Registratúrny poriadok na správu registratúry

Registratúrny poriadok na správu registratúry ....

Smernica z ................... (deň, mesiac a rok) č............., ktorou sa vydáva registratúrny poriadok na správu registratúry ...; (ak sa ustanovenia registratúrneho poriadku vzťahujú aj na zariadenia subjektu, resp. jeho pobočkovú sieť, uviesť aj ich názvy).

V súlade s § 16 ods. 2 písm. a) zákona NR SR č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov vydávam túto smernicu.

Čl. 1

Registratúrny poriadok na správu registratúry a registratúrny plán, ktoré sú prílohou tejto smernice, sa vzťahujú na činnosť ...; (ak sa ustanovenia registratúrneho poriadku vzťahujú aj na zariadenia subjektu, resp. jeho pobočkovú sieť, uviesť aj ich názvy)*).

Čl. 2

Táto smernica nadobúda účinnosť ................. .

............................................. konateľ spoločnosti

Príloha smernice č.:

REGISTRATÚRNY PORIADOK A REGISTRATÚRNY PLÁN (uviesť presný názov subjektu)

PRVÁ ČASŤ Čl. 1 Úvodné ustanovenia

(1) Registratúrny poriadok ... (presný názov subjektu) upravuje postup ... (presný názov subjektu) (ďalej len „spoločnosť“) pri správe registratúry, a to najmä pri organizovaní manipulácie so záznamami a spismi, ako aj pri náležitom a pravidelnom vyraďovaní spisov.

(2) ... (označenie funkcie vedúceho zamestnanca subjektu) (ďalej len „...“) dôsledne dbá, aby sa pri správe registratúry dodržiavali ustanovenia registratúrneho poriadku.

(3) Správu registratúry spravidla zabezpečuje administratívny zamestnanec spoločnosti poverený vedením registratúrneho denníka, ako aj správou registratúrneho strediska (ďalej len „administratívny zamestnanec“). Zariadenia, resp. pobočková sieť subjektu sú povinné poveriť správou registratúry administratívneho zamestnanca zariadenia, resp. pobočky.

(4) Spoločnosť a zariadenia spravujú registratúru tak, aby nedošlo k poškodeniu, zničeniu, strate alebo neoprávnenému použitiu registratúrnych záznamov (ďalej len „záznam“). Ak sa zistí, že došlo k poškodeniu, zničeniu alebo strate, administratívny zamestnanec vyhotoví záznam o výsledku šetrenia a možných dôsledkoch porušenia celistvosti registratúry, ktorý predloží ... (označenie funkcie vedúceho zamestnanca).

(5) Zamestnanec spoločnosti pri rozviazaní pracovného pomeru protokolárne odovzdá ... (označenie funkcie vedúceho zamestnanca) alebo ním poverenému zamestnancovi (ďalej len „zástupca“) nevybavené spisy.

(6) Evidenciu a manipuláciu s registratúrnymi záznamami obsahujúcimi evidenciu sťažností, ako aj účtovných registratúrnych záznamov a registratúrnych záznamov agendy ľudských zdrojov (ďalej len „špeciálne druhy registratúrnych záznamov“) upravuje osobitný predpis.*)

(7) Dozor nad vyraďovaním spisov vrátane špeciálnych druhov registratúrnych záznamov spoločnosti vykonáva Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky prostredníctvom Štátneho archívu v Bratislave, pobočka Trenčín (ďalej len „archív“).*)

(8) Spoločnosť a zariadenia vedú záznamy a ich evidenciu v štátnom jazyku.*)

Čl. 2 Základné pojmy

(1) Správa registratúry na účely tohto registratúrneho poriadku je organizovanie manipulácie so záznamami a spismi [prijímanie, triedenie, evidovanie, obeh, tvorba, vybavovanie, odosielanie záznamov a ukladanie, ochrana a vyraďovanie spisov (záznamov)], ako aj náležité personálne obsadenie, priestorové a materiálno-technické zabezpečenie registratúry spoločnosti. Súčasťou správy registratúry je aj príprava registratúrneho poriadku a registratúrneho plánu.

(2) Záznam je písomná, obrazová, zvuková a iným spôsobom zaznamenaná informácia, ktorá pochádza z činnosti spoločnosti alebo bola spoločnosti doručená.

(3) Registratúrny záznam je informácia, ktorú zaevidoval v registratúrnom denníku.

(4) Spis je súbor registratúrnych záznamov, ktoré vznikli pri vybavovaní jednej veci a spoločnosť ich zaevidovala v registratúrnom denníku.

(5) Spisový obal je neoddeliteľná súčasť spisu, do ktorého sa zakladajú jednotlivé registratúrne záznamy (podania a vybavenia) spolu s prílohami.

(6) Registratúra je súbor všetkých registratúrnych záznamov pochádzajúcich z činnosti spoločnosti a všetkých záznamov spoločnosti doručených, ktoré boli zaevidované v registratúrnom denníku a bolo im pridelené číslo spisu. Súčasťou registratúry je aj registratúrny denník a registre.

(7) Registratúrny denník je základná evidenčná pomôcka správy registratúry. Obsahuje údaje o prijatí, tvorbe, vybavení, odoslaní registratúrnych záznamov a uložení a vyradení spisov.

(8) Podanie je každý podnet, ktorý spoločnosť prijala na úradné vybavenie.

(9) Vybavenie je záznam obsahujúci informáciu o spôsobe vybavenia podania.

(10) Registratúrny plán je pomôcka na účelné a systematické označovanie a ukladanie spisov. Pridelením registratúrnej značky určuje spisom miesto v registratúre; ďalej určuje spisom znak hodnoty a lehotu uloženia.

(11) Registratúrna značka je symbol ustanovený registratúrnym plánom pre určitý spis alebo skupinu spisov. Registratúrna značka sa skladá z alfanumerického označenia vecnej skupiny spisov.

(12) Registratúrne stredisko je miesto, kde sa ukladajú a ochraňujú uzatvorené spisy spoločnosti do uplynutia predpísaných lehôt uloženia a do ich vyradenia.

(13) Zásielka je záznam pri doprave a doručení adresátovi.

(14) Administratívny zamestnanec je zamestnanec spoločnosti, ktorý metodicky usmerňuje jej zamestnancov na úseku správy registratúry, zodpovedá za všetky odborné činnosti súvisiace so správou registratúry v spoločnosti, vrátane činnosti registratúrneho strediska a prípravy vyraďovacieho konania.

Čl. 3 Prijímanie zásielok

(1) Administratívny zamestnanec prijíma zásielky, ktoré boli spoločnosti doručené alebo ich prevzal zamestnanec spoločnosti osobne a sú adresované spoločnosti; na požiadanie doručiteľa potvrdí prijatie zásielky odtlačkom prezentačnej pečiatky (vzor č. 1) na kópii záznamu alebo na osobitnom lístku s dátumom prevzatia. Telegramy, telefaxy a iné elektronicky prijaté záznamy (ďalej len „súrne záznamy“) označí odtlačkom prezentačnej pečiatky s dátumom doplneným o podrobný časový údaj o prijatí. Ústne podania môže prijímať každý zamestnanec spoločnosti. Vyhotoví o každom z nich úradný záznam, ktorý odovzdá administratívnemu zamestnancovi na zaevidovanie v denníku.

(2) Administratívny zamestnanec skontroluje správnosť adresy, počet prijatých zásielok podľa evidencie na súpiske pošty a neporušenosť obalov zásielok. Omylom doručené zásielky vráti pošte alebo doručiteľovi, prípadne ich vráti priamo adresátovi; prípadné iné nedostatky reklamuje na pošte. Podávanie a dodávanie zásielok v poštovom styku a spôsob ich reklamácie upravuje osobitný predpis.*)

Čl. 4 Triedenie zásielok a odovzdávanie záznamov

(1) Administratívny zamestnanec triedi zásielky na zásielky, ktoré sa:

a) otvoria a následne zaevidujú v denníku,

b) odovzdávajú adresátovi neotvorené,

c) noviny, časopisy, prospekty, reklamné materiály, inú tlač a pozvánky, ktoré nemajú formu listu.

(2) Zásielky, ktoré sú uvedené v odseku 1 písm. a), administratívny zamestnanec otvorí a záznam označí odtlačkom prezentačnej pečiatky. Prezentačná pečiatka sa odtláča červenou farbou spravidla v hornej časti ľavej strany záznamu tak, aby všetky údaje zostali čitateľné. V odtlačku prezentačnej pečiatky sa vyznačí dátum doručenia a počet príloh. Prípadné nedostatky (napr. chýbajúce prílohy a pod.) sa vyznačia vedľa odtlačku prezentačnej pečiatky. Odosielateľa o nich vyrozumie zamestnanec poverený vybavením veci (ďalej len „spracovateľ“).

(3) Neotvorené sa ... (označenie funkcie vedúceho zamestnanca) odovzdávajú zásielky označené heslom verejného obstarávania, obsahujúce personálne veci zamestnancov, ako aj zásielky adresované ... (označenie funkcie vedúceho zamestnanca). Tieto zásielky sa označujú na obálke odtlačkom prezentačnej pečiatky s dátumom doručenia.

(4) Za súkromnú sa považuje zásielka, na ktorej je meno a priezvisko adresáta uvedené pred názvom spoločnosti; táto sa označí iba dátumom doručenia na obálke a adresátovi sa odovzdá neotvorená.

(5) Noviny, časopisy, prospekty, reklamné materiály, cenníky, katalógy, všeobecne záväzné predpisy, technické normy ani pozvánky, ktoré nemajú formu listu, sa odtlačkom prezentačnej pečiatky neoznačujú.

(6) Zásielky, ku ktorým sú priložené ceniny, administratívny zamestnanec označí okrem odtlačku prezentačnej pečiatky aj pečiatkou s textom „peňažný spis“, v ktorej vyznačí druh, hodnotu a počet cenín.

(7) Obálky ostávajú trvalo pripojené k doručeným záznamom, ak:

a) záznam nie je datovaný alebo ak sa jeho dátum podstatne líši od dátumovej pečiatky pošty na obálke,

b) záznam nie je podpísaný, i keď meno, priezvisko a adresa sú uvedené,

c) adresa odosielateľa je uvedená len na obálke,

d) má dátum podania zásielky na pošte právny význam (napr. dodržanie lehoty ustanovenej pre odvolanie, verejné obstarávanie),

e) ide o sťažnosť,

f) je na obálke odtlačok prezentačnej pečiatky,

g) ide o zásielku doručenú na návratku.

(8) V ostatných prípadoch sa obálky obyčajných zásielok uschovávajú jeden týždeň, doporučených jeden mesiac. Po uplynutí týchto lehôt sa vyraďujú bez vyraďovacieho konania.

Čl. 5 Vedenie registratúrneho denníka

(1) Administratívny zamestnanec spoločnosti vedie centrálny registratúrny denník spoločnosti (ďalej len „denník“).

(2) V denníku sa evidujú záznamy pochádzajúce z činnosti spoločnosti, t. j. záznamy spoločnosti doručené a ich vybavenia, ako aj záznamy vznikajúce z vlastného podnetu spoločnosti (ex offo).

(3) Denník sa vedie tak, aby priebežne poskytoval úplné a presné, časove a vecne aktuálne údaje o evidovaných záznamoch.

(4) Pre každý kalendárny rok sa otvára nový denník, ktorý sa označí názvom spoločnosti a rokom.

(5) Číselný rad v denníku sa začína vždy prvým pracovným dňom kalendárneho roka číslom jeden a končí sa posledným pracovným dňom kalendárneho roka.

(6) Denník sa každoročne uzatvára v posledný pracovný deň kalendárneho roka zápisom „Uzatvorené číslom ...“, pripojí sa dátum, odtlačok úradnej pečiatky a podpis ... (označenie funkcie vedúceho zamestnanca).

(7) V denníku sa vypĺňajú všetky údaje podľa predtlače. Chybné zápisy sa škrtnú takým spôsobom, aby zostali čitateľné.

Čl. 6 Evidovanie záznamov

(1) V denníku sa zásadne neevidujú záznamy uvedené v čl. 4 ods. 5.

(2) Záznamy sa evidujú v poradí, v akom vznikli alebo v akom boli doručené.

(3) Súrne záznamy sa evidujú a odovzdávajú na vybavenie bezodkladne. Z telefaxov a elektronických záznamov sa vyhotovia alebo vytlačia kópie, ak to vyžaduje vybavenie veci.

(4) Ak sa po otvorení zásielky adresovanej spoločnosti a zaevidovaní záznamu v denníku zistí, že vybavenie nepatrí do jeho pôsobnosti, odstúpi ho so sprievodným listom miestne a vecne príslušnému orgánu alebo spoločnosti. Odosielateľa o tomto postupe informuje zaslaním kópie sprievodného listu.

(5) Ak zamestnanec spoločnosti po otvorení súkromnej zásielky zistí, že záznam má úradný charakter, vráti ho na zaevidovanie v denníku.

(6) Ak sa pri evidovaní záznamov používajú rôzne skratky, musí sa zostaviť ich zoznam s vysvetlením významu. Zoznam je neoddeliteľnou súčasťou denníka.

(7) Záznamy sa nesmú odovzdať spracovateľovi bez zaevidovania v denníku.

(8) Periodické správy alebo iné záznamy rovnakého druhu a charakteru viažuce sa k jednej veci alebo záznamy, o ktorých vedie spoločnosť zvláštnu systematickú evidenciu, sa v denníku evidujú prostredníctvom tzv. zberného hárka.

Čl. 7 Prideľovanie čísla spisu

(1) Číslo spisu sa prideľuje záznamom:

a) ktorých vybavenie patrí do pôsobnosti spoločnosti,

b) obsahujúcim informácie dôležité pre činnosť spoločnosti,

c) vzniknutým z vlastného podnetu spoločnosti (ex offo),

d) adresovaným spoločnosti, ale nepatriacim do jej pôsobnosti,

e) dodatočne pozvánke, ak na ňu spoločnosť písomne odpovedá.

(2) Číslo spisu pozostáva z podacieho čísla (poradové číslo v denníku) a roku.

(3) Ak prídu k prvému podaniu ďalšie podania v tej istej veci, dostane každé z nich nové podacie číslo, pod ktorým sa zaeviduje aj odpoveď naň. Tieto podacie čísla sa zapisujú na spisovom obale. Číslo prvého podania je číslom základným. Súhrn všetkých záznamov pochádzajúcich z vybavenia jednej veci tvorí jeden spis.

(4) Záznamy zapísané na spisovom obale sa vybavujú pod posledným najvyšším číslom. Po vybavení sa ukladajú pod základným číslom v rámci registratúrnej značky v príručnej registratúre.

(5) Spojenie spisov manipulovaných v systéme základného čísla sa v denníku vyznačuje v rubrike „predchádzajúce číslo“.

(6) Ak príde nasledujúci rok k už existujúcemu spisu nový záznam v tej istej veci alebo nový záznam vznikne v spoločnosti, stáva sa číslo tohto záznamu základným číslom celého spisu a záznam dostáva nový spisový obal. Spis z predchádzajúceho roka sa k nemu pripojí i so spisovým obalom a v rubrike denníka „predchádzajúce číslo“ sa vyznačí posledné podacie číslo z predchádzajúceho roka.

(7) Spis sa ukladá do registratúry roku, v ktorom mu bolo pridelené posledné podacie číslo.

Čl. 8 Obeh záznamov

Po vykonaní zápisov v denníku odovzdá administratívny zamestnanec záznamy ... (označenie funkcie vedúceho zamestnanca), ktorý rozhodne o ich ďalšom spracovaní.

Čl. 9 Vybavovanie spisov

(1) Spisy sa vybavujú v lehotách ustanovených všeobecne záväznými právnymi predpis- mi,*) inak lehotu určí ... (označenie funkcie vedúceho zamestnanca) v závislosti od naliehavosti a náročnosti vybavenia veci. Určená lehota sa vyznačí na spisovom obale i v denníku.

(2) Ak nemožno vec vybaviť v ustanovenej alebo určenej lehote alebo spoločnosť vec odstúpi na vybavenie inému orgánu alebo spoločnosti, treba o tom odosielateľa s uvedením dôvodov informovať.

(3) Spracovateľ zodpovedá za vecnú a jazykovú správnosť, ako aj formálnu stránku vybavenia spisov.

(4) Spracovateľ je povinný prideliť spisu registratúrnu značku, znak hodnoty a lehotu uloženia, vyznačiť spôsob jeho vybavenia, dať pokyny na odoslanie vybavenia a určiť ďalší pohyb spisu.

(5) Spracovateľ je povinný označiť spisy, ku ktorým chce obmedziť prístup, slovami „obmedzený prístup“ a uviesť čas trvania obmedzenia. Tieto údaje vyznačí na spisovom obale.

(6) Spracovateľ volí najvhodnejší spôsob vybavenia spisov. Ak vezme podanie iba na vedomie, napíše pod odtlačok prezentačnej pečiatky „Na vedomie vzal, a/a“, dátum a pripojí svoj podpis. Ak vybaví vec ústne (osobne alebo telefonicky), urobí o tom záznam na podaní alebo vyhotoví úradný záznam. Záznam musí obsahovať údaje o čase, výsledku a s kým bola vec vybavená.

(7) Ak spracovateľ zvolí písomnú formu vybavenia, píše vždy iba v jednej veci.

(8) Ak sa vyžaduje písomná forma vybavenia a vec nemožno vybaviť včas listom, použije sa súrny záznam; doklad o jeho odoslaní sa pripojí k spisu. Odoslaný text sa zašle listom dodatočne v ten istý deň.

(9) Údaje o vybavení, uzatvorení a uložení spisu sa vyznačia i v denníku ešte pred jeho uložením v registratúre spoločnosti. Záznam musí obsahovať údaje, ako bola vec vybavená a kde je spis uložený. Označenie spisu symbolom „a/a“ znamená, že spis je vybavený a možno ho uzatvoriť.

Čl. 10 Tvorba registratúrneho záznamu

(1) ... (označenie funkcie vedúceho zamestnanca) skontroluje vybavenie podania spracovateľom. Zodpovedá za posúdenie vybavenia z vecného a odborného hľadiska, ako aj z hľadiska dodržania právnych a iných predpisov.

(2) Administratívny zamestnanec zodpovedá za úpravu vyhotovenia registratúrneho záznamu podľa platných technických noriem.*)

(3) Spracovateľ venuje pozornosť opisu obsahu záznamu (Vec). Opis obsahu registratúrneho záznamu musí byť vyjadrený jednoznačne a stručne. Osobitnú pozornosť venuje opisu obsahu prvého záznamu spisu označeného znakom hodnoty „A“.

(4) Registratúrny záznam sa vyhotovuje na papieri s predtlačeným názvom a identifikačnými údajmi spoločnosti; predtlač obsahuje aj identifikačné údaje záznamu. Osobný list ... (označenie funkcie vedúceho zamestnanca) sa vyhotovuje na papieri s predtlačeným označením funkcie; číslo spisu sa píše iba na kópiu.

Čl. 11 Používanie pečiatok

(1) Spoločnosť používa podlhovastú (nápisovú) pečiatku, ktorú na registratúrnych záznamoch odtláča modrou farbou.

(2) Odtlačok pečiatky netvorí právne nevyhnutnú súčasť registratúrneho záznamu. Odtláča sa spravidla vtedy, ak tak ustanovuje všeobecne záväzný právny predpis alebo zaužívaná prax v obchodnom a úradnom styku.

(3) Pečiatky toho istého typu s rovnakým textom sa rozlišujú číslom, ktoré musí byť v odtlačku pečiatky čitateľné.

(4) Spoločnosť vedie evidenciu pečiatok. Evidencia obsahuje odtlačok pečiatky s uvedením mena, priezviska a funkcie osoby, ktorá ju prevzala a používa.

Čl. 12 Podpisovanie a rozmnožovanie registratúrnych záznamov

(1) Registratúrne záznamy podpisuje konateľ spoločnosti alebo jeho zástupca. Z podpisového práva vyplýva aj zodpovednosť za vecnú a formálnu správnosť podpísaného záznamu.

(2) Na registratúrny záznam sa umiestňuje spravidla jeden podpis.

(3) Meno a priezvisko, ako aj funkčné označenie podpisujúceho sa vytlačia. Ak záznam v neprítomnosti konateľa podpisuje jeho zástupca, pripojí pred svoj podpis skratku „v z.“ (v zastúpení).

Čl. 13 Odosielanie zásielok

(1) Zásielky sa odosielajú obyčajnou poštou, doporučene, na návratku (doručenku), ďalej kuriérnymi službami alebo telekomunikačnými prostriedkami.

(2) Administratívny zamestnanec roztriedi registratúrne záznamy podľa spôsobu odoslania. Zásielky adresátom, s ktorými je pravidelný poštový styk, spravidla združuje do spoločnej obálky.

(3) Doporučené zásielky, zásielky na návratku (doručenku) a súrne zásielky sa zapisujú do doručovacích hárkov, v ktorých pošta potvrdzuje prevzatie na prepravu. Obyčajné zásielky sa do zoznamov nezapisujú a ich príjem sa nepotvrdzuje.

(4) Doporučene na návratku s označením „do vlastných rúk“ sa odosielajú aj záznamy s dokladmi, ktoré spoločnosť vracia, ako aj predvolania na rokovanie a iné záznamy, pri ktorých treba zabezpečiť preukázateľnosť doručenia.*)

(5) Podpísané návratky administratívny zamestnanec zaeviduje, t. j. zaznamená dátum doručenia. Návratku založí do spisu.

(6) Spoločnosť môže občanovi odovzdať iba zásielku, ktorá je mu adresovaná, po preukázaní jeho osobnej totožnosti. Prevzatie sa potvrdzuje podpisom na kópii záznamu alebo na doručovacom lístku (pri balíkoch) s uvedením dátumu prevzatia. Zásielku adresovanú spoločnosti nemôže spoločnosť občanovi vydať. Údaje o osobnom prevzatí vyznačí administratívny zamestnanec v denníku.

DRUHÁ ČASŤ Ukladanie spisov a záznamov

Čl. 14 Registratúrny plán

(1) Registratúrny plán je pomôcka na účelné a systematické ukladanie spisov. Člení registratúru do vecných skupín a určuje spisom registratúrnu značku, znak hodnoty a lehotu uloženia.

(2) Registratúrny plán je usporiadaný do vecných skupín podľa jednotlivých úsekov činnosti.

(3) Registratúrny plán a jeho dodatky pripravuje administratívny zamestnanec spoločnosti v spolupráci s archívom.

Čl. 15 Registratúra spoločnosti

(1) Spisy sa ukladajú podľa ročníkov a podľa registratúrneho plánu v samostatných obaloch pre každú registratúrnu značku; v obale sú uložené podľa číselného poradia s najvyšším číslom navrchu.

(2) Spracovateľ pred odovzdaním spisu vyradí z neho nadbytočné vyhotovenia a pomocné poznámky. Koncepty zostávajú v spise.

(3) Administratívny zamestnanec pred uložením spisu skontroluje úplnosť spisu a úplnosť údajov na spisovom obale. Spis, ktorý nie je označený registratúrnou značkou, znakom hodnoty a lehotou uloženia, dodatočne označí.

(4) Ukladacie jednotky (spisové dosky, fascikle, zväzky, obaly) sa označujú štítkom s názvom spoločnosti, názvom druhu agendy priradenej k registratúrnej značke, registratúrnou značkou, znakom hodnoty, lehotou uloženia, číslami spisov a rokom spisov (vzor č. 2).

(5) Vybavené a uzatvorené spisy sa po roku úschovy v príručnej registratúre premiestňujú do registratúrneho strediska.

Čl. 16 Registratúrne stredisko

(1) Za správu registratúrneho strediska zodpovedá administratívny zamestnanec spoločnosti.

(2) Registratúrne stredisko umožňuje oprávneným osobám nazeranie, vypožičiavanie, ako aj vydávanie výpisov a odpisov zo spisov.

(3) Spisy sa v registratúrnom stredisku ukladajú podľa ročníkov a podľa registratúrnych značiek so zachovaním číselného poradia v rámci registratúrnej značky.

(4) Spoločnosť dôsledne dbá o také umiestnenie a materiálno-technické vybavenie registratúrneho strediska, aby spĺňalo podmienky pre všestrannú ochranu registratúry.*)

(5) Administratívny zamestnanec pripravuje vyraďovanie spisov z registratúrneho strediska vrátane vyraďovania špeciálnych druhov registratúrnych záznamov.

(6) V registratúrnom stredisku sa ukladajú aj špeciálne druhy záznamov.

Čl. 17 Využívanie registratúry

(1) Registratúru spoločnosti (ďalej len „registratúra“) môžu využívať zamestnanci spoločnosti pri plnení svojich pracovných úloh. Registratúra sa využíva nazeraním, vypožičiavaním, ako aj vydávaním odpisov (kópií) a výpisov zo spisov.

(2) Využívanie registratúry sa uskutočňuje v súlade so zákonom o ochrane osobných údajov.*)

(3) Registratúru možno využívať len za podmienok vylučujúcich poškodenie, zničenie alebo stratu záznamu alebo spisu.

Čl. 18 Nazeranie do spisov

(1) Spoločnosť umožní na základe písomného poverenia nazeranie do svojich spisov právnickým osobám, ktoré do nich potrebujú nazrieť v súvislosti s plnením svojich úloh.

(2) Spoločnosť môže povoliť nazretie do spisov na základe písomnej žiadosti aj iným osobám, ak sa ich týkajú a pokiaľ preukážu odôvodnenosť svojej požiadavky.

Čl. 19 Vypožičiavanie spisov

(1) Vypožičanie spisu mimo spoločnosť môže povoliť len konateľ. V takom prípade sa vyhotoví reverz (vzor č. 3) v dvoch exemplároch, v ktorom sa uvedie číslo spisu, vec, počet listov, počet a druh príloh, identifikačné údaje o žiadateľovi a dôvod vypožičania.

(2) Spisy sa spravidla požičiavajú na 15 dní, ak osobitný predpis neustanovuje inak. Administratívny zamestnanec kontroluje dodržiavanie výpožičnej lehoty; v odôvodnených prípadoch môže so súhlasom konateľa lehotu predĺžiť. Po vrátení spisu odovzdá kópiu výpožičného lístka alebo reverzu tomu, kto spis vrátil. O vypožičaní a vrátení spisov vedie evidenciu.

Čl. 20 Vydávanie výpisov a odpisov

Odpis (kópiu) alebo výpis zo spisu možno vyhotoviť v rozsahu oprávnených nárokov žiadateľa, a to len na základe písomnej žiadosti.

TRETIA ČASŤ Vyraďovanie spisov

Čl. 21 Zásady hodnotenia a vyraďovania spisov a špeciálnych druhov registratúrnych záznamov

(1) Hodnotenie a vyraďovanie je súhrn odborných činností, pri ktorých sa z registratúry vyčleňujú registratúrne záznamy (spisy), ktorým uplynula lehota uloženia a posudzuje sa ich dokumentárna hodnota.

(2) Predmetom vyraďovania sú všetky spisy, ktoré nie sú potrebné na ďalšiu činnosť spoločnosti*) a ktorým uplynuli ich lehoty uloženia.

(3) Vyraďovanie spisov zahŕňa posúdenie a rozhodnutie, že:

a) spis má trvalú dokumentárnu hodnotu, a preto po uplynutí lehoty uloženia a po vyradení z registratúry je určený do trvalej archívnej starostlivosti archívu,

b) spis nemá trvalú dokumentárnu archívnu hodnotu, a preto po uplynutí lehoty uloženia a po vyradení z registratúry je určený na zničenie.

Čl. 22 Znak hodnoty

(1) Znakom hodnoty „A“ sa označuje registratúrny záznam, ktorý má trvalú dokumentárnu hodnotu podľa kritérií hodnotenia záznamu (obsah, pôvodca, obdobie vzniku, jedinečnosť vyhotovenia, hodnovernosť a nosič záznamu). Spisy označené znakom hodnoty „A“ sú určené na odovzdanie do trvalej archívnej starostlivosti archívu.

(2) Znak hodnoty „A“ sa vzťahuje iba na jedno vyhotovenie registratúrneho záznamu. Pri registratúrnych záznamoch je to u príjemcu prvopis podania a u pôvodcu rovnopis odoslaného registratúrneho záznamu. Všetky ostatné vyhotovenia, t. j. duplikáty a multiplikáty, ktoré pôvodca rozšíril, sa všeobecne považujú za registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty a môžu sa navrhnúť na vyradenie, ak už nie sú potrebné pre ďalšiu činnosť spoločnosti.

(3) Znak hodnoty „A“ je záväzný spravidla len pre spisy, ktorých pôvodcom je spoločnosť. Výnimku tvoria významné záznamy cudzieho pôvodu výrazne sa týkajúce činnosti spoločnosti.

Čl. 23 Lehota uloženia

(1) Lehotu uloženia spisov stanovuje registratúrny plán spoločnosti.

(2) Lehota uloženia je počet rokov, počas ktorých spoločnosť potrebuje registratúrny záznam pre svoju činnosť. Určuje, po koľkých rokoch od svojho uzatvorenia sa spis stane predmetom vyraďovania. Vyjadruje ju arabská číslica. Lehota začína plynúť 1. januára roku nasledujúceho po roku, v ktorom bol spis uzatvorený. Do jej uplynutia musí zostať spis uložený v registratúrnom stredisku v pôvodnom registratúrnom usporiadaní.

(3) Lehota uloženia sa môže v odôvodnených prípadoch a po prerokovaní s archívom predĺžiť. Lehota uloženia sa nesmie skrátiť.

Čl. 24 Postup pri vyraďovaní spisov a špeciálnych druhov záznamov

(1) Spoločnosť predkladá návrhy na vyradenie a vyraďuje spisy a špeciálne druhy registratúrnych záznamov (ďalej len „vyraďovanie spisov“) v pravidelných intervaloch dohodnutých s archívom; tieto nesmú byť dlhšie ako päť rokov.*) Ak nedôjde k dohode, lehotu určí archív.

(2) Konateľ dôsledne dbá, aby spoločnosť zabezpečila pravidelné a plánovité vyraďovanie spisov v súlade s ustanoveniami registratúrneho poriadku.

(3) Vyraďovanie spisov, ktorým uplynuli predpísané lehoty, sa pripravuje v registratúrnom stredisku.

(4) Vyraďovanie spisov sa uskutočňuje v súlade s registratúrnym plánom platným v čase vzniku spisu.

(5) Administratívny zamestnanec zabezpečí vyhotovenie zoznamu spisov určených na vyradenie z registratúrneho strediska, a to osobitne pre vecné skupiny spisov so znakom hodnoty „A“ a osobitne pre vecné skupiny spisov bez znaku hodnoty „A“. Takto členený zoznam (vzor č. 4a a 4b) je usporiadaný do ročníkov a vecných skupín podľa registratúrneho plánu spoločnosti s uvedením množstva vyradených spisov vyjadreného v ukladacích jednotkách (spisové dosky, balík, archívna škatuľa).*)

Čl. 25 Návrh na vyradenie spisov

(1) Administratívny zamestnanec pripraví v dvoch vyhotoveniach návrh na vyradenie spisov (ďalej len „návrh“) (vzor č. 5). Návrh schválený konateľom zaeviduje správca registratúry v denníku. Originál sa spolu s prílohami (zoznamami) odovzdá archívu; kópie si ponechá registratúrne stredisko.*)

(2) Spisy uvedené v návrhu zostanú uložené v registratúrnom stredisku tak, aby pri odbornej archívnej prehliadke mohli byť pohotovo predložené zamestnancom archívu. Čísla položiek spisov označených znakom hodnoty „A“ a spisov bez znaku hodnoty „A“ vyraďovacieho zoznamu sa vyznačia aj na príslušnej ukladacej jednotke.

(3) Archív posúdi návrh a preverí jeho nadväznosť na predchádzajúce vyraďovacie konanie. Neúplný alebo nekvalitný návrh vráti spoločnosti na doplnenie alebo na prepracovanie. Vykoná odbornú archívnu prehliadku, posúdi dokumentárnu hodnotu spisov a vydá rozhodnutie, v ktorom stanoví, ktoré spisy majú trvalú dokumentárnu hodnotu a sú určené do trvalej archívnej starostlivosti a ktoré spisy nemajú trvalú dokumentárnu hodnotu a sú určené na zničenie.*)

(4) Zničenie spisov sa uskutočňuje na náklady spoločnosti.

Čl. 26 Preberanie spisov posúdených ako archívne dokumenty

(1) Vyradenie spisov sa vyznačí v evidencii registratúrneho strediska.

(2) Spoločnosť zabezpečí všestrannú ochranu spisov, ktoré boli posúdené ako archívne dokumenty, do času, kým ich archív prevezme do trvalej archívnej starostlivosti. Tieto spisy sa ukladajú v registratúrnom stredisku oddelene od ostatných spisov.

(3) Archív preberá do trvalej archívnej starostlivosti ucelené súbory archívnych dokumentov alebo ich ucelené časti uložené v označených archívnych škatuliach protokolárne, v dohodnutej lehote. Dokladom o prevzatí archívnych dokumentov je dvojmo vyhotovený preberací protokol. Vyhotovuje ho archív na základe odovzdávacieho zoznamu spisov so znakom hodnoty „A“ vyhotoveného spoločnosťou (vzor č. 6); jeho originál jej odovzdá.*) Odovzdanie archívnych dokumentov do archívu sa uskutočňuje na náklady spoločnosti.

(4) Evidenčné pomôcky sa odovzdávajú do archívu až po vyradení v nich zaevidovaných spisov.

Vzor č. 1

PREZENTAČNÁ PEČIATKA

 

Názov spoločnosti	Odpis ročný v eurách
Dátum:	RZ:ZH-LU:
Podacie číslo:	Číslo spisu:
Prílohy/listy:	Vybavuje:

Vzor č. 2

ŠTÍTOK S IDENTIFIKAČNÝMI ÚDAJMI

 

Názov spoločnosti	Odpis ročný v eurách
Vec	RZ:ZH-LU:
Registratúrna značka:	Znak hodnoty a lehota uloženia:
Ročník spisov:	Čísla spisov: (rozsah od - do)

Vzor č. 3

REVERZ

........................................................................................................................................... Názov spoločnosti

Vaše číslo:

Naše číslo:

Výpožičná lehota:

Dátum:

R E V E R Z

...................................................................... ...................................................................... ...................................................................... ......................................................................

Potvrdzujeme, že sme prevzali spis (záznam) ako výpožičku od ... (názov spoločnosti).

Zaväzujeme sa, že spis (záznam) bude bezpečne uložený a použitý len v úradných miestnostiach a za tým účelom, pre ktorý bol vypožičaný. Ďalej sa zaväzujeme, že spis (záznam) vrátime spoločnosti v pôvodnom fyzickom stave, usporiadaní a rozsahu, stanovenej lehote a dohodnutým spôsobom, a to do:.................................

Požičaný bol tento spis (záznam)

...........................................................................................................................................

...........................................................................................................................................

...........................................................................................................................................

...........................................................................................................................................

...........................................................................................................................................

...........................................................................................................................................

Vrátené dňa: ................... Vypožičané dňa .........................

Meno a priezvisko zamestnanca Meno a priezvisko zástupcu spoločnosti: ............................ žiadateľa o výpožičku: ...............................

Podpis: ..................................... Podpis: ......................................

Pečiatka: Pečiatka:

Vzor č. 4a

ZOZNAM VECNÝCH SKUPÍN REGISTRATÚRNYCH ZÁZNAMOV SO ZNAKOM HODNOTY „A“ NAVRHNUTÝCH NA VYRADENIE

........................................................................................................................................... Názov spoločnosti

Príloha k návrhu na vyradenie:

Číslo spisu:

Dátum:

Zoznam vecných skupín registratúrnych záznamov so znakom hodnoty „A“ navrhnutých na vyradenie

 

Por. č.	RZ	Názov vecnej skupiny	ZH LU	Rozpätie rokov	Množstvo	Poznámka
1.
2.

Por. č. – poradové číslo

RZ – registratúrna značka

Vecná skupina – názov podľa registratúrneho plánu

ZH – znak hodnoty

LU – lehota uloženia

Množstvo – počet fasciklov, balíkov a pod.

Poznámka – napr. obmedzenie prístupu, fyzický stav a pod.

Vzor č. 4b

ZOZNAM VECNÝCH SKUPÍN REGISTRATÚRNYCH ZÁZNAMOV BEZ ZNAKU HODNOTY „A“ NAVRHNUTÝCH NA VYRADENIE

Odtlačok pečiatky (alebo názov) spoločnosti

Príloha k návrhu na vyradenie

Číslo spisu:

Dátum:

Zoznam vecných skupín registratúrnych záznamov bez znaku hodnoty „A“ navrhnutých na vyradenie

 

Por. č.	RZ	Názov vecnej skupiny	LU	Rozpätie rokov	Množstvo	Poznámka
1.
2.

Por. č. – poradové číslo

RZ – registratúrna značka

Vecná skupina – názov podľa registratúrneho plánu

LU – lehota uloženia

Množstvo – počet fasciklov, balíkov, šanónov a pod.

Poznámka – napr. obmedzenie prístupu, fyzický stav a pod.

Vzor č. 5

NÁVRH NA VYRADENIE REGISTRATÚRNYCH ZÁZNAMOV

........................................................................................................................................... Názov spoločnosti

Ministerstvo vnútra SR

Štátny archív v Bratislave pobočka Trenčín Kožušnícka 1 911 05 Trenčín

Vaše číslo/zo dňa Naše číslo Vybavuje Dátum

Vec: Návrh na vyradenie registratúrnych záznamov – predloženie

Podľa § 19 zákona NR SR č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov, úplné znenie zákon č. 503/2007 Z. z., navrhujeme na vyradenie registratúrne záznamy pochádzajúce z činnosti (názov spoločnosti), ktoré uvádzame v pripojených zoznamoch.

Registratúrne záznamy usporiadané v súlade s Registratúrnym poriadkom (názov spoločnosti) č. .......... z roku ....... navrhujeme vyradiť takto:

1. záznamy so znakom hodnoty „A“ v počte .......... položiek z rokov ........... odovzdať do Štátneho archívu v Bratislave, pobočka Trenčín.

2. Záznamy bez znaku hodnoty „A“ v počte ......... položiek z rokov ............. odovzdať na zničenie.

Registratúrne záznamy navrhnuté na vyradenie sú uložené podľa vecných skupín registratúrneho plánu platného v čase ich vzniku v registratúrnom stredisku (názov spoločnosti).

Vyhlasujeme, že všetkým registratúrnym záznamom navrhnutým na vyradenie uplynula lehota uloženia.

Vyhlasujeme, že registratúrne záznamy navrhnuté na vyradenie už nepotrebujeme na svoju činnosť.

Žiadame preto o posúdenie predloženého návrhu na vyradenie registratúrnych záznamov so znakom hodnoty „A“, ako aj registratúrnych záznamov bez znaku hodnoty „A“, ktoré sú uvedené v pripojených zoznamoch vecných skupín registratúrnych záznamov navrhnutých na vyradenie.

2 prílohy

odtlačok pečiatky podpis titul, meno, priezvisko funkcia

Vzor č. 6

Zoznam odovzdávaných archívnych dokumentov

 

Por. č.	RZ	Názov vecnej skupiny	Rok	Číslo ukladacej jednotky	Poznámka
1.
2.

............................................. ................................................................. dátum meno, priezvisko a podpis zamestnanca, ktorý zoznam vypracoval

Por. č. – poradové číslo

RZ – registratúrna značka

Názov vecnej skupiny – názov podľa registratúrneho plánu

Rok – rok alebo časové rozpätie vzniku odovzdávaných archívnych dokumentov

Číslo ukladacej jednotky – číslo alebo čísla obalov (archívnych škatúľ), v ktorých sú uložené odovzdávané archívne dokumenty príslušnej vecnej skupiny

Poznámka – napr. zmena hodnoty, obmedzenie prístupu, fyzický stav a pod.

Poznámka redakcie: § 16 ods. 2 písm. a) zákona NR SR č. 395/2002 Z. z.

Autor: Mgr. Jana Štefaničáková