Inventarizácia pokladnice - interná smernica

Interná účtovná smernica s názvom Inventarizácia pokladnice je spracovaná na základe ustanovení zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov. Smernica môže byť vypracovaná ako samostatný predpis alebo môže byť súčasťou smernice Inventarizácia majetku a záväzkov.

Smernicu si vypracuje každá ÚJ podľa svojich potrieb, tzn. že ak účtovná jednotka neuskutočňuje účtovné operácie v cudzej mene, vypracuje smernicu len pre inventarizáciu pokladnice v slovenskej mene. V prípade, že ÚJ účtuje aj hospodárske operácie v cudzej mene, má povinnosť vykonať inventarizáciu každej pokladnice vedenej v cudzej mene a táto skutočnosť sa musí odzrkadliť aj v internej účtovnej smernici Inventarizácia pokladnice.

(vzor)

FFP, s. r. o., Figová ulica č. 10, 010 01 ŽILINA
IČO: 12312345
IČ DPH: SK12312345

Číslo smernice: .../201.

Názov smernice: Inventarizácia pokladnice

Účinnosť smernice: 1. 1. 201. – 31. 12. 201.

Obsah smernice:
1. Inventarizácia pokladnice
2. Inventúrny súpis
3. Inventarizačný zápis
4. Inventarizačné rozdiely a ich účtovanie
5. Hmotná zodpovednosť

Použitá legislatíva:
– opatrenie Ministerstva financií Slovenskej republiky č. 23054/2002-92, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre podnikateľov účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva v znení neskorších predpisov,
– zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov.

Zoznam použitých skratiek v smernici:
Postupy účtovania – opatrenie Ministerstva financií Slovenskej republiky č. 23054/2002-92, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre podnikateľov účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva v znení neskorších predpisov
ÚJ – účtovná jednotka
ZÚ – zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov

Zoznam príloh:
Príloha č. 1: Inventárny súpis peňažných prostriedkov v pokladnici vedenej v EUR
Príloha č. 2: Inventarizačný zápis pokladnice vedenej v EUR
Príloha č. 3: Menný zoznam inventarizačnej komisie
Príloha č. 4: Časový harmonogram inventarizácie pokladníc

Dátum spracovania smernice: 15. 12. 201.

Vypracoval: hlavný účtovník (meno a priezvisko, podpis) ekonomický riaditeľ

Dátum schválenia: 20. 12. 201.

Schválil: riaditeľ, konateľ spoločnosti (meno, priezvisko, podpis)

Záverečné ustanovenia:
Interná účtovná smernica je záväzná pre všetkých zamestnancov spoločnosti FFP, s. r. o. Smernica nadobúda účinnosť dňom vydania.

Nedodržanie pokynov uvedených v smernici sa môže klasifikovať ako porušenie pracovnej disciplíny.

1. Inventarizácia pokladnice

Inventarizáciou pokladnice overuje spoločnosť FFP, s. r. o., či skutočný stav v jednotlivých pokladniciach zodpovedá stavu vykázanému v účtovníctve.

Pri inventarizácii jednotlivých pokladníc postupuje spoločnosť podľa ustanovení § 29 a 30 ZÚ.

V zmysle ustanovenia § 29 ods. 3 ZÚ má spoločnosť povinnosť inventarizovať peňažné prostriedky v hotovosti najmenej 4-krát ročne.

Fyzická inventúra

Samotné zistenie skutočného stavu peňažných prostriedkov v hotovosti vykoná spoločnosť fyzickou inventúrou, a to prepočítaním peňažných prostriedkov v slovenskej aj v cudzej mene.

Termín vykonania inventarizácie pokladnice

O termíne vykonania inventarizácie pokladnice rozhodne zodpovedný vedúci pracovník príkazom. ZÚ ukladá vykonať v priebehu účtovného obdobia minimálne 4 inventarizácie pokladnice. V spoločnosti sa vykonajú inventarizácie podľa schváleného harmonogramu, a to vždy k poslednému dňu kalendárneho štvrťroku. Časový harmonogram inventarizácie pokladnice na rok 201. je uvedený v prílohe č. 4.

Spoločnosť FFP, s. r. o., vykoná inventarizáciu pokladnice aj pri:
– uzatváraní dohody o hmotnej zodpovednosti so zamestnancom, ktorý bude mať na starosti pokladnicu,
– preradení tohto zamestnanca na inú prácu,
– skončení pracovného pomeru so zamestnancom,
– zmene vedúceho pracovníka, zamestnanca a podobne.

Postup pri inventarizácii pokladnice

Inventarizácia pokladnice v spoločnosti FFP, s. r. o., predstavuje súbor prác, ktoré je možné rozdeliť do niekoľkých krokov:

1. práce pred začatím inventarizácie, ktoré pozostávajú zo stanovenia pracovníkov, ktorí budú inventarizáciu vykonávať, t. j. členov inventarizačnej komisie a ich zoznámenie s úlohou a cieľom inventarizácie,
2. prípravné práce inventarizácie, ktoré pozostávajú z prác, ako je napríklad zabezpečenie pracovných pomôcok, pripravenie priestorov, kde sa inventarizácia vykoná, zabezpečenie, že počas výkonu inventarizácie sa nebudú vydávať a prijímať peňažné prostriedky do pokladnice a podobne,
3. fyzická inventúra všetkých pokladníc vedených v spoločnosti, ktorá sa vykoná prepočítaním peňažných prostriedkov v jednotlivých pokladniciach,
4. vypracovanie inventúrnych súpisov v súlade s ustanovením § 30 ods. 2 ZÚ,
5. porovnanie skutočného stavu zisteného inventúrou so stavom vyčísleným v účtovníctve, konkrétne v pokladničných knihách,
6. vyčíslenie inventarizačných rozdielov,
7. vypracovanie inventarizačných zápisov podľa § 30 ods. 3 ZÚ,
8. vypracovanie návrhu na vysporiadanie inventarizačných rozdielov.

Skutočné stavy pokladnice zisťuje inventarizačná komisia. Fyzickej inventúry pokladnice sa okrem členov inventarizačnej komisie zúčastní aj pracovník, ktorý je zodpovedný za stav pokladnice. Takýto pracovník by mal mať podpísanú dohodu o hmotnej zodpovednosti.

Poznámka
V prípade, že má ÚJ viac pokladníc, napríklad vo viacerých prevádzkových jednotkách, súčasťou smernice by mal byť aj zoznam týchto miest. Inventarizácia sa vykoná súčasne vo všetkých pokladn­iciach naraz.

Celú smernicu s prílohami nájdete v pravom boxe Súvisiace články.

Autor: Ing. Jarmila Strählová