná cesta trvá nevyhnutne potrebné obdobie, resp. čas.

Zahraničná pracovná cesta je čas pracovnej cesty v zahraničí, vrátane výkonu práce v zahraničí, a to do skončenia tejto cesty. Zahraničná pracovná cesta nie je viazaná na odchod z územia Slovenskej republiky a na príchod na územie Slovenskej republiky.

Zákon o cestovných náhradách ustanovuje všeobecné podmienky poskytovania cestovných náhrad. Stanovenie presných pravidiel a zásad pri poskytovaní cestovných náhrad u konkrétneho zamestnávateľa je potrebné upraviť v internej smernici tak, aby boli záväzné pre všetkých zamestnancov. V súlade s niektorými ustanoveniami zákona o cestovných náhradách je potrebné v internej smernici vymedziť:

• okruh zamestnancov, ktorým sa cestovné náhrady budú poskytovať,
• pravidlá, za akých sa budú cestovné náhrady poskytovať,
• pravidlá na používanie cestných motorových vozidiel, vrátane spôsobu preukazovania najazdených kilometrov a cien pohonných látok,
• definovať potrebné vedľajšie výdavky,
• podmienky, okruh zamestnancov a výšku poskytovania vreckového pri zahraničných pracovných cestách,
• podmienky a okruh osôb pre poskytovanie iných a vyšších náhrad,
• pracovné cesty a okruh zamestnancov, ktorým sa budú poskytovať paušálne cestovné náhrady,
• podmienky poskytovania preddavkov na úhrady cestovných náhrad,
• podmienky poskytovania preddavkov v eurách a v cudzej mene,
• postup pri nepreukázaní nároku na cestovné náhrady,
• lehotu pre zamestnancov na predloženie dokladov potrebných na vyúčtovanie cestovných náhrad,
• lehotu pre zamestnávateľa na uspokojenie nárokov zamestnancov z vyúčtovania pracovných ciest.

Zamestnávateľ vysielajúci zamestnanca na pracovnú cestu je v zmysle § 3 zákona o cestovných náhradách povinný písomne určiť:

• miesto nástupu na pracovnú cestu, ktorým je pri nástupe na zahraničnú pracovnú cestu na území Slovenskej republiky obvykle miesto pravidelného pracoviska alebo miesto výkonu práce, za miesto nástupu na pracovnú cestu sa môže určiť aj iné miesto, napr. bydlisko zamestnanca, mesto alebo obec, kde sa zamestnanec pred nástupom na pracovnú cestu zdržiava. Keďže zahraničná pracovná cesta nemusí začať na území SR, miestom nástupu môže byť iné miesto v zahraničí (napr. zamestnanec s miestom výkonu práce v zahraničí podľa § 18 môže mať miesto nástupu na zahraničnú pracovnú cestu miesto výkonu práce dohodnuté v pracovnej zmluve);
• miesto výkonu práce, určené konkrétnym miestom (napr. názvom firmy, inštitúcie) alebo mestom v zahraničí;
• čas trvania stanovený dňom a hodinou nástupu na pracovnú cestu a predpokladaným dňom, prípadne aj hodinou skončenia pracovnej cesty, čas trvania pracovnej cesty má význam pre posúdenie nároku na cestovné náhrady, čas nástupu na pracovnú cestu nemusí byť zhodný so začiatkom pracovného času. Čas strávený na pracovnej ceste v rámci pracovného času výkonom práce alebo inak ako plnením pracovných úloh (napr. cestovanie) sa považuje za výkon práce, za ktorý patrí zamestnancovi mzda. Čas strávený na pracovnej ceste po pracovnom čase výkonom práce sa považuje za prácu nadčas, ale strávený inak ako výkonom práce je voľnom, za ktoré zamestnancovi nepatrí mzda ani žiadna náhrada. V prípade, že sa zamestnávateľ rozhodne poskytnúť náhradu napr. za stratu času, ide o nenárokovú náhradu;
• spôsob dopravy určený dopravným prostriedkom (autobus, vlak, lietadlo, služobné alebo vlastné motorové vozidlo, taxi, miestna verejná hromadná doprava), ktorý má zamestnanec použiť na dopravu z miesta nástupu do miesta konania pracovnej cesty, v mieste konania pracovnej cesty a z miesta konania do miesta skončenia pracovnej cesty, pri použití cestného motorového vozidla iného než vozidla poskytnutého zamestnávateľom je v zmysle § 7 potrebné túto skutočnosť písomne dohodnúť a stanoviť, či náhrada za použitie motorového vozidla bude vo výške lístka pravidelnej verejnej dopravy alebo vo výške podľa platných sadzieb;
• miesto ukončenia pracovnej cesty, ktorým rovnako ako pri nástupe na pracovnú cestu môže byť miesto pravidelného pracoviska alebo miesto výkonu práce, bydlisko zamestnanca, mesto alebo obec, kde sa zamestnanec po pracovnej ceste bude zdržiavať, miestom ukončenia pri zahraničnej pracovnej ceste nemusí byť miesto na území Slovenskej republiky;
• ďalšie podmienky pracovnej cesty, napr. poskytnutie vreckového, spôsob ubytovania, spolucestujúce osoby, prerušenie pracovnej cesty, práca nadčas a pod.

Vyslanie zamestnanca na zahraničnú pracovnú cestu a určenie jej podmienok sa v praxi realizuje vystavením cestovného príkazu. Záväzný formulár cestovného príkazu určený nie je. Jeho formu a náležitosti určuje zamestnávateľ s ohľadom na povinné písomné určenie podmienok, iných dohodnutých podmienok a zabezpečenie preukázateľnosti výdavkov súvisiacich so zahraničnou pracovnou cestou.

Zamestnávateľ môže v prípade potreby určiť podmienky zahraničnej pracovnej cesty aj jedným rozhodnutím:

• pre viacerých zamestnancov – použitím tzv. hromadného cestovného príkazu,
• na viac pracovných ciest jedného zamestnanca – použitím jedného cestovného príkazu, v ktorom určí podmienky na viac ciest.

Zamestnávateľ je povinný určiť podmienky pracovnej cesty pri každej pracovnej ceste. Zamestnanec je viazaný na určené podmienky a nemôže ich svojvoľne zmeniť. Vyplýva to z § 81 písm. a) Zákonníka práce, v zmysle ktorého je zamestnanec okrem iného povinný plniť pokyny nadriadených, resp. zamestnávateľa vydané v súlade s právnymi podpismi. Je vhodné, aby podmienky pracovnej cesty boli určené čo najpodrobnejšie. V prípade nepredvídaných okolností na pracovnej ceste musí zamestnávateľ zmeny dohodnutých podmienok dodatočne schváliť. Nedodržanie určených podmienok pracovnej cesty zo strany zamestnanca má za následok stratu nároku na úhradu cestovných výdavkov.

Pri určovaní podmienok zahraničnej pracovnej cesty sa zamestnávateľ so zamestnancom môžu dohodnúť aj na prerušení pracovnej cesty z dôvodov na strane zamestnanca. K prerušeniu zahraničnej pracovnej cesty však môže dôjsť v období pred začatím výkonu práce na pracovnej ceste alebo v období po skončení výkonu práce.

Pri vysielaní na zahraničnú pracovnú cestu sa zamestnávateľ so zamestnancom môžu písomne dohodnúť aj na návšteve rodiny zamestnanca v mieste pobytu rodiny alebo v inom dohodnutom mieste na území Slovenskej republiky. Za rodinu zamestnanca sa považuje manžel/manželka, vlastné a osvojené deti, deti zverené do starostlivosti nahrádzajúcej starostlivosť rodičov na základe právoplatného rozhodnutia príslušného orgánu, vlastní rodičia, osvojitelia, opatrovníci, pestúni, prípadne ďalšie osoby žijúce v domácnosti so zamestnancom, ak majú pobyt na území Slovenskej republiky (pozri príklad č. 11 a 12).

I. Náhrady pri zahraničnej pracovnej ceste

Poskytovanie náhrad pri zahraničných pracovných cestách upravuje tretia časť zákona o cestovných náhradách. Rozdielnosť oproti tuzemským pracovným cestám spočíva v tom, že zamestnancom sa cestovné náhrady pri zahraničných pracovných cestách poskytujú za iných podmienok (napr. stravné) a v inom rozsahu (náhrady, ktoré sa pri tuzemských pracovných cestách neposkytujú, napr. poistenie liečebných nákladov). Je však potrebné uvedomiť si, že režim poskytovania náhrad je rovnaký pri tuzemských aj zahraničných pracovných cestách, t. j. základné ustanovenia v prvej a druhej časti a spoločné a prechodné ustanovenia v piatej a šiestej časti zákona o cestovných náhradách platia rovnako pre tuzemskú aj zahraničnú pracovnú cestu.

Pri zahraničnej pracovnej ceste pri posudzovaní vzniku nároku náhrad v eurách alebo v cudzej mene sú v zmysle § 16 zákona rozhodujúce tieto pravidlá:

• pri zahraničnej pracovnej ceste, ktorá začína a končí na území Slovenskej republiky, je pre vznik nároku na náhrady rozhodujúci čas prechodu slovenskej štátnej hranice, odlet a prílet lietadla podľa letového poriadku alebo príchod a odchod lode z prístavu, v ktorom sa vykonáva vstupná a výstupná hraničná kontrola,
• pri zahraničnej pracovnej ceste, ktorá sa začína a končí v zahraničí, sú na vznik nároku na náhrady rozhodujúce podmienky pracovnej cesty určené zamestnávateľom,
• pri zahraničnej pracovnej ceste, ktorá sa začína na území Slovenskej republiky a končí v zahraničí a naopak, sú na vznik nároku na náhrady primerane rozhodujúce prechod štátnej hranice aj určené podmienky pracovnej cesty.

Zamestnancovi vyslanému na zahraničnú pracovnú cestu patria tieto nárokové náhrady:

• náhrada preukázaných cestovných výdavkov – § 4 ods. 1 písm. a), § 7, § 15,
• náhrada preukázaných výdavkov na ubytovanie – § 4 ods. 1 písm. b),
• náhrada potrebných vedľajších výdavkov – § 4 ods. 1 písm. d),
• náhrady za používanie cestných motorových vozidiel – § 7 a § 15,
• náhrada výdavkov za poistenie nevyhnutných liečebných nákladov v zahraničí – § 11 ods. 1,
• náhrada výdavkov za povinné a odporúčané očkovanie – § 11a,
• náhrada výdavkov za cesty na návštevu rodiny – § 12,
• stravné – § 13.

Zamestnávateľ môže poskytnúť aj nenárokové náhrady:

• náhradu výdavkov na iné komerčné poistenie – § 11 ods. 2, napr. úrazové poistenie, poistenie batožiny, poistenie straty dokladov a pod.,
• vreckové – § 14,
• iné náhrady, ktoré v zákone nie sú priamo vymedzené, a vyššie náhrady oproti zákonom stanovenej výške – na základe dohody v kolektívnej zmluve, pracovnej zmluve, inej dohody alebo podmienok určených vo vnútornom predpise.

1. Náhrada preukázaných cestovných výdavkov

Cestové výdavky sú preukázané výdavky zamestnanca, ktoré vynaložil v súvislosti s uskutočnenou zahraničnou pracovnou cestou na dopravu, t. j. výdavky na cestovné lístky, letenky, ležadlá, lôžka, taxi, miestnu pravidelnú verejnú dopravu. Pri poskytovaní cestovných výdavkov je potrebné vychádzať v toho, aký spôsob a druh dopravy bol pri vyslaní na zahraničnú pracovnú cestu určený zamestnávateľom.

Zamestnanec preukazuje cestovné výdavky dokladom podľa druhu a spôsobu dopravy, t. j. cestovným lístkom na autobus, vlak, letenkou a pod. Všetky doklady musia byť z časového aj vecného hľadiska v súlade s dátumom, časom a miestom zahraničnej pracovnej cesty. V prípade, ak zamestnanec cestovné výdavky nepreukáže, napr. z dôvodu straty, krádeže a pod., zamestnávateľ môže v súlade s § 35 ods. 1 zákona uznať výdavky aj bez preukázania v ním uznanej výške s prihliadnutím na spôsob dopravy, ktorý mu určil v podmienkach zahraničnej pracovnej cesty a za podmienok, ktoré musia byť dohodnuté vo vnútornom predpise zamestnávateľa.

V prípade, ak cestovné lístky, letenky a pod. zabezpečí a zaplatí zamestnávateľ, zamestnancovi cestovné výdavky nevzniknú.

Ak sa zamestnávateľ a zamestnanec pri určovaní podmienok zahraničnej pracovnej cesty dohodli na prerušení zahraničnej pracovnej cesty z dôvodov na strane zamestnanca podľa § 3 ods. 2 zákona, zamestnanec má v zmysle § 35 ods. 3 zákona nárok na preukázané cestovné výdavky v takom rozsahu a výške, ako keby k prerušeniu pracovnej cesty nedošlo, t. j. má nárok na cestovné výdavky, ktoré mu vznikli pred začiatkom výkonu práce a po skončení výkonu práce na zahraničnej pracovnej ceste.

2. Náhrada preukázaných výdavkov za ubytovanie

Výdavky na ubytovanie sú preukázané výdavky zamestnanca, ktoré v čase trvania zahraničnej pracovnej cesty vynaložil na ubytovanie. Limity na výdavky za ubytovanie zákon nestanovuje, zamestnanec má nárok na preukázaný výdavok za ubytovanie. Limity nemôže určiť ani zamestnávateľ. Vo vnútornom predpise však môže stanoviť spôsob a podmienky pre určovanie rôznych druhov ubytovacích zariadení (ubytovňa, penzión, hotel rôznych kategórií) v podmienkach zahraničnej pracovnej cesty. Ak si zamestnanec na zahraničnej pracovnej ceste nemôže zabezpečiť určený spôsob ubytovania, má nárok na náhradu preukázaných výdavkov za ubytovanie na základe dokladu z využitého ubytovacieho zariadenia.

Zamestnanec preukazuje výdavky za ubytovanie dokladom z ubytovacieho zariadenia, napr. hotelového účtu, ktorý musí byť obsahovo a vecne v súlade s dátumom a miestom zahraničnej pracovnej cesty, musí obsahovať základné náležitosti a musí byť vystavený oficiálnym ubytovacím zariadením. Ak zamestnanec cestovné výdavky nepreukáže, zamestnávateľ môže v súlade s § 35 ods. 1 zákona uznať výdavky aj bez preukázania v ním uznanej výške s prihliadnutím na spôsob ubytovania, ktorý mu určil v podmienkach zahraničnej pracovnej cesty, a za podmienok, ktoré musia byť dohodnuté vo vnútornom predpise zamestnávateľa. Uznanie výdavkov za ubytovanie bez preukázania by však malo byť len vo výnimočných prípadoch, zamestnancovi pri strate dokladu by mala byť uložená povinnosť zabezpečiť od ubytovacieho zariadenia kópiu alebo iný preukazný doklad o poskytnutí ubytovania.

Ak má zamestnanec na zahraničnej pracovnej ceste poskytnuté bezplatné ubytovanie alebo ubytovanie mu zabezpečil a zaplatil zamestnávateľ, nárok na náhradu výdavkov za ubytovanie mu nevzniká.

Ak sa zamestnávateľ a zamestnanec pri určovaní podmienok zahraničnej pracovnej cesty dohodli na prerušení zahraničnej pracovnej cesty z dôvodov na strane zamestnanca podľa § 3 ods. 2 zákona, zamestnanec nemá v zmysle § 35 ods. 4 zákona nárok na náhradu výdavkov za ubytovanie za dobu, ktoré mu vznikli počas dohodnutej doby prerušenia pracovnej cesty, a to ani v prípade, ak s ohľadom na podmienky pracovnej cesty alebo podmienky ubytovacieho zariadenia zamestnanec ubytovanie musel zachovať.

Ak sa zamestnávateľ a zamestnanec pri určovaní podmienok zahraničnej pracovnej cesty dohodli na prerušení zahraničnej pracovnej cesty z dôvodu návštevy rodiny podľa § 12 zákona a z dôvodu na strane zamestnanca podľa § 3 ods. 2 zákona, zamestnanec má v zmysle § 35 ods. 5 zákona nárok na preukázané výdavky za ubytovanie len v prípade, ak ubytovanie počas prerušenia musel vzhľadom na podmienky pracovnej cesty a podmienky ubytovacieho zariadenia zachovať.

3. Náhrada preukázaných potrebných vedľajších výdavkov

Potrebné vedľajšie výdavky sú všetky preukázané ostatné výdavky, ktoré zamestnancovi vzniknú v súvislosti s plnením úloh na zahraničnej pracovnej ceste alebo v súvislosti s podmienkami zahraničnej pracovnej cesty. Druh ani rozsah takýchto výdavkov v zákone vymedzený nie je. Nevyhnutnosť a účelnosť vynaloženia potrebných vedľajších výdavkov posudzuje zamestnávateľ. Za potrebné vedľajšie výdavky možno považovať napr. poplatok za telefón, za internet, za parkovanie, za použitie garáže, za diaľnicu a pod. Za potrebné vedľajšie výdavky nemožno považovať napr. výdavky na občerstvenie, na darčeky, za fitnes, úhradu pokút za dopravný priestupok a pod. Potrebné vedľajšie výdavky musí zamestnanec preukázať.

Ak sa zamestnávateľ a zamestnanec pri určovaní podmienok zahraničnej pracovnej cesty dohodli na prerušení zahraničnej pracovnej cesty z dôvodov na strane zamestnanca podľa § 3 ods. 2 zákona, zamestnanec má v zmysle § 35 ods. 3 zákona nárok na preukázané potrebné výdavky v takom rozsahu a výške, ako keby k prerušeniu pracovnej cesty nedošlo, t. j. za obdobie prerušenia pracovnej cesty nárok na náhradu potrebných vedľajších výdavkov nevzniká, môže ísť napr. o poplatok za parkovanie, diaľničný poplatok pri použití vozidla počas prerušenia.

4. Náhrada výdavkov za nevyhnutné poistenie liečebných nákladov v zahraničí

Poistenie nevyhnutných liečebných nákladov v zahraničí sa v praxi môže realizovať tak, že:

• zamestnanec sa poistí a poistné zaplatí sám,
• zamestnanca poistí zamestnávateľ individuálne a poistné zaplatí zamestnávateľ,
• zamestnávateľ uzatvorí s komerčnou poisťovňou hromadnú poisťovaciu zmluvu.

Ak si zamestnanec poistenie uzatvoril a zaplatil sám, má nárok na uvedenú náhradu pri vyslaní na každú zahraničnú pracovnú cestu, bez ohľadu na to, v ktorej krajine ju vykoná. Náhrada sa týka iba výdavkov na poistenie liečebných nákladov, nie na celkové cestovné poistenie, v ktorom sú zahrnuté aj iné druhy poistenia. Nárok na náhradu preukazuje poistkou, ktorú vydávajú poisťovne ako potvrdenie o uzatvorení poistnej zmluvy.

Ak poistenie uzatvoril a zaplatil zamestnávateľ, zamestnancovi nárok na náhradu nevzniká.

5. Náhrada výdavkov za povinné očkovanie a odporúčané očkovanie

Zamestnanec má nárok na náhradu výdavkov za povinné alebo odporúčané očkovanie, ak je vyslaný na zahraničnú pracovnú cestu:

• do tropických oblastí alebo do inak zdravotne obťažných oblastí,
• do oblastí, kde je očkovanie povinné alebo odporúčané Svetovou zdravotníckou organizáciou alebo Úradom verejného zdravotníctva SR.

Nárok na náhradu výdavkov zamestnanec preukazuje potvrdením o platbe za takéto očkovanie od zdravotníckeho zariadenia.

6. Náhrada výdavkov za cesty na návštevu rodiny

Pri vysielaní na zahraničnú pracovnú cestu sa zamestnávateľ a zamestnanec s ohľadom napr. na dobu trvania zahraničnej pracovnej cesty, krajiny pobytu, rodinného stavu zamestnanca môžu písomne dohodnúť na:

• návšteve rodiny zamestnanca v mieste jej pobytu (prechodného alebo trvalého pobytu) alebo v inom dohodnutom mieste pobytu rodiny na území Slovenskej republiky,
• náhrade výdavkov spojených s návštevou rodiny, najviac do výšky a za podmienok ako pri zahraničnej pracovnej ceste.

V závislosti od dohody môže zamestnancovi vzniknúť nárok na všetky náhrady ako pri zahraničnej pracovnej ceste alebo len na niektoré dohodnuté náhrady, napr. len na cestovné výdavky.

7. Stravné

Stravné pri zahraničnej pracovnej ceste sa poskytuje za každý kalendárny deň trvania zahraničnej pracovnej cesty mimo územia Slovenskej republiky, a to v závislosti od času trvania v tomto dni. Čas trvania zahraničnej pracovnej cesty je rozdelený do troch časových pásiem:

• do 6 hodín,
• nad 6 hodín až 12 hodín,
• nad 12 hodín.

Pri každej zahraničnej pracovnej ceste má zamestnanec nárok na stravné bez ohľadu na dĺžku jej trvania, t. j. pri zahraničnej pracovnej ceste nie je ustanovená dolná časová hranica pre vznik nároku na stravné.

Pri zahraničnej pracovnej ceste za čas pracovnej cesty na území Slovenskej republiky patrí zamestnancovi v súlade s § 16 ods. 1 zákona stravné v eurách, v rozsahu a za podmienok poskytovania stravného na tuzemskej pracovnej ceste, t. j. v zmysle aktuálneho opatrenia Ministerstva práce, sociálnych vecí a rodiny SR č. 248/2012 Z. z. od 1. 9. 2012 za čas:

• od 5 až 12 hodín – patrí stravné vo výške 4,00 eura,
• nad 12 hodín až 18 hodín – patrí stravné 6,00 eura,
• nad 18 hodín – patrí stravné 9,30 eura.

Základné sadzby stravného v eurách alebo v cudzej mene ustanovuje všeobecne záväzný právny predpis, ktorý vydáva Ministerstvo financií SR po posúdení návrhu Ministerstva zahraničných vecí SR vypracovaného podľa podkladov zastupiteľských úradov o cenách jedál a nealkoholických nápojov vo verejných stravovacích zariadeniach v jednotlivých krajinách alebo s využitím štatistických údajov. Základné sadzby stravného pre rok 2012 ustanovilo Ministerstvo financií SR opatrením č. 472/2011 Z. z., ktorým sa ustanovujú na rok 2012 základné sadzby stravného v eurách alebo v cudzej mene pri zahraničných pracovných cestách.

Ak zahraničná pracovná cesta mimo územia Slovenskej republiky trvá v kalendárnom dni:

• do 6 hodín vrátane – stravné patrí vo výške 25 % zo základnej sadzby stravného,
• nad 6 hodín až 12 hodín – stravné patrí vo výške 50 % zo základnej sadzby stravného,
• nad 12 hodín vrátane – stravné patrí vo výške základnej sadzby stravného.

Zamestnanec má nárok na stravné pri každej zahraničnej pracovnej ceste bez ohľadu na dĺžku trvania. Nárok na stravné sa posudzuje za každý kalendárny deň a za každú zahraničnú pracovnú cestu samostatne.

Zamestnávateľ môže so zamestnancom, ktorému častá zmena pracoviska vyplýva z osobitnej povahy povolania, individuálne v pracovnej zmluve alebo dohode o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru dohodnúť:

• iné podmienky na poskytovanie stravného, napr. podrobnejšie členenie časových pásiem, spočítavanie viacerých zahraničných pracovných ciest v jednom kalendárnom dni a pod., dohodnúť neposkytovanie stravného nie je možné,
• nižšie sumy stravného oproti ustanoveným sumám, najviac však o 25 %.

Zamestnávateľ pri poskytovaní stravného v eurách alebo v cudzej mene musí dodržať zásadu, že v rámci kalendárneho dňa a zahraničnej pracovnej cesty musí poskytnúť zamestnancovi stravné len vo výške podľa konkrétneho časového pásma, t. j. podľa celkovej doby trvania zahraničnej pracovnej cesty v rámci jedného kalendárneho dňa, bez ohľadu na to, v koľkých krajinách sa zamestnanec zdržal. Čas trvania zahraničnej pracovnej cesty musí posudzovať v súlade s § 16 ods. 2 zákona od času prechodu slovenských štátnych hraníc v prípade cestnej alebo železničnej dopravy alebo od času odletu lietadla podľa letového poriadku alebo odchodu lode z prístavu, kde sa vykonáva hraničná kontrola. Pri prechode cez viaceré krajiny v rámci jedného kalendárneho dňa sa stravné v eurách alebo v cudzej mene poskytne v mene a vo výške stravného ustanoveného pre krajinu, v ktorej zamestnanec strávil v kalendárnom dni najviac hodín.

Ak zamestnanec strávi v kalendárnom dni rovnaký počet hodín vo viacerých krajinách, stravné sa poskytne v eurách alebo v cudzej mene, ktoré je pre zamestnanca výhodnejšie.

Ak má zamestnanec na zahraničnej pracovnej ceste preukázane zabezpečené bezplatné stravovanie v celom rozsahu, zamestnávateľ mu stravné neposkytuje. Za zabezpečené stravovanie sa nepovažuje poskytnutie obvyklého pohostenia podaním kávy, minerálnej vody, obloženého chlebíčka a pod.

Zabezpečené stravovanie v plnom rozsahu znamená bezplatné zabezpečenie troch hlavných jedál počas kalendárneho dňa, t. j. raňajok, obeda a večere bez toho, aby zamestnanec za toto stravovanie musel zaplatiť, pričom zdroj financovania bezplatného stravovania nie je podstatný.

Ak má zamestnanec na zahraničnej pracovnej ceste preukázane zabezpečené bezplatné stravovanie iba čiastočne, stravné určené v závislosti od času trvania zahraničnej pracovnej cesty sa kráti:

• o 25 % za bezplatne poskytnuté raňajky,
• o 40 % za bezplatne poskytnutý obed,
• o 35 % za bezplatne poskytnutú večeru

z ustanovenej sumy stravného pre časové pásmo nad 12 hodín alebo u zamestnancov, ktorým častá zmena pracoviska vyplýva z osobitnej povahy povolania z najvyššej dohodnutej sumy stravného.

Z uvedeného vyplývajú tieto zásady krátenia stravného:

• uplatňuje sa jednotná miera krátenia,
• stravné sa kráti o vypočítanú nominálnu hodnotu, ktorá sa vypočíta zo základnej sadzby stravného pre časové pásmo nad 12 hodín,
• o vypočítanú nominálnu hodnotu sa kráti stravné, na ktoré má zamestnanec nárok v rámci kalendárneho dňa v závislosti od času trvania zahraničnej pracovnej cesty.

Ak má zamestnanec na zahraničnej pracovnej ceste preukazne poskytnuté raňajky v rámci ubytovacích služieb, stravné sa mu kráti ako pri bezplatne poskytnutých raňajkách, t. j. suma stravného v závislosti od času trvania zahraničnej cesty sa kráti o 25 % za poskytnuté raňajky zo stravného určeného pre časové pásmo nad 12 hodín.

Stravné v eurách alebo v cudzej mene sa pri bezplatne poskytnutom stravovaní a pri poskytnutí raňajok v rámci ubytovacích služieb nekráti, ak zamestnanec stravovanie nemohol využiť z nejakých vážnych a opodstatnených dôvodov, ktoré sám nezavinil, napr. z dôvodu skoršieho odletu lietadla, plnenia úloh podľa pokynov zamestnávateľa a pod. Tieto dôvody musí uviesť vo vyúčtovaní zahraničnej pracovnej cesty. Závažnosť a opodstatnenosť týchto dôvodov posúdi zamestnávateľ s ohľadom na určené podmienky zahraničnej pracovnej cesty aj priebeh pracovnej cesty.

Krátenie stravného musí byť zabezpečené preukazným spôsobom. Zákon neustanovuje spôsob preukazovania, len deklaruje potrebu preukázania bezplatne poskytnutého stravovania a poskytnutie raňajok v rámci ubytovacích služieb. Preukázanie môže byť zabezpečené:

• dokladom, napr. od ubytovacieho zariadenia, v ktorom môže, ale nemusí byť vykázaná hodnota poskytovaných raňajok, pozvánkou, zápisom z obchodných rokovaní a pod.,
• alebo v súlade s § 13 ods. 10 zákona aj vyhlásením zamestnanca vo vyúčtovaní zahraničnej pracovnej cesty, t. j. zamestnanec sám vyznačí vo vyúčtovaní, že mal bezplatne poskytnuté stravovanie alebo raňajky v rámci ubytovania. Táto skutočnosť vyplýva aj z § 35a) zákona, v zmysle ktorého je zamestnanec povinný informovať zamestnávateľa o všetkých skutočnostiach rozhodujúcich pre poskytnutie náhrad.

Stravné v eurách alebo v cudzej mene zamestnancovi nepatrí počas:

• dohodnutého prerušenia zahraničnej pracovnej cesty z dôvodov na strane zamestnanca podľa § 3 ods. 2,
• prerušenia zahraničnej pracovnej cesty z dôvodov návštevy rodiny zamestnanca podľa § 12.

8. Vreckové

Zamestnávateľ môže popri preukázaných potrebných vedľajších výdavkoch poskytnúť zamestnancovi aj vreckové v eurách alebo v cudzej mene vo výške do 40 % stravného prislúchajúceho v závislosti od času trvania zahraničnej pracovnej cesty. Výpočet vreckového sa vykonáva z ustanoveného stravného pre jednotlivé časové pásma a nie zo skutočne poskytnutého stravného, ktoré môže byť krátené napr. za bezplatne poskytnuté stravovanie, t. j.:

• pri zahraničnej pracovnej ceste, ktorá mimo územia SR trvá nad 12 hodín – zo základnej sadzby stravného,
• pri zahraničnej pracovnej ceste, ktorá mimo územia SR trvá nad 6 hodín až 12 hodín – zo sumy 50 % zo základnej sadzby stravného,
• pri zahraničnej pracovnej ceste, ktorá mimo územia SR trvá do 6 hodín – zo sumy 25 % zo základnej sadzby stravného.

Pri prerušení zahraničnej pracovnej cesty z dôvodov na strane zamestnanca a z dôvodov návštevy rodiny vreckové za obdobie prerušenia nepatrí.

Od 1. 1. 2011 sa vreckové stalo nenárokovou náhradou. O poskytnutí a o výške vreckového rozhoduje zamestnávateľ. Je vhodné, aby podmienky poskytovania a výšku vreckového mal upravené vo vnútornom predpise. Vreckové je paušálna náhrada, ktorá slúži na krytie nepreukazovaných potrebných vedľajších výdavkov, t. j. zamestnanec vreckové nevyúčtováva ani nepreukazuje použitie.

9. Náhrady za používanie cestných motorových vozidiel pri zahraničných pracovných cestách

Zamestnanec na zahraničnú pracovnú cestu môže použiť motorové vozidlo poskytnuté zamestnávateľom, pri ktorom neúčtuje náhradu za pohonné látky, ale po dohode so zamestnávateľom aj iné cestné motorové vozidlo. Zákon o cestovných náhradách nevymedzuje vlastníctvo cestného motorového vozidla. Môže ísť o vozidlo vo vlastníctve zamestnanca, jeho manžela/manželky, prípadne vozidlo požičané, ktoré je vo vlastníctve inej fyzickej alebo právnickej osoby. Zákon neukladá zamestnávateľovi povinnosť overiť, či zamestnanec má oprávnenie riadiť motorové vozidlo, či je vozidlo poistené.

Pri dohode zamestnávateľa a zamestnanca o použití cestného motorového vozidla pri pracovnej ceste zákon v § 7 stanovuje písomnú formu dohody, nestanovuje však obsah ani formu dohody. V praxi sa dohoda môže realizovať:

• ako samostatná písomná dohoda o použití cestného motorového vozidla na zahraničnej pracovnej ceste,
• ako súčasť cestovného príkazu, v ktorom zamestnávateľ stanovuje zákonom stanovené podmienky zahraničnej pracovnej cesty, ako aj osobitné podmienky, na znak dohody takýto cestovný príkaz musí podpísať aj zamestnanec.

Z písomnej dohody musí byť zrejmé, na žiadosť koho sa dohoda o použití cestného motorového vozidla uzatvorila, t. j. či na žiadosť zamestnanca alebo na žiadosť zamestnávateľa. Táto skutočnosť je rozhodujúca pre určenie nároku a rozsahu náhrad za použitie motorového vozidla. Pri určovaní podmienok zahraničnej pracovnej cesty a uzatváraní dohody o použití motorového vozidla sa zamestnávateľ so zamestnancom môže písomne dohodnúť aj na náhrade za použitie motorového vozidla v sume zodpovedajúcej cene cestovného lístka pravidelnej verejnej dopravy. Ale len v prípade, ak sa motorové vozidlo použije na žiadosť zamestnanca, t. j. v prípade použitia motorového vozidla na zahraničnej pracovnej ceste na žiadosť zamestnávateľa dohodu o náhrade v sume cestovného lístka nie je možné použiť. Z uvedeného vyplýva:

• ak zamestnanec použije súkromné motorové vozidlo na žiadosť zamestnávateľa, zamestnávateľ je povinný poskytnúť mu základnú náhradu za každý kilometer a náhradu za spotrebované pohonné látky,
• ak zamestnanec použije súkromné motorové vozidlo na vlastnú žiadosť, zamestnávateľ je povinný poskytnúť mu v zmysle vzájomnej dohody:
  • základnú náhradu za každý kilometer a náhradu za spotrebované pohonné látky,
  • alebo náhradu vo výške ceny lístka pravidelnej verejnej dopravy.

Pri zahraničnej pracovnej ceste, na ktorej zamestnanec použije motorové vozidlo, okrem cestného motorového vozidla poskytnutého zamestnancom, sa v plnom rozsahu uplatňuje režim ako pri tuzemskej pracovnej ceste, t. j. zamestnancovi v súlade s § 7 zákona patrí:

• základná náhrada za každý jeden kilometer jazdy,
• náhrada za spotrebované pohonné látky.

9.1 Základná náhrada za každý kilometer

Základná náhrada za každý kilometer jazdy je určená pevnou sumou pre jednostopové vozidlá, trojkolky a pre osobné motorové vozidlá bez ohľadu na zdvihový objem motora. Základná náhrada zohľadňuje amortizáciu vozidla, drobné opravy a údržbu, poplatky za umývanie, povinné zmluvné poistenie, havarijné poistenie, náklady na umývanie, oleje a pod., teda všetky výdavky spojené s prevádzkou vozidla, okrem pohonných látok. V sume základnej náhrady nie sú zahrnuté napr. diaľničné poplatky, poplatok za tunel, poplatok za parkovanie. Tieto poplatky sú ostatné vedľajšie výdavky, ktoré vznikli v súvislosti s pracovnou cestou a zamestnanec ich preukazuje pri vyúčtovaní zahraničnej pracovnej cesty.

Výšku základnej náhrady určuje Ministerstvo práce, sociálnych vecí a rodiny SR opatrením uverejneným v Zbierke zákonov.

V zmysle aktuálneho opatrenia MPSVaR č. 632/2008 Z. z. o sumách základnej náhrady za používanie cestných motorových vozidiel pri pracovných cestách je od 1. 1. 2009 výška základnej náhrady nasledovná:

• pre jednostopové vozidlá a trojkolky 0,050 eura,
• pre osobné cestné motorové vozidlá 0,183 eura.

Pri použití prívesu k osobnému cestnému motorovému vozidlu sa základná náhrada zvýši o 15 %. Použitie prívesu sa zohľadňuje iba v sume základnej náhrady. Zvýšenie aj sumy náhrady za spotrebované pohonné látky o 15 % nie je prípustné.

Suma základnej náhrady sa poskytuje za všetky najazdené kilometre na území Slovenskej republiky a v zahraničí a vždy len v eurách.

Výpočet: suma základnej náhrady x počet kilometrov

Výsledná suma základnej náhrady sa zaokrúhľuje na najbližší eurocent nahor.

9.2 Náhrada výdavkov za spotrebované pohonné látky

Náhrada za spotrebované pohonné látky patrí podľa cien pohonných látok prepočítaných podľa spotreby pohonných látok uvedenej v technickom preukaze cestného motorového vozidla alebo v osvedčení o evidencii cestného motorového vozidla. Náhrada výdavkov za spotrebované pohonné látky sa určí v závislosti od:

• počtu najazdených kilometrov,
• spotreby podľa technického preukazu,
• ceny pohonných látok.

Zákon o cestovných náhradách neukladá zamestnancovi povinnosť viesť tzv. knihu jázd. Spôsob preukázania počtu najazdených kilometrov stanovuje zamestnávateľ vo vnútornom predpise.

Spôsob preukázania môže určiť napr.:

• uvedením stavu tachometra pri začiatku pracovnej cesty, stavu pri prechode štátnych hraníc a stavom pri skončení pracovnej cesty,
• záznamom o počte najazdených kilometrov, v ktorom sa kilometre rozčlenia:
  • podľa jednotlivých režimov, resp. cyklov podľa konkrétnej normy spotreby motorového vozidla,
  • na kilometre najazdené na území Slovenskej republiky a v zahraničí a v mieste konania zahraničnej pracovnej cesty.

Spotrebu podľa technického preukazu (normu spotreby) preukazuje zamestnanec predložením kópie technického preukazu cestného motorového vozidla alebo osvedčenia o evidencii cestného motorového vozidla.

Spotreba podľa technického preukazu sa môže použiť nasledovne:

• ak je v technickom preukaze uvedená len spotreba podľa príslušnej slovenskej technickej normy, na výpočet sa použije spotreba podľa tejto normy, pri jazde v meste sa spotreba zvýši o 40 %,
• ak je v technickom preukaze uvedená spotreba podľa slovenskej technickej normy aj podľa predpisu Európskej hospodárskej komisie alebo len podľa predpisu EHK, na výpočet sa použije norma podľa predpisu EHK prepočítaná aritmetickým priemerom, pri jazde v meste sa použije spotreba určená na jazdu v meste,
• ak je v technickom preukaze uvedená spotreba podľa osobitného predpisu v členení na mestský, mimomestský a kombinovaný cyklus, na výpočet sa použije spotreba zodpovedajúca príslušnému cyklu premávky alebo kombinácii jednotlivých cyklov odvodených od konkrétneho režimu jazdy vozidla,
• ak je v technickom preukaze uvedená spotreba podľa osobitného predpisu bez členenia na cykly, na výpočet sa použije spotreba podľa tohto predpisu, pri jazde v meste sa spotreba zvýši o 20 %.

Ak je pohonnou látkou cestného motorového vozidla plyn alebo plyn v kombinácii s inou pohonnou látkou, zamestnávateľ so zamestnancom dohodne spôsob výpočtu náhrad za spotrebované pohonné látky za jednotlivé pohonné látky na základe podmienok pracovnej cesty a cien pohonných látok a spotreby.

Ak spotreba v technickom preukaze nie je uvedená alebo ak spotreba v technickom preukaze sa nezhoduje so skutočnou spotrebou, na výpočet sa môže použiť:

• spotreba podľa technického preukazu cestného motorového vozidla rovnakého typu, s rovnakým objemom valcov motora a s rovnakým druhom pohonnej látky alebo
• spotreba preukázaná dokladom vydaným autorizovanou osobou (napr. Výskumný ústav dopravný Žilina, Slovdekra Bratislava a pod.) alebo
• sa môžu použiť doplňujúce údaje výrobcu, dovozcu alebo predajcu preukazujúce spotrebu.

Cenu pohonných látok preukazuje zamestnanec dokladmi o kúpe, z ktorých je zrejmá súvislosť so zahraničnou pracovnou cestou. Je vhodné, aby zamestnávateľ vo vnútornom predpise vymedzil pojem súvislosť s pracovnou cestou, napr. nákup pohonných látok maximálne 3 dni pred začiatkom pracovnej cesty, neuznanie dokladu o kúpe po skončení pracovnej cesty a pod. Ak zamestnanec cenu dokladuje viacerými dokladmi o kúpe mimo územia Slovenskej republiky v eurách alebo viacerými dokladmi v rovnakej cudzej mene, pri výpočte sa môže použiť cena vypočítaná aritmetickým priemerom. Ak by zamestnanec požadoval zohľadnenie jednotlivých cien, musel by najazdené kilometre rozčleniť tak, aby bolo zrejmé, že koľko kilometrov najazdil z jednotlivých nákupov pohonných látok. Ak zamestnanec nepreukáže cenu pohonných látok v eurách alebo v cudzej mene dokladom o kúpe mimo územia Slovenskej republiky, na výpočet sa použije:

• zistená cena pohonných látok v eurách alebo v cudzej mene, ktorá platila v čase nástupu na zahraničnú pracovnú cestu v krajine, kde sa zahraničná pracovná cesta uskutočnila,
• cena iba v eurách, ktorá platila v čase nástupu na zahraničnú pracovnú cestu v Slovenskej republike zistená a zverejnená Štatistickým úradom SR.

Výpočet: spotreba pohonnej látky : 100 x cena pohonnej látky x počet kilometrov

Pri zahraničných pracovných cestách sa priebežné výpočty náhrad za spotrebované pohonné látky poskytované v zmysle § 15 zákona samostatne nezaokrúhľujú. Podľa § 36 ods. 13 zákona sa zaokrúhľujú až celkové nároky zamestnanca (ak nebol poskytnutý preddavok) a preplatok alebo nedoplatok (ak bol poskytnutý preddavok).

Vzhľadom na poskytnutie výdavkov za spotrebované pohonné látky v eurách alebo v cudzej mene je potrebné rozlišovať zahraničné pracovné cesty vykonané:

• v štáte, ktorý je členským štátom eurozóny (napr. Rakúsko, Nemecko),
• v treťom štáte, ktorý zaviedol euro (napr. Vatikán, Monako),
• v štáte, ktorý nie je členským štátom eurozóny a ktorý je:
  • členom Európskej únie, ale nie je členom eurozóny (napr. Česko, Poľsko, Maďarsko),
  • štátom, ktorý nie je členom Európskej únie (napr. Ukrajina).

Náhrada výdavkov za spotrebované pohonné látky v zmysle § 15 zákona patrí:

• v eurách (pohonné látky kúpené za eurá v zahraničí):
  • za kilometre najazdené mimo územia Slovenskej republiky v štátoch, ktoré sú členom eurozóny alebo tretím štátom,
  • prípadne aj za kilometre najazdené od prechodu slovenskej štátnej hranice až do miesta skončenia zahraničnej pracovnej cesty,
• v cudzej mene (pohonné látky kúpené za cudziu menu v zahraničí):
  • za kilometre najazdené v štátoch, ktoré nie sú členom eurozóny alebo tretím štátom,
  • prípadne aj za kilometre najazdené od prechodu slovenskej štátnej hranice až do miesta skončenia zahraničnej pracovnej cesty.

9.3 Výdavky na spotrebované pohonné látky pri použití motorového vozidla poskytnutého zamestnávateľom na pracovné cesty

Ak zamestnanec vyslaný na zahraničnú pracovnú cestu použije cestné motorové vozidlo poskytnuté zamestnávateľom, zamestnanec v rámci vyúčtovania zahraničnej pracovnej cesty výdavky na spotrebované pohonné látky nevyúčtováva. V takýchto prípadoch sa výška výdavkov nestanovuje podľa zákona o cestovných náhradách, ale zamestnávateľ si výdavky na spotrebované pohonné látky uplatňuje do daňových výdavkov v zmysle § 19 ods. 2 písm. l) zákona o dani z príjmov, a to:

1. podľa cien platných v čase nákupu PHL, prepočítaných podľa spotreby uvedenej v osvedčení o evidencii alebo v technickom preukaze, pričom spotreba sa preukazuje:

• spotrebou uvedenou v osvedčení o evidencii alebo v technickom preukaze,
• dokladmi o nákupe pohonných látok, ktoré preukazujú množstvo nakúpených PHL a cenu v čase nákupu,
• evidenciou jázd, ktorá sa môže viesť na bežne dostupných tlačivách, na vlastných tlačivách alebo použitím softvéru. Za účelom preukázania hodnovernosti a opodstatnenosti jázd nie je dôležitá forma, ale obsah evidencie. Evidencia o prevádzke motorového vozidla, resp. o uskutočnených jazdách by mala obsahovať tieto údaje:
  • dátum,
  • meno vodiča a označenie vozidla (predovšetkým evidenčné číslo),
  • čas trvania cesty (od – do),
  • trasa cesty (odkiaľ – kam),
  • účel cesty tak, aby preukázal súvislosť konkrétnej pracovnej cesty s podnikateľskou činnosťou, napr. obchodné rokovanie, podpísanie zmluvy, nákup materiálu, rozvoz tovaru a pod.,
  • stav tachometra,
  • najazdené kilometre v členení na jednotlivé režimy, resp. cykly, a to podľa konkrétnej normy spotreby uvedenej v technickom preukaze vozidla na nasledovné cykly:
    • mestský cyklus – jazda iba v meste, s použitím spotreby určenej pre mestský cyklus,
    • mimomestský cyklus – jazda iba mimo mesta, s použitím spotreby určenej pre mimomestský cyklus,
    • kombinovaný cyklus – jazda súčasne v meste, cez mesto a mimo mesta, s použitím spotreby pre kombinovaný cyklus,
  • spotreba v litroch a v eurách alebo v cudzej mene v závislosti od odjazdených kilometrov v jednotlivých cykloch jázd,
  • tankovanie v litroch a v eurách alebo v cudzej mene – tento údaj je nevyhnutné odsúhlasiť s dokladmi o nákupe pohonných látok zaúčtovaných v účtovníctve mimo tejto evidencie,
  • poznámky alebo

2. na základe dokladov o nákupe pohonných látok najviac do výšky vykázanej z prístrojov satelitného systému sledovania prevádzky vozidiel alebo
3. vo forme paušálnych výdavkov do výšky 80 % z celkového preukázaného nákupu pohonných látok za príslušné zdaňovacie obdobie a primeraného počtu najazdených kilometrov podľa stavu tachometra na začiatku a na konci zdaňovacieho obdobia.

10. Poskytovanie preddavku a jeho vyúčtovanie

Pri zahraničnej pracovnej ceste je zamestnávateľ podľa § 36 zákona povinný (aj bez požiadania zamestnanca) poskytnúť zamestnancovi preddavok na náhrady vo výške do sumy predpokladaných náhrad. Po dohode so zamestnancom môže preddavok poskytnúť aj:

• formou cestovného šeku,
• zapožičaním platobnej karty alebo medzinárodnej platobnej karty zamestnávateľa,
• prevodom na účet zamestnanca vedený v eurách alebo v cudzej mene.

Zamestnávateľ je povinný poskytnúť preddavok:

• v eurách – ak je zamestnanec vyslaný na zahraničnú pracovnú cestu do členského štátu eurozóny alebo do tretieho štátu, alebo do štátu Európskej únie, ktorý je členským štátom eurozóny. Preddavok alebo časť preddavku pri vyslaní do týchto štátov môže poskytnúť v cudzej mene len po dohode so zamestnancom;
• v cudzej mene – ak je zamestnanec vyslaný na zahraničnú pracovnú cestu do štátu, ktorý nie je členským štátom eurozóny alebo tretím štátom, alebo do štátu Európskej únie, ktorý nie je členským štátom eurozóny. Preddavok alebo časť preddavku pri vyslaní do týchto štátov môže poskytnúť v eurách len po dohode so zamestnancom.

V zmysle § 36 ods. 6 zákona preddavok na stravné zamestnávateľ poskytne v mene ustanovenej pre jednotlivé krajiny v opatrení Ministerstva financií SR, ktorým sa ustanovujú základné sadzby stravného v eurách alebo v cudzej mene pri zahraničných pracovných cestách. Po dohode so zamestnancom môže preddavok na stravné poskytnúť aj v inej mene. Dohoda musí byť realizovaná pri určovaní podmienok zahraničnej pracovnej cesty pred nástupom na cestu. Pri vyúčtovaní náhrad sa pri prepočte sumy stravného z eura na cudziu menu alebo z cudzej meny na euro alebo z cudzej meny na inú cudziu menu použije referenčný výmenný kurz určený a vyhlásený Európskou centrálnou bankou alebo Národnou bankou Slovenska, ktorý je platný k prvému dňu v mesiaci, v ktorom sa zahraničná pracovná cesta začala. Pri prepočte cudzej meny na inú cudziu menu sa prepočet vykoná prepočtom cudzej meny cez euro na inú cudziu menu.

V súvislosti s používaním výmenného kurzu pri prepočte sumy stravného v eurách na cudziu menu a naopak je potrebné zdôrazniť, že kurz použitý na prepočet podľa § 36 ods. 6 zákona o cestovných náhradách nie je totožný s kurzom určeným na ocenenie prepočtu peňažných hodnôt podľa § 24 zákona o účtovníctve. Kurz platný k prvému dňu, kedy sa zahraničná pracovná cesta začala, sa môže uplatniť len v súvislosti s prepočtom stravného prináležiaceho v cudzej mene na eurá za účelom poskytnutia (nie účtovania v účtovníctve) finančných prostriedkov v eurách zamestnancovi. Tento kurz sa nemôže použiť na prepočet celkovo vyúčtovanej sumy náhrad cestovných výdavkov (vrátane preplatku alebo nedoplatku pri poskytnutí preddavku) v cudzej mene na eurá, ak sa zamestnanec a zamestnávateľ dohodnú na poskytnutí v eurách. V týchto prípadoch sa musí použiť výmenný kurz v súlade so zákonom o účtovníctve (pozri kapitolu V). (Príklad č. 30)

Ak z celkového vyúčtovania zahraničnej pracovnej cesty vyplynie, že:

• poskytnutý preddavok v eurách je vyšší ako celkový nárok zamestnanca na cestovné náhrady, preplatok vracia zamestnanec zamestnávateľovi v súlade s § 36 ods. 9 zákona v prvom rade v eurách, po dohode so zamestnávateľom môže celý preplatok alebo jeho časť vrátiť aj v cudzej mene,
• poskytnutý preddavok v eurách je nižší ako celkový nárok zamestnanca na cestovné náhrady, nedoplatok poskytne zamestnávateľ zamestnancovi v súlade s § 36 ods. 10 zákona v prvom rade v eurách, po dohode so zamestnancom môže celý nedoplatok alebo jeho časť poskytnúť aj v cudzej mene,
• poskytnutý preddavok v cudzej mene je vyšší ako celkový nárok zamestnanca na cestovné náhrady, preplatok vracia zamestnanec zamestnávateľovi v súlade s § 36 ods. 11 zákona v prvom rade v cudzej mene, v ktorej mu bol poskytnutý preddavok, po dohode so zamestnávateľom môže celý preplatok alebo jeho časť vrátiť aj v eurách,
• poskytnutý preddavok v cudzej mene je nižší ako celkový nárok zamestnanca na cestovné náhrady, nedoplatok poskytne zamestnávateľ zamestnancovi v súlade s § 36 ods. 12 zákona v prvom rade v cudzej mene, v ktorej mu bol poskytnutý preddavok, po dohode so zamestnancom môže celý nedoplatok alebo jeho časť poskytnúť aj v eurách.

Zákon o cestovných náhradách neustanovuje formu ani náležitosti dohody medzi zamestnávateľom a zamestnancom o uvedených skutočnostiach, čo sa týka meny poskytnutého preddavku, ako aj vysporiadania preplatku alebo nedoplatku v eurách alebo v cudzej mene. V praxi sa za takúto dohodu považujú údaje uvedené napr. v cestovnom príkaze a v celkovom vyúčtovaní zahraničnej pracovnej cesty, ktoré podpisujú zamestnanec aj zamestnávateľ. Svojím podpisom potvrdzujú správnosť uvedených údajov, čím vyjadrujú aj súhlas s uvedenými skutočnosťami.

Zákon o cestovných náhradách neustanovuje ani použitie výmenného kurzu pre prepočet cestovných náhrad prináležiacich v cudzej mene, ktoré budú v plnej výške alebo ich časť po dohode poskytnuté v eurách. Zamestnávateľ na prepočet musí použiť výmenný kurz v súlade so zákonom o účtovníctve.

11. Zaokrúhľovanie peňažných súm

Zákon o cestovných náhradách v § 36 ods. 13 ustanovuje zaokrúhľovanie náhrad nasledovne:

• celkový nárok zamestnanca v eurách bez poskytnutého preddavku sa zaokrúhľuje na najbližší eurocent nahor,
• celkový nárok zamestnanca v cudzej mene bez poskytnutého preddavku sa zaokrúhľuje na najbližšiu celú menovú jednotku bežne prijímanú alebo vydávanú bankami alebo zmenárňami nahor,
• preplatok v eurách alebo jeho časť v eurách sa zaokrúhľuje na najbližší eurocent nadol,
• preplatok v cudzej mene alebo jeho časť v cudzej mene sa zaokrúhľuje na najbližšiu celú menovú jednotku bežne prijímanú alebo vydávanú bankami alebo zmenárňami nadol,
• nedoplatok v eurách alebo jeho časť v eurách sa zaokrúhľuje na najbližší eurocent nahor,
• nedoplatok v cudzej mene alebo jeho časť v cudzej mene sa zaokrúhľuje na najbližšiu celú menovú jednotku bežne prijímanú alebo vydávanú bankami alebo zmenárňami nahor.

Z uvedeného vyplývajú tieto zásady zaokrúhľovania:

• nezaokrúhľujú sa jednotlivé nároky priebežne (okrem výslednej sumy základnej náhrady za použitie motorového vozidla), ale až celkové náhrady,
• zaokrúhľuje sa v prospech zamestnanca,
• za účelom správneho zaokrúhľovania súm v cudzej mene je potrebné zistiť, akými menovými jednotkami (mincami) disponujú príslušné banky a zmenárne.

V súvislosti so zaokrúhľovaním peňažných súm je potrebné zdôrazniť, že sa nezaokrúhľuje:

• stravné, ktoré patrí zamestnancovi v závislosti od času trvania zahraničnej pracovnej cesty mimo územia Slovenskej republiky (§ 13 ods. 4, 5 a 6),
• stravné, ktoré je krátené o bezplatne poskytnuté stravovanie a o poskytnuté raňajky v rámci ubytovania, resp. vypočítaná hodnota krátenia (§ 13 ods. 7 a 8),
• vreckové vypočítané zo stravného v závislosti od dĺžky trvania zahraničnej pracovnej cesty (§ 14),
• výsledná suma náhrad za spotrebované pohonné látky v eurách alebo v cudzej mene (§ 15).

12. Vyúčtovanie zahraničnej pracovnej cesty

Zamestnanec je povinný do desiatich pracovných dní po skončení zahraničnej pracovnej cesty predložiť zamestnávateľovi písomné doklady potrebné na vyúčtovanie pracovnej cesty a vrátiť nevyúčtovaný preddavok. Zamestnávateľ môže túto lehotu predĺžiť v dohode so zamestnancom v pracovnej zmluve alebo v inej dohode, v kolektívnej zmluve alebo vo vnútornom predpise, najdlhšie však do konca kalendárneho mesiaca nasledujúceho po kalendárnom mesiaci, v ktorom bola pracovná cesta skončená. Tieto lehoty sú poriadkové, ich nedodržaním nároky zamestnanca nezanikajú.

Výšku cestovných náhrad si vypočíta zamestnanec sám. Zamestnávateľ údaje overí a v prípade zistených nedostatkov výšku náhrad upraví.

Zamestnávateľ je povinný vykonať vyúčtovanie pracovnej cesty a uspokojiť nároky zamestnanca do desiatich pracovných dní odo dňa predloženia písomných dokladov. Zamestnávateľ môže túto lehotu predĺžiť v dohode so zamestnancom v pracovnej zmluve alebo v inej dohode, v kolektívnej zmluve alebo vo vnútornom predpise, najdlhšie však do konca kalendárneho mesiaca nasledujúceho po kalendárnom mesiaci, v ktorom boli doklady predložené.

V termíne uspokojenia nárokov zamestnanca sú náhrady aj splatné. § 36a zákona umožňuje zamestnávateľovi z dôvodu neprítomnosti zamestnanca na pracovisku v lehote splatnosti náhrad v cudzej mene poskytnúť náhrady v lehote splatnosti v eurách. Nevyplatenie cestovných náhrad do 15 dní po lehote splatnosti zakladá podľa § 69 Zákonníka práce právny nárok okamžite ukončiť pracovný pomer.

II. Náhrady pri výkone práce v zahraničí

Zákon o cestovných náhradách v § 18 ustanovuje aj poskytovanie cestovných náhrad pre zamestnancov, ktorí majú podľa § 43 ods. 1 písm. b) Zákonníka práce v pracovnej zmluve dohodnuté miesto výkonu práce v zahraničí. V súlade s § 43 ods. 5 Zákonníka práce musia mať v pracovnej zmluve uvedené aj:

• dobu výkonu práce v cudzine,
• menu, v ktorej sa im bude vyplácať mzda alebo časť mzdy,
• ďalšie plnenia spojené s výkonom práce v cudzine v peniazoch alebo v naturáliách,
• prípadné podmienky návratu z cudziny.

Z uvedeného vyplýva, že zamestnanec počas obdobia, na ktoré má dohodnuté miesto výkonu práce v cudzine, sa v tejto cudzine zdržiava. Prácu vykonáva pre svojho slovenského zamestnávateľa a vzťahuje sa naňho právny poriadok Slovenskej republiky (Zákonník práce, odmeňovanie, zdravotné a sociálne poistenie, cestovné náhrady).

Zamestnancom s dohodnutým miestom výkonu práce v zahraničí patria:

• náhrady výdavkov ako pri zahraničnej pracovnej ceste:
  • za dni cesty do miesta výkonu práce v zahraničí a späť – ide o prvú cestu do miesta výkonu práce v zahraničí a za poslednú cestu v súvislosti s návratom z miesta výkonu práce v zahraničí,
  • pri pracovných cestách v zahraničí,
• náhrady výdavkov ako pri tuzemskej pracovnej ceste pri pracovných cestách na územie Slovenskej republiky za čas strávený na území SR.

Zamestnancovi, ktorého do miesta výkonu práce v zahraničí nasledujú osoby považované za rodinu zamestnanca, možno poskytnúť náhradu výdavkov, ktoré vznikli týmto osobám za dni cesty do tohto miesta a späť, napr. preukázané cestovné, ubytovacie a potrebné vedľajšie výdavky. Nasledovaním sa rozumie aj cestovanie súčasne so zamestnancom do miesta výkonu jeho práce v zahraničí a späť.

Uvedené poskytovanie náhrad pri výkone práce v zahraničí sa vzťahuje len na zamestnancov, ktorí sa v zahraničí po výkone práce aj zdržiavajú, nevzťahuje sa na zamestnancov s miestom výkonu práce v zahraničí, ktorí sa po výkone práce denne vracajú do miesta svojho pobytu na území Slovenskej republiky.

III. Cestovné náhrady zamestnancov z pohľadu zákona o dani z príjmov

Zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov uznáva ako daňový výdavok výdavky na pracovné cesty, na ktoré vznikol nárok podľa osobitného predpisu, ktorým je zákon o cestovných náhradách. Výdavky zamestnávateľa na pracovné cesty, ktoré vznikli osobám špecifikovaným v zákone o cestovných náhradách a boli poskytnuté v rozsahu a za podmienok stanovených zákonom o cestovných náhradách, sú v zmysle § 19 ods. 2 písm. d) zákona o dani z príjmov uznaným daňovým výdavkom. Daňovým výdavkom zamestnávateľa pri uskutočnených zahraničných pracovných cestách teda sú výdavky na:

• náhradu preukázaných cestovných výdavkov,
• náhradu preukázaných výdavkov na ubytovanie,
• stravné,
• náhradu preukázaných potrebných vedľajších výdavkov,
• náhradu za používanie cestných motorových vozidiel,
• náhradu poistenia liečebných nákladov v zahraničí a náhradu výdavkov na povinné a odporúčané očkovanie.

Zákon o cestovných náhradách upravuje aj poskytovanie náhrad pri výkone práce v zahraničí. Tieto výdavky zamestnávateľa nie sú považované za výdavky na pracovné cesty. Pre účely daňovej uznateľnosti týchto výdavkov je potrebné vychádzať zo všeobecnej definície daňového výdavku v § 2 písm. i) zákona o dani z príjmov, v zmysle ktorého daňovým výdavkom je výdavok vynaložený na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov, zaúčtovaný v účtovníctve daňovníka. Preto ak zamestnávateľ preukázateľne vynaloží tieto výdavky v súvislosti s jeho podnikateľskou činnosťou vykonávanou prostredníctvom svojich zamestnancov, možno tieto výdavky považovať za daňové výdavky.

Z pohľadu zamestnanca cestovné náhrady poskytované v súvislosti s výkonom závislej činnosti v rozsahu a do výšky v zmysle zákona o cestovných náhradách, okrem vreckového poskytovaného pri zahraničných pracovných cestách, nepredstavujú príjem zo závislej činnosti a v zmysle § 5 ods. 5 písm. a) zákona o dani z príjmov nie sú predmetom dane. Vo všeobecnosti teda platí, že cestovné náhrady, ktoré sú u zamestnávateľa daňovým výdavkom, u zamestnanca nie sú predmetom dane z príjmu.

Zamestnávateľ môže poskytovať aj iné náhrady súvisiace s pracovnou cestou, ktoré v zákone vymedzené nie sú, a vyššie náhrady, ako ustanovuje zákon o cestovných náhradách. Takto poskytnuté náhrady však z pohľadu zákona o dani z príjmov nie sú pre zamestnávateľa uznaným daňovým výdavkom a zvyšujú výsledok hospodárenia.

Výdavky, ktoré u zamestnávateľa nie sú uznaným daňovým výdavkom, sú u zamestnanca, ktorému boli poskytnuté, predmetom dane z príjmov zo závislej činnosti. Predmetom dane môžu byť napríklad:

• cestovné náhrady poskytnuté za cesty, ktoré nezodpovedajú zahraničnej pracovnej ceste,
• výdavky nepreukázané predpísaným spôsobom,
• poskytnuté stravné pri bezplatnom zabezpečení stravovania,
• preplatenie výdavkov za pohonné látky pri vyššej spotrebe, ako vyplýva z prepočtu podľa technického preukazu vozidla,
• poskytnutie iných a vyšších náhrad, ako ustanovuje zákon o cestovných náhradách.

Tieto výdavky sú nedaňovým výdavkom zamestnávateľa a predmetom dane u zamestnanca aj v prípade, že ich poskytovanie je dohodnuté v pracovnej zmluve, inej dohode, internej smernici alebo kolektívnej zmluve a z pohľadu zamestnanca voči zamestnávateľovi sú, na základe uvedených dohôd, nárokovateľné. Tieto poskytnuté náhrady sa zdaňujú spolu s ostatnými zdaniteľnými príjmami zamestnanca preddavkovo v zmysle § 35 ods. 1 zákona o dani z príjmov. V zmysle § 35 ods. 1 zákona o dani z príjmov zdaniteľnou mzdou je úhrn zdaniteľných príjmov zo závislej činnosti znížený o sumy zrazené na poistné a príspevky, ktoré je zamestnanec povinný platiť, a nezdaniteľnú časť základu dane na daňovníka. Zdaňované cestovné náhrady sú súčasťou vymeriavacieho základu pre platenie preddavkov na zdravotné poistenie a súčasťou vymeriavacieho základu pre platenie sociálneho poistenia. Zamestnávateľ je povinný tento príjem uviesť v zmysle § 39 ods. 2 zákona o dani z príjmov aj do mzdového listu zamestnanca a v zmysle § 39 ods. 5 zákona o dani z príjmov aj do potvrdenia o príjmoch fyzickej osoby zo závislej činnosti, o preddavkoch na daň, o dani vyberanej zrážkou z týchto príjmov a o daňovom bonuse na vyživované deti.

Ak cestovné náhrady, ktoré sú zdaniteľným príjmom zamestnanca, boli poskytnuté v cudzej mene, na daňové účely je potrebné prepočítať ich na eurá. Na prepočet cudzej meny sa v zmysle § 31 ods. 1 zákona o dani z príjmov použije referenčný výmenný kurz určený a vyhlásený Európskou centrálnou bankou alebo Národnou bankou Slovenska, platný ku dňu, ku ktorému je uplatnený v účtovníctve podľa zákona o účtovníctve.

IV. Zahraničná pracovná cesta podnikateľa a samostatne zárobkovo činnej osoby

Zákon o cestovných náhradách nevymedzuje poskytovanie cestovných náhrad podnikateľom – samostatne zárobkovo činným osobám. Základnou právnou normou, ktorá ustanovuje možnosť uplatnenia výdavkov súvisiacich s pracovnou cestou podnikateľov a SZČO do daňových výdavkov, je zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov, podľa ktorého v zmysle § 19 ods. 2 písm. e) môžu fyzické osoby, ktoré majú príjmy z podnikania a z inej samostatnej zárobkovej činnosti, v súvislosti s vykonaním činnosti v inom mieste, ako je miesto, v ktorom túto činnosť pravidelne vykonávajú, do daňových výdavkov uplatniť:

• výdavky na stravovanie,
• výdavky na ubytovanie,
• výdavky na cestovné dopravnými prostriedkami,
• nevyhnutné výdavky spojené s pobytom v tomto inom mieste,
• a pri použití vlastného osobného motorového vozidla nezaradeného do obchodného majetku:
  • výdavky vo výške základnej náhrady za každý kilometer jazdy,
  • výdavky do výšky náhrady za spotrebované pohonné látky podľa cien platných v čase nákupu,

najviac však vo výške, ktorá je stanovená pre zamestnancov v zákone č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov.

Pojem pracovná cesta podnikateľa v žiadnom zákone špecifikovaný nie je. Pracovnou cestou podnikateľa po vecnej stránke rozumieme skutočnosť, že podnikateľ uskutoční cestu na výkon práce do iného miesta, ako je jeho miesto pravidelného vykonávania činnosti. Z časového hľadiska sa zahraničná pracovná cesta začína nástupom fyzickej osoby v mieste pravidelného vykonávania činnosti na cestu do iného miesta v zahraničí, pokračuje výkonom činnosti v tomto mieste a končí návratom do miesta pravidelného vykonávania činnosti. Miestne je zahraničná pracovná cesta určená miestom, na ktorom fyzická osoba vykonáva činnosť mimo územia Slovenskej republiky.

Dôkazné bremeno zúčtovaných výdavkov v súvislosti s uskutočnenou cestou nesie podnikateľ sám, t. j. sám rozhoduje o svojej pracovnej ceste a sám musí preukázať, že zaúčtované výdavky skutočne vznikli pri ceste, ktorá súvisí s jeho podnikateľskou činnosťou. Z uvedeného dôvodu cestovný príkaz na vykonanie zahraničnej pracovnej cesty podnikateľa nie je potrebný.

Výdavky na stravné v súvislosti so zahraničnou pracovnou cestou si podnikateľ môže uplatniť do daňových výdavkov najviac vo výške ako je stanovená pre zamestnancov (pozri kapitolu I.7), t. j.:

• za čas zahraničnej pracovnej cesty na území Slovenskej republiky:
  • v časovom pásme 5 až 12 hodín vo výške 4,00 eura,
  • v časovom pásme nad 12 až 18 hodín vo výške 6,00 eura,
  • v časovom pásme nad 18 hodín vo výške 9,30 eura,
• za čas zahraničnej pracovnej cesty mimo územia Slovenskej republiky:
  • v časovom pásme do 6 hodín vo výške 25 % zo základnej sadzby stravného,
  • v časovom pásme nad 6 až 12 hodín vo výške 50 % zo základnej sadzby stravného,
  • v časovom pásme nad 12 hodín vo výške základnej sadzby stravného ustanoveného opatrením Ministerstva financií SR č. 472/2011 Z. z., ktorým sa ustanovujú na rok 2012 základné sadzby stravného v eurách alebo v cudzej mene pri zahraničných pracovných cestách,
• pri preukazne bezplatnom poskytnutí stravovania vo výške krátenej:
  • o 25 % za bezplatne poskytnuté raňajky,
  • o 40 % za bezplatne poskytnutý obed,
  • o 35 % za bezplatne poskytnutú večeru, a to z ustanovenej sumy stravného pre časové pásmo nad 12 hodín,
• pri preukazne poskytnutých raňajkách v rámci ubytovacích služieb vo výške krátenej o 25 % za poskytnuté raňajky,
• pri preukazne poskytnutom stravovaní v plnej výške nárok na stravné nevzniká.

Výdavky na stravovanie v zmysle § 19 ods. 2 písm. e) zákona o dani z príjmov sú obmedzené rozsahom a výškou podľa zákona o cestovných náhradách a nie je možné ich stotožňovať so stravným, ktoré si do daňových výdavkov môžu uplatniť v zmysle § 19 ods. 2 písm. p) zákona o dani z príjmov fyzické osoby, ktoré majú príjem podľa § 6 ods. 1 a 2 ZDP, a to za každý odpracovaný deň v kalendárnom roku vo výške ustanovenej pre časové pásmo 5 až 12 hodín podľa zákona o cestovných náhradách za predpokladu, že im nevzniká nárok na príspevok na stravovanie podľa Zákonníka práce v súvislosti s výkonom závislej činnosti alebo si neuplatňujú výdavky na stravovanie podľa § 19 ods. 2 písm. e) zákona o dani z príjmov.

Výdavky za ubytovanie v súvislosti so zahraničnou pracovnou cestou si podnikateľ môže uplatniť do daňových výdavkov v preukázanej výške, pričom preukazujúci doklad musí byť vecne a obsahovo v súlade s dátumom a miestom výkonu práce podnikateľa v zahraničí rovnako ako u zamestnancov (pozri kapitolu I.2).

Výdavky za cestovné dopravnými prostriedkami v súvislosti so zahraničnou pracovnou cestou si podnikateľ môže uplatniť do daňových výdavkov v preukázanej výške a za podmienok ako u zamestnancov (pozri kapitolu I.1).

Nevyhnutné výdavky spojené s pobytom v mieste výkonu práce v zahraničí si podnikateľ môže uplatniť vo výške preukázaných potrebných vedľajších výdavkov rovnako ako zamestnanci (pozri kapitolu I.3).

Výdavky za spotrebované pohonné látky si podnikateľ uplatní v závislosti od použitého motorového vozidla na výkon činnosti v zahraničí, a to:

• ak použije vlastné (nie prenajaté ani vypožičané) osobné (nie nákladné) motorové vozidlo nezaradené do obchodného majetku, do daňových výdavkov si môže v súlade s § 19 ods. 2 písm. e) zákona o dani z príjmov uplatniť:
  • základnú náhradu za každý kilometer jazdy vo výške určenej opatrením Ministerstva práce, sociálnych vecí a rodiny SR č. 632/2008 Z. z. o sumách základnej náhrady za používanie cestných motorových vozidiel pri pracovných cestách,
  • náhradu za spotrebované pohonné látky podľa cien pohonných látok v čase ich nákupu

za rovnakých podmienok ako zamestnanci podľa zákona o cestovných náhradách (pozri kapitolu I.9.1a 2.),

• ak použije iné ako vlastné osobné motorové vozidlo, t. j. motorové vozidlo zaradené do obchodného majetku, motorové vozidlo požičané, prenajaté alebo vlastné nákladné motorové vozidlo, do daňových výdavkov si môže podľa § 19 ods. 2 písm. l) zákona o dani z príjmov uplatniť výdavky na spotrebované pohonné látky:
  • podľa cien platných v čase nákupu PHL, prepočítaných podľa spotreby uvedenej v osvedčení o evidencii alebo v technickom preukaze,
  • alebo na základe dokladov o nákupe pohonných látok najviac do výšky vykázanej z prístrojov satelitného systému sledovania prevádzky vozidiel,
  • alebo vo forme paušálnych výdavkov do výšky 80 % z celkového preukázaného nákupu pohonných látok za príslušné zdaňovacie obdobie a primeraného počtu najazdených kilometrov podľa stavu tachometra na začiatku a na konci zdaňovacieho obdobia.

V. Cestovné náhrady z pohľadu zákona o účtovníctve a postupov účtovania

Cestovný príkaz na zahraničnú pracovnú cestu vrátane vyúčtovania zahraničnej pracovnej cesty je doklad, ktorý musí obsahovať náležitosti v zmysle zákona o cestovných náhradách a zároveň musí spĺňať funkciu účtovného dokladu, ktorý v zmysle § 10 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve musí obsahovať:

• slovné a číselné označenie,
• obsah účtovného prípadu a jeho účastníkov,
• peňažnú sumu alebo údaj o cene,
• dátum vyhotovenia účtovného dokladu,
• dátum uskutočnenia účtovného prípadu,
• podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad a podpisový záznam osoby zodpovednej za zaúčtovanie,
• označenie účtov, na ktorých sa účtovný prípad účtuje v sústave podvojného účtovníctva.

Účtovná jednotka je povinná o majetku a záväzkoch vyjadrených v cudzej mene účtovať v eurách aj v cudzej mene. Na ocenenie musí použiť spôsoby ocenenia podľa § 24 zákona u účtovníctve, ktorý bol s účinnosťou od 1. 1. 2012 novelizovaný. V súvislosti s používaním výmenných kurzov na prepočet cudzej meny na eurá a naopak týkajúcich sa poskytovania preddavkov, poskytovania náhrad a vyúčtovania zahraničných pracovných ciest v cudzej mene môže použiť:

• na ocenenie prírastku cudzej meny v pokladnici aj na devízovom účte:
  • referenčný výmenný kurz určený a vyhlásený ECB alebo NBS,
  • kurz, za ktorý bola cudzia mena nakúpená – zmenárenský kurz,
  • hodnotu inej cudzej meny v eurách – ak bola cudzia mena zakúpená za inú cudziu menu,
• na ocenenie úbytku cudzej meny v pokladnici aj na devízovom účte:
  • referenčný výmenný kurz určený a vyhlásený ECB alebo NBS,
  • vážený aritmetický priemer,
  • metódu FIFO – prvá cena na ocenenie prírastku v eurách sa použije ako prvá cena na ocenenie úbytku cudzej meny v eurách,
• na pohľadávky spojené s vyúčtovaním poskytnutého preddavku kurz použitý v čase poskytnutia preddavku.

1. Podvojné účtovníctvo

V sústave podvojného účtovníctva sa v zmysle opatrenia MF SR č. 23054/ 2002-92, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre podnikateľov účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva, cestovné náhrady účtujú na účte 512 – Cestovné.

Na účte 512 sa účtujú cestovné náhrady poskytované v rozsahu a za podmienok stanovených zákonom o cestovných náhradách, ktoré sú pre zamestnávateľa daňovými výdavkami, ako aj cestovné náhrady poskytované nad rámec zákona o cestovných náhradách, ktoré pre zamestnávateľa nie sú daňovými výdavkami.

Z uvedeného dôvodu je potrebné účet 512 analyticky rozčleniť. Na samostatnom analytickom účte tak budú účtované cestovné náhrady, ktoré zvyšujú výsledok hospodárenia.

Keďže v zmysle § 24 ods. 3 postupov účtovania sa kurz použitý pri vzniku účtovného prípadu, ktorým je poskytnutý preddavok, použije aj na ostatné účtovné prípady súvisiace s týmto účtovným prípadom, kurzové rozdiely pri vyúčtovaní preddavku nevznikajú.

2. Jednoduché účtovníctvo

V sústave jednoduchého účtovníctva sa v zmysle opatrenia MF SR č. MF/27076/2007-74, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a podrobnosti o usporiadaní, označovaní a obsahovom vymedzení položiek účtovnej závierky pre účtovné jednotky účtujúce v sústave jednoduchého účtovníctva, ktoré podnikajú alebo vykonávajú inú samostatnú zárobkovú činnosť, ak preukazujú svoje výdavky vynaložené na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov na účely zistenia základu dane, účtujú účtovné prípady týkajúce sa cestovných náhrad zamestnancov:

a) v peňažnom denníku ako výdavok peňažných prostriedkov v hotovosti alebo na účte v banke a následne:

• pri náhradách poskytnutých vo výške a rozsahu v zmysle zákona o cestovných náhradách ako výdavok vynaložený na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov v druhovom členení prevádzková réžia,
• pri náhradách poskytnutých nad rámec zákona o cestovných náhradách ako výdavok, ktorý neovplyvňuje základ dane,
• pri poskytnutí preddavku na pracovnú cestu:
  • ako výdavok vynaložený na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov v druhovom členení prevádzková réžia, pri vyúčtovaní preddavku v prípade doplatku zamestnancovi – výdavok vynaložený na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov v druhovom členení prevádzková réžia, v prípade vrátenia nevyúčtovanej zálohy od zamestnanca – storno v stĺpci výdavok vynaložený na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov v druhovom členení prevádzková réžia alebo
  • v stĺpci výdavok, ktorý neovplyvní základ dane, pri vyúčtovaní preddavku sa zápis stornuje vo výške preddavku a v prípade doplatku zamestnancovi sa výdavok vo výške preddavku preúčtuje na výdavok daňový, resp. nedaňový a doplatok sa doúčtuje ako výdavok daňový, resp. nedaňový a v prípade vrátenia nevyúčtovanej zálohy od zamestnanca sa výdavok vo výške poskytnutých cestovných náhrad preúčtuje na daňový, resp. nedaňový výdavok a vrátená čiastka ako príjem mimo základu dane;

b) v knihe pohľadávok pri poskytnutí preddavku na pracovnú cestu ako vznik pohľadávky a pri vyúčtovaní ako zánik pohľadávky.

Používanie výmenných kurzov v sústave jednoduchého účtovníctva je rovnaké ako v sústave podvojného účtovníctva.

Výdavky na pracovné cesty podnikateľa vrátane výdavkov za použitie vlastného osobného motorového vozidla v súlade s § 19 ods. 2 písm. e) zákona o dani z príjmov podnikateľ účtuje v peňažnom denníku do daňových výdavkov v zmysle § 4 ods. 6 písm. e) bod 5 postupov účtovania ako výdavky vynaložené na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov v členení prevádzková réžia.
 

Autor: Ing. Eva Gášpárová