Archivovanie, uchovávanie a ochrana písomností, účtovnej a mzdovej dokumentácie

1. Sústava archívov, ich zriaďovanie a zrušovanie

Sústavu archívov tvoria:

1. verejné archívy, ktorými sú:

• štátne ústredné archívy a štátne archívy s regionálnou územnou pôsobnosťou,
• archívy štátnych orgánov, štátnych rozpočtových organizácií a štátnych príspevkových organizácií,
• mestské archívy a archívy samosprávnych krajov,
• archívy právnických osôb zriadených zákonom, napr. o Rozhlase a televízii Slovenska,
• archívy právnických osôb a archívy fyzických osôb, ktoré sú orgánmi verejnej správy, napr. civilné letectvo,

2. súkromné, ktorými sú archívy neštátnych podnikov, a to:

• archívy právnických osôb,
• archívy fyzických osôb.

Ministerstvo vnútra SR zriaďuje štátne ústredné archívy a štátne archívy s regionálnou pôsobnosťou na plnenie úloh štátnej správy na úseku archívov a registratúr.

Zriadiť a zrušiť archív môžu:

• štátne orgány a nimi zriadené a založené právnické osoby,
• obce a samosprávne kraje,
• iné právnické osoby,
• fyzické osoby.

Z uvedeného vyplýva, že súkromné podnikateľské subjekty, t. j. fyzické aj právnické osoby, môžu zriaďovať vlastné archívy, samozrejme za podmienok stanovených zákonom a vyhláškou o archívoch a registratúrach. Zriadiť a zrušiť archív je možné len so súhlasom Ministerstva vnútra SR.

Zákon presne vymedzuje náležitosti jednotlivých žiadostí. Žiadosť o súhlas so zriadením archívu musí obsahovať okrem identifikačných údajov o žiadateľovi (meno, priezvisko, trvalý pobyt) aj doklady preukazujúce, že:

• úlohy archívu budú plniť osoby najmenej s úplným stredným vzdelaním alebo s úplným stredným odborným vzdelaním, vždy však aspoň jedna osoba s vysokoškolským vzdelaním v študijnom odbore archívnictvo a pomocné historické vedy alebo v príbuznom študijnom odbore (tieto osoby musia byť zapísané v zozname, ktorý vedie Ministerstvo vnútra SR, vznik a skončenie ich pracovného pomeru je potrebné nahlásiť MV SR),
• archív bude umiestnený v priestoroch zabezpečujúcich ochranu archívnych dokumentov,
• archív má priestory na prístup k archívnym dokumentom,
• zriaďovateľ archívu je schopný finančne zabezpečiť činnosť archívu tak, aby archív mohol plniť úlohy, ktoré mu vyplývajú zo zákona.

Žiadosť o súhlas so zrušením archívu musí obsahovať okrem identifikačných údajov o žiadateľovi aj:

• dôvody, pre ktoré chce zriaďovateľ archív zrušiť,
• ponuku na odkúpenie archívnych dokumentov štátom s návrhom ceny.

Zriaďovateľ archívu je oprávnený:

• požiadať Ministerstvo vnútra SR o finančný príspevok na úhradu nákladov na úpravy priestorov archívu vykonávané s cieľom zlepšiť podmienky ochrany archívnych dokumentov,
• požiadať o informáciu, odbornú radu a usmernenie.

Zriaďovateľ archívu je povinný:

• požiadať Ministerstvo vnútra SR o súhlas so zriadením archívu,
• zabezpečiť, aby úlohy archívu plnili osoby zapísané v zozname osôb vykonávajúcich v archíve odborné činnosti podľa zákona,
• oznámiť Ministerstvu vnútra SR vznik a skončenie pracovného pomeru, vznik, skončenie a zánik štátnozamestnaneckého pomeru osôb zapísaných v uvedenom zozname,
• umiestniť archív v priestoroch, ktoré zabezpečujú ochranu archívnych dokumentov a umožňujú prístup k archívnym dokumentom,
• požiadať Ministerstvo vnútra SR o súhlas so zrušením archívu, ponúknuť mu archívne dokumenty a uložiť ich v archíve určenom ministerstvom.

Podnikateľské subjekty, ktoré si nezriadili vlastný archív, budú svoje archívne dokumenty odovzdávať príslušnej pobočke štátneho archívu, do ktorého pôsobnosti patria. Z vymedzenia územných obvodov pobočiek štátnych archívov podľa tabuľky č. 1 podnikateľský subjekt zistí svoj príslušný archív.

Tabuľka č. 1: Vymedzenie územných obvodov pobočiek štátnych archívov

Archívy s regionálnou územnou pôsobnosťou sa nachádzajú v Banskej Bystrici, Bratislave, Bytči, Košiciach, Levoči, Nitre a Prešove. Archívom s regionálnou územnou pôsobnosťou je aj Archív hlavného mesta SR. Štátne archívy s regionálnou pôsobnosťou majú spolu 37 pobočiek.

Štátne archívy s regionálnou pôsobnosťou preberajú archívne dokumenty od:

• štátnych orgánov so sídlom a s pôsobnosťou v ich územnom obvode,
• právnických osôb zriadených a založených štátnymi orgánmi,
• samosprávnych krajov so sídlom v ich územnom obvode,
• právnických osôb zriadených a založených samosprávnymi krajmi,
• univerzít a iných vysokých škôl so sídlom v ich územnom obvode,
• právnických osôb, najmä z oblasti hospodárskeho života, ktoré majú sídlo v ich územnom obvode,
• fyzických osôb regionálneho významu, ktoré majú trvalý pobyt v ich územnom obvode,
• pôvodcov, ktorých určí ministerstvo.

Pobočky štátnych archívov preberajú archívne dokumenty od:

• štátnych orgánov so sídlom a s pôsobnosťou v ich územnom obvode,
• právnických osôb zriadených štátnymi orgánmi,
• obcí nachádzajúcich sa v ich územnom obvode,
• právnických osôb zriadených a založených obcami,
• právnických osôb, ktoré majú sídlo a pôsobia prevažne v ich územnom obvode,
• významných fyzických osôb miestneho spoločenského života, ktoré majú trvalý pobyt v ich územnom obvode,
• pôvodcov, ktorých určí ministerstvo.

2. Povinnosti archívu

Zákon o archívoch a registratúrach ukladá archívom tieto povinnosti:

1. vykonávať predarchívnu starostlivosť a preberať archívne dokumenty od ich pôvodcu alebo vlastníka, t. j. odsúhlasovať a schvaľovať registratúrne poriadky a registratúrne plány navrhnuté pôvodcom registratúry a v zmysle nich zabezpečiť preberanie archívnych dokumentov;

2. evidovať archívne dokumenty, ktoré prebral, udržiavať evidenciu v súlade so skutočným stavom a oznamovať zmeny v evidencii;

Evidenciu tvoria:

• evidenčný list, ktorý sa vedie ku každému súboru archívnych dokumentov,
• kniha prírastkov, do ktorej sa zapisujú údaje o prevzatých súboroch,
• kniha depozitov, do ktorej sa zapisujú údaje o súboroch archívnych dokumentov prevzatých do zmluvnej úschovy,
• kniha úbytkov, do ktorej sa zapisujú údaje o súboroch vyradených z archívu.

Náležitosti jednotlivých druhov evidencie a formu a spôsob zápisu do evidencie upravuje vyhláška o archívoch a registratúrach.

3. ochraňovať archívne dokumenty predovšetkým:

• pred odcudzením, a to kovovými mrežami na dverách a oknách alebo zabezpečovacou signalizáciou, alebo strážnou službou,
• pred poškodením zapríčineným napr. manipuláciou, požiarom, vodou, degeneračnými činiteľmi a pod., a to preventívnou ochranou, konzervovaním a reštaurovaním;

4. sprístupňovať archívne dokumenty, a to:

• na základe písomnej žiadosti žiadateľa formou odpisu, výpisu, potvrdenia alebo kópie archívneho dokumentu alebo
• na základe bádateľského listu formou štúdia, alebo
• vo výnimočných prípadoch na základe zmluvy formou verejného vystavovania;

5. vydať bádateľský poriadok, ktorý upravuje organizáciu štúdia archívnych dokumentov, ochranu dokumentov pri štúdiu, vyhotovovanie odpisu, výpisu, potvrdenia, kópie archívneho dokumentu, t. j. stanovuje pravidlá vstupu do bádateľne, pravidlá prístupu k informáciám o archívnych dokumentoch a pravidlá prístupu k archívnym dokumentom;

6. umožňovať výkon štátneho odborného dozoru, ktorý vykonáva Ministerstvo vnútra SR prostredníctvom príslušného štátneho archívu s cieľom kontroly plnenia povinností ustanovených zákonom a vyhláškou o archívoch a registratúrach;

7. umožňovať prístup k archívnym dokumentom, archívnym pomôckam a k evidencii archívnych dokumentov predovšetkým vytváraním priestorov na prístup k archívnym dokumentom;

8. vypracúvať program vyhotovovania konzervačných kópií (t. j. kópie archívneho dokumentu spravidla na mikrofilme s cieľom zachovať informáciu, ktorú archívny dokument obsahuje), o programe informovať Slovenský národný archív a jedno vyhotovenie kópie najvýznamnejších archívnych dokumentov mu zasielať.

Na evidenciu miesta aktuálneho uloženia archívnych dokumentov v ukladacích priestoroch slúži lokačný prehľad. Lokačný prehľad sa vedie na voľných, priebežne číslovaných listoch alebo v elektronickej forme a obsahuje:

• údaje o mieste aktuálneho uloženia archívnych dokumentov, ktorými sú názov súboru archívnych dokumentov a identifikačné údaje miesta uloženia ako mesto, ulica, číslo, poschodie, regál, sekcia, polica,
• plán priestorov a ukladacích priestorov.

Priestormi archívu sú:

• priestory na preberanie a očistu archívnych dokumentov,
• ukladacie priestory – budovy alebo miestnosti používané výlučne na dlhodobé uloženie archívnych dokumentov, vybavené celokovovými pevnými alebo pohyblivými regálmi, so zamedzeným prístupom priameho denného svetla, zabezpečením účinného vetrania,
• špecializované pracoviská – manipulačné priestory, laboratóriá na konzervovanie a reštaurovanie a ďalšie pracoviská na ochranu archívnych dokumentov,
• priestory na prístup k archívnym dokumentom, ktorými sú:
• priestory na štúdium archívnych dokumentov, tzv. bádateľňa,
• priestory na prednášky a premietanie filmov,
• výstavné priestory,
• knižnica.

3. Prístup k archívnym dokumentom

Právo na prístup k archívnym dokumentom má podľa zákona o archívoch a registratúrach každý na základe písomnej žiadosti. Prístup k archívnym dokumentom je súčasťou práva na informácie, ktoré patrí k základným slobodám zakotveným v Ústave SR. Toto právo však nie je neobmedzené. Dôvody obmedzenia sú zákonne upravené.

Archív umožňuje prístup k archívnym dokumentom vyhotovovaním odpisov, výpisov, potvrdení, kópií, štúdiom a verejným vystavovaním archívnych dokumentov.

Obmedziť prístup k archívnym dokumentom môže:

1. pôvodca archívnych dokumentov, ktorý má právo pri odovzdávaní archívnych dokumentov do archívu obmedziť prístup čiastočne alebo úplne, neskôr môže udeliť osobitné povolenie na prístup k archívnym dokumentom, ktoré inak nie sú prístupné,

2. archív v presne určených prípadoch, a to:

• ak by prístup k informáciám mohol ohroziť bezpečnosť štátu, jeho záujmy alebo ak to vyplýva z medzinárodných zmlúv,
• ak by mohlo dôjsť k ohrozeniu záujmov žijúcich osôb,
• ak by mohlo dôjsť k poškodeniu archívnych dokumentov,
• ak to ukladajú podmienky, za ktorých boli archívne dokumenty uložené v archíve,
• ak žiadateľ o prístup k archívnym dokumentom v predchádzajúcich 10 rokoch hrubo porušil bádateľský poriadok alebo poškodil archívny dokument.

O obmedzení prístupu musí archív vydať písomné rozhodnutie, ktoré musí obsahovať náležitosti v zmysle správneho poriadku (§ 47 zákona č. 71/1967 Zb. o správnom konaní) s možnosťou odvolania sa proti zamietnutiu žiadosti o prístup k archívnym dokumentom.

Prístup k archívnym dokumentom nemožno obmedziť:

• ich pôvodcovi, jeho právnemu nástupcovi a vlastníkovi archívnych dokumentov,
• štátnym orgánom, obci, samosprávnemu kraju a iným právnickým a fyzickým osobám v súlade s ich činnosťou podľa osobitných predpisov, napr. zákona č. 46/1993 Z. z. o Slovenskej informačnej službe a pod.,
• žiadateľovi, ktorého sa týkajú údaje obsiahnuté v archívnych dokumentoch,
• ak prístup neobmedzil archív alebo ak pred vyraďovacím konaním nebol prístup obmedzený.

Prístup k osobným údajom v archívnych dokumentoch je možný:

• po uplynutí 90 rokov od vzniku záznamu po predložení písomného súhlasu s osvedčeným podpisom fyzickej osoby, o ktorej osobné údaje ide, alebo jej zákonného zástupcu, alebo blízkej osoby, ak táto fyzická osoba už nežije.

Upozornenie:
V praxi sa často používajú pojmy „archív“ a „archivovanie“ aj namiesto pojmov „registratúrne stredisko“ a „registratúra“. Je potrebné uvedomiť si, že archív je odborné pracovisko, ktoré preberá, eviduje, ochraňuje a sprístupňuje archívne dokumenty, t. j. záznamy, ktoré majú trvalú dokumentárnu hodnotu. O archivovaní tak môžeme hovoriť len v súvislosti s činnosťou archívov.

Poznámka redakcie:§ 47 zákona č. 71/1967 Zb.

1. Pôvodca registratúry

Podľa charakteru pôvodcu registratúry sa registratúrne záznamy členia do kategórií nasledovne:

• registratúrne záznamy pôvodcu I. kategórie – vznikli z činností štátnych orgánov, orgánov samosprávy a verejnej správy,
• registratúrne záznamy pôvodcu II. kategórie – vznikli z činností pôvodcov určených ministerstvom,
• registratúrne záznamy pôvodcu III. kategórie – vznikli z činností ostatných pôvodcov registratúry.

Zabezpečenie evidovania, tvorby, ukladania, ochrany registratúrnych záznamov, prístup k nim a zabezpečovanie ich vyraďovania označujeme ako správa registratúry, je to tzv. spisová služba ako samostatný informačný systém. Pod správou registratúry tak rozumieme:

• evidovanie všetkých záznamov,
• bezpečné a účelné uloženie záznamov,
• vyraďovanie záznamov po uplynutí lehoty uloženia.

Správu registratúry je povinný zabezpečovať každý podnikateľský aj nepodnikateľský subjekt – právnická aj fyzická osoba.

Správa registratúry môže byť vedená:

• neautomatizovane – použitím klasickej „papierovej“ evidencie registratúrnych záznamov,
• automatizovane – použitím výpočtovej techniky so špecializovaným softvérom.

Zákon o archívoch a registratúrach ukladá pôvodcovi registratúry tieto základné povinnosti:

• evidovať záznamy, ktoré vznikli z jeho činnosti a došlé záznamy,
• vypracovať registratúrny plán a predložiť ho na schválenie štátnemu ústrednému archívu alebo štátnemu archívu s regionálnou územnou pôsobnosťou; to neplatí pre pôvodcu registratúry, z činnosti ktorého nevznikajú záznamy majúce trvalú dokumentárnu hodnotu, ani pre pôvodcu registratúry, ktorého výsledky sú predmetom autorského práva,
• zabezpečovať správu registratúry,
• zabezpečiť trvanlivosť registratúrneho záznamu, ak je registratúrny záznam vyhotovený na papieri, musí spĺňať požiadavky technickej normy,
• uchovávať registratúrny záznam, z ktorého vyhotovil elektronickú kópiu, počas lehoty jeho uloženia, t. j. uchovávať elektronický registratúrny záznam, ktorý vytvoril a spracúva pomocou technických prostriedkov v elektronickej, magnetickej, optickej alebo v inej forme,
• zabezpečovať, aby správu registratúry vykonávali osoby, ktoré majú najmenej úplné stredné vzdelanie,
• umiestniť registratúru v priestoroch, ktoré zaručujú jej zachovanie, t. j. zriadiť registratúrne stredisko a umiestniť ho v priestoroch chránených kovovými mrežami a bezpečnostnou zámkou a chrániť registratúrne záznamy pred odcudzením a poškodením,
• umožňovať výkon štátneho odborného dozoru nad správou registratúry, ktorý vykonáva ministerstvo vnútra prostredníctvom archívu,
• vyraďovať pravidelne registratúrne záznamy len so súhlasom ministerstva prostredníctvom štátneho archívu,
• označiť registratúrne záznamy, ku ktorým chce obmedziť prístup, slovami „obmedzený prístup“ s uvedením času trvania obmedzenia,
• oznamovať bezodkladne ministerstvu prostredníctvom ústredného archívu alebo štátneho archívu s regionálnou územnou pôsobnosťou zmenu svojho názvu a zmenu miesta uloženia registratúry,
• odovzdať archívne dokumenty po vyraďovacom konaní do archívu v lehote, ktorú určil štátny archív, spolu so zoznamom odovzdávaných archívnych dokumentov a s evidenčnými pomôckami podľa registratúrneho poriadku,
• odovzdať bezodkladne registratúru právnemu nástupcovi alebo ak zanikne bez právneho nástupcu:
  • odovzdať registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou ministerstvu prostredníctvom štátneho ústredného archívu alebo štátneho archívu s regionálnou územnou pôsobnosťou usporiadané podľa jeho pokynov,
  • uložiť registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty do uplynutia lehôt uloženia a oznámiť ministerstvu miesto, kde sú uložené.

Pôvodca registratúry je oprávnený požiadať ministerstvo prostredníctvom štátneho ústredného archívu alebo štátneho archívu s regionálnou územnou pôsobnosťou o informáciu, odbornú radu a usmernenie. Mali by to využiť podnikateľské subjekty, ktoré nemajú, resp. majú malé skúsenosti so správou registratúry.

Pôvodca registratúry môže správu svojej registratúry zveriť inej osobe na zmluvnom základe pri zachovaní povinností pôvodcu registratúry podľa zákona o archívoch a registratúrach.

Základné oprávnenia a povinnosti pôvodcu registratúry sú zhrnuté v tabuľke č. 2.

Tabuľka č. 2: Pôvodca registratúry

2. Registratúrny poriadok a registratúrny plán

Registratúrny poriadok je smernica pre správu registratúry, ktorá upravuje základné okruhy činností pri správe registratúry v konkrétnych podmienkach pôvodcu registratúry. Pôvodca registratúry, ktorý je orgánom verejnej správy, právnickou osobou zriadenou orgánom verejnej správy, právnickou osobou zriadenou zákonom alebo právnickou osobou, ktorej postavenie upravuje zákon, je povinný vypracovať registratúrny poriadok.

Registratúrny poriadok a registratúrny plán sú teda interné smernice upravujúce správu registratúry. Stanovujú najmä:

• výklad základných pojmov,
• postup jednotlivých organizačných zložiek pri manipulácii so spismi,
• spôsob evidencie a opatrenia, aby nedošlo k poškodeniu, zničeniu, strate alebo neoprávnenému použitiu záznamov,
• povinnosti a zodpovednosť zamestnancov,
• úlohy podateľne,
• dozor nad vyraďovaním spisov.

Pôvodca registratúry v registratúrnom poriadku upravuje:

• evidovanie, tvorbu, ukladanie, ochranu registratúrnych záznamov, prístup k registratúrnym záznamom a ich vyraďovanie,
• personálne, priestorové a materiálno-technické zabezpečenie správy registratúry,
• úlohy a opis činností zamestnancov pôvodcu registratúry na jednotlivých úsekoch správy registratúry,
• používanie pečiatok, zaručeného elektronického podpisu a časovej pečiatky.

Registratúrny plán člení registratúru do vecných skupín, ktoré označuje registratúrnymi značkami. U pôvodcov registratúry, ktorí sú povinní vypracovať registratúrny poriadok, je registratúrny plán jeho súčasťou. Pridelením registratúrnej značky sa určí miesto v registratúre, znak hodnoty a lehota uloženia.

Znakom hodnoty „A“ sa označujú skupiny registratúrnych záznamov, ktoré majú trvalú dokumentárnu hodnotu a po uplynutí lehoty uloženia sa odovzdajú do archívu, kde sa natrvalo uložia. Ostatné vecné skupiny sa znakom hodnoty „A“ neoznačujú.

Znak hodnoty „A“ navrhuje pôvodca registratúry v registratúrnom pláne pre každú vecnú skupinu registratúrnych záznamov. Uvedený návrh sa schvaľuje pri schvaľovaní registratúrneho poriadku podľa kritérií hodnotenia záznamu, ktorými sú:

• obsah záznamu,
• význam pôvodcu záznamu,
• obdobie vzniku záznamu,
• jedinečnosť vyhotovenia záznamu,
• hodnovernosť záznamu,
• vlastnosti nosiča záznamu,
• pri elektronickom zázname aj úplnosť štruktúrovaných údajov o jeho obsahu, štruktúre a väzbách elektronického záznamu a jeho správe.

Trvalú dokumentárnu hodnotu majú najmä registratúrne záznamy, ktoré obsahujú:

• informácie o vzniku, organizačných zmenách a zániku pôvodcu registratúry,
• informácie o činnosti, majetkových a finančných pomeroch a ľudských zdrojoch pôvodcu registratúry,
• interné predpisy, smernice, nariadenia vydané pôvodcom registratúry,
• zápisnice a rozhodnutia z rokovaní orgánov pôvodcu registratúry.

Lehota uloženia, bez ohľadu na znak hodnoty, určuje počet rokov, počas ktorých pôvodca registratúry potrebuje registratúrny záznam na svoju činnosť, resp. po koľkých rokoch sa registratúrny záznam stane predmetom vyraďovania. Lehota začína plynúť 1. januára po roku, v ktorom pôvodca registratúry uzavrel spis alebo v ktorom splnil podmienky na začatie jej plynutia ustanovené v registratúrnom pláne. Takto stanovená lehota sa nesmie skrátiť, jedine v odôvodnených prípadoch predĺžiť.

Lehotu uloženia navrhuje pôvodca registratúry v registratúrnom pláne pre každú vecnú skupinu registratúrnych záznamov tak, aby mu umožňovala prístup k registratúrnym záznamom po celý čas, v ktorom ich bude potrebovať pre svoju činnosť, s prihliadnutím na lehoty uloženia stanovené osobitnými predpismi. Uvedený návrh sa schvaľuje pri schvaľovaní registratúrneho poriadku.

Pri niektorých druhoch registratúrnych záznamov lehotu uloženia určujú všeobecne záväzné právne predpisy, ktoré pôvodca registratúry musí rešpektovať, napr. zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov.

Znak hodnoty „A“ a lehota uloženia sa uvádzajú podľa schváleného registratúrneho poriadku v registratúrnom denníku a na spisovom obale, ak je vyhotovený.

Registratúrne záznamy, ktorým ešte neuplynula lehota uloženia, sa ukladajú v registratúrnom stredisku, ktoré organizuje a zabezpečuje evidovanie, ukladanie a úschovu písomností a zároveň umožňuje oprávneným osobám nazeranie, vypožičiavanie, odpisovanie a kopírovanie registratúrnych záznamov. Evidenciou o mieste konkrétneho aktuálneho uloženia registratúrnych záznamov v registratúrnom stredisku je tzv. lokačný prehľad, ktorý sa môže viesť na voľných priebežne číslovaných listoch alebo v elektronickej forme. Jeho súčasťou je aj plán priestorov registratúrneho strediska a plán ukladacích priestorov.

Pri manipulácii s registratúrnymi záznamami treba dbať na:

• obmedzenie manipulácie na nevyhnutnú mieru,
• ukladanie registratúrnych záznamov do ochranných obalov primeranej veľkosti a tvaru,
• použitie postupov, ktoré neohrozia fyzický stav registratúrnych záznamov.

3. Povinnosť vypracovania registratúrneho poriadku

Podľa § 16 ods. 3 zákona o archívoch a registratúrach je povinnosť vypracovania registratúrneho poriadku uložená pre pôvodcu registratúry, ktorý je orgánom verejnej správy, právnickou osobou zriadenou orgánom verejnej správy, právnickou osobou zriadenou zákonom alebo právnickou osobou, ktorej postavenie upravuje zákon.

Povinnosť vypracovať registratúrny plán a predložiť ho na schválenie štátnemu ústrednému archívu alebo štátnemu archívu s regionálnou územnou pôsobnosťou neplatí pre pôvodcov registratúry, z činnosti ktorých nevznikajú záznamy majúce trvalú dokumentárnu hodnotu, ani pre pôvodcu registratúry, ktorého výsledky činnosti sú predmetom autorského práva.

Z uvedeného vyplýva, že podnikatelia nie sú povinní vypracovať registratúrne poriadky. Ak registratúru tvorí len účtovná dokumentácia, personálna a mzdová agenda, ktoré nie sú zdrojom archívnych dokumentov, podnikatelia nie sú povinní vypracovať ani registratúrny plán. Pri uchovávaní dokumentácie sú však povinní dodržiavať ustanovenia predovšetkým zákona o účtovníctve (pozri kapitolu V. a VI.) a pri vyraďovaní dokumentácie, ktorej uplynula lehota uloženia, postupovať v zmysle zákona o archívoch a registratúrach.

Aj napriek tomu, že povinnosť vypracovania registratúrneho poriadku a registratúrneho plánu nie je daná zákonom, je vhodné, aby podnikatelia mali registratúrny poriadok a registratúrny plán formou vnútroorganizačnej smernice vypracované.

Ak z činnosti súkromných podnikateľských subjektov podnikajúcich ako fyzická osoba alebo právnická osoba vznikajú registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou, tieto subjekty sú povinné registratúrny plán vypracovať a predložiť ho na schválenie štátnemu archívu.

Zákon o archívoch a registratúrach tak rozdeľuje pôvodcov registratúry do troch kategórií, a to pôvodcov registratúry, ktorí:

• sú povinní vypracovať registratúrny poriadok a registratúrny plán,
• sú povinní vypracovať iba registratúrny plán,
• nie sú povinní vypracovať ani registratúrny poriadok, ani registratúrny plán.

Za účelom zaradenia pôvodcov registratúry do príslušnej kategórie vypracovalo Ministerstvo vnútra SR nasledovnú typológiu pôvodcov registratúry (zdroj: www.civil.gov.sk):

*) Pojem podnikateľ je uvedený v súlade s § 2 ods. 2 Obchodného zákonníka.

V nejednoznačných prípadoch rozhoduje o začlenení pôvodcu registratúry do príslušnej kategórie vždy Ministerstvo vnútra SR.

Súkromné podnikateľské subjekty do kategórie pôvodcov registratúry, ktorí sú povinní vypracovať registratúrny poriadok a registratúrny plán, prevažne nepatria.

Vzor vnútroorganizačnej smernice pre druhú skupinu pôvodcov registratúry, ktorí sú povinní vypracovať a predložiť na schválenie príslušnému štátnemu archívu registratúrny plán, uvádzame v prílohe č. 1. Vzor smernice je vypracovaný v súlade so zákonom o archívoch a registratúrach a v súlade so vzorovým textom registratúrneho plánu vydaným Ministerstvom vnútra SR.

Aj pôvodcovia registratúry patriaci do tretej skupiny, t. j. pôvodcov registratúry, ktorí nie sú povinní vypracovať registratúrny plán, by mali mať vnútroorganizačnú smernicu na manipuláciu s registratúrnymi záznamami. Vzor uvádzame v prílohe č. 2. Vzor smernice je vypracovaný v súlade so zákonom o archívoch a registratúrach a v súlade s Jednotným návodom na manipuláciu s registratúrnymi záznamami č. SVS-204-2007/00746 a odporučenou štruktúrou členenia registratúry s odporúčanou lehotou uloženia vydanými Ministerstvom vnútra SR.

4. Vyraďovanie registratúrnych záznamov

Vyraďovanie registratúrnych záznamov je súhrn odborných činností, pri ktorých sa z registratúry vyraďujú registratúrne záznamy, ktorým uplynula lehota uloženia. Pri vyraďovaní registratúrnych záznamov, ktoré obsahujú utajované skutočnosti, sa uplatní zákon č. 241/2001 Z. z. o ochrane utajovaných skutočností.

Podnikateľské subjekty môžu registratúrne záznamy vyraďovať len vo vyraďovacom konaní. Týka sa to aj subjektov, ktoré nie sú povinné vypracovať registratúrny plán. Registratúrne záznamy, o ktorých sa rozhodne, že majú trvalú dokumentárnu hodnotu, sa ukladajú do archívu a stávajú sa archívnym dokumentom. Registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty sa ničia.

Pôvodca registratúry vyraďuje registratúrne záznamy najmenej raz za päť rokov.
Vyraďovanie registratúrnych záznamov pozostáva z dvoch etáp, a to z:

• prípravy vyraďovacieho konania, kde pôvodca registratúry navrhuje na vyradenie registratúrne záznamy, ktorým uplynula lehota uloženia v zmysle registratúrneho plánu; v prípade, že niektoré registratúrne záznamy po uplynutí lehoty uloženia ešte potrebuje, prerokuje vo vyraďovacom konaní predĺženie tejto lehoty, pôvodca registratúry nesmie navrhnúť na vyradenie registratúrne záznamy, ktorým ešte neuplynula lehota uloženia;
• vyraďovacieho konania, kde po predložení návrhu na vyradenie ministerstvo prostredníctvom príslušného štátneho archívu:
  • posúdi:
    • úplnosť predloženého návrhu,
    • nadväznosť predloženého návrhu na predchádzajúce vyraďovacie konanie,
    • správnosť zaradenia registratúrnych záznamov do príslušného zoznamu podľa registratúrneho plánu pôvodcu registratúry platného v čase vzniku,
    • pri elektronických registratúrnych záznamoch aj úplnosť štruktúrovaných údajov o ich obsahu, štruktúre, väzbách a správe a schopnosť ich zobrazenia používateľsky vnímateľným spôsobom;
  • vydá rozhodnutie podľa odborných kritériío:
    • vyradení registratúrnych záznamov,
    • trvalej dokumentárnej hodnote registratúrnych záznamov a termíne ich odovzdania do archívu,
    • tom, že pôvodca registratúry môže zničiť registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty.

Návrh na vyradenie registratúrnych záznamov okrem základných identifikačných údajov musí obsahovať aj:

• vyhlásenie o tom, že všetkým navrhnutým registratúrnym záznamom už uplynula lehota uloženia,
• vyhlásenie o tom, že navrhnuté registratúrne záznamy už pôvodca registratúry pre svoju činnosť nepotrebuje,
• zoznam vecných skupín registratúrnych záznamov v súlade s registratúrnym plánom navrhnutých na uloženie do archívu, označených znakom hodnoty „A“,
• zoznam vecných skupín registratúrnych záznamov v súlade s registratúrnym plánom na zničenie neoznačených znakom hodnoty „A“.

Zoznamy vecných skupín registratúrnych záznamov navrhnutých na vyradenie obsahujú tieto údaje:

• poradové číslo vyraďovanej vecnej skupiny registratúrnych záznamov,
• registratúrnu značku a názov vecnej skupiny podľa registratúrneho plánu,
• rok uzatvorenia vecnej skupiny registratúrnych záznamov,
• znak hodnoty podľa registratúrneho plánu, ak ho vecná skupina má,
• lehotu uloženia,
• počet ukladacích jednotiek, napr. počet zväzkov, škatúľ a pod.,
• poznámku, napr. obmedzenie prístupu, fyzický stav.

Pôvodca registratúry môže zničiť registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty, ak mu rozhodnutie štátneho archívu nebolo doručené do 60 dní od predloženia návrhu na vyradenie.

V súvislosti s vyraďovaním registratúrnych záznamov zákon o archívoch a registratúrach ukladá nasledovné povinnosti správcom konkurznej podstaty po rozhodnutí súdu o skončení prevádzkovania firmy:

• oznámiť túto skutočnosť Ministerstvu vnútra SR prostredníctvom príslušného archívu, a to do jedného mesiaca od nadobudnutia právoplatnosti rozhodnutia súdu,
• pred výmazom z obchodného registra vypracovať návrh na vyradenie registratúrnych záznamov a predložiť ho príslušnému archívu,
• odovzdať registratúrne záznamy do archívu,
• zabezpečiť vyradenie a uloženie registratúrnych záznamov bez trvalej dokumentárnej hodnoty do uplynutia lehôt uloženia a oznámiť príslušnému archívu miesto uloženia.

5. Preberanie archívnych dokumentov

Archív preberá archívne dokumenty od pôvodcu registratúry podľa registratúrneho poriadku. Po vyraďovacom konaní pôvodca archívnych dokumentov odovzdá dokumenty archívu alebo ich uloží vo vlastnom archíve.

Preberanie archívnych dokumentov sa uskutočňuje na základe preberacieho protokolu vyhotoveného archívom, ktorý obsahuje:

• názov preberajúceho archívu,
• názov odovzdávajúceho,
• názov pôvodcu archívnych dokumentov, ak nie je odovzdávajúcim,
• časové rozpätie vzniku archívnych dokumentov,
• číslo rozhodnutia o vyradení registratúrnych záznamov,
• počet odovzdávaných archívnych ukladacích jednotiek,
• vyhlásenie odovzdávajúceho, že archívne dokumenty sú označené podľa rozhodnutia príslušného štátneho archívu,
• vyhlásenie odovzdávajúceho o fyzickom stave archívnych dokumentov,
• miesto a dátum prevzatia archívnych dokumentov,
• odtlačok úradnej pečiatky odovzdávajúceho, archívu a podpisy ich zástupcov,
• prílohu – zoznam odovzdávaných archívnych dokumentov vypracovaný odovzdávajúcim, ktorý obsahuje:
  • registratúrnu značku podľa registratúrneho plánu,
  • názov vecnej skupiny podľa registratúrneho plánu,
  • rok alebo časové rozpätie vzniku odovzdávaných archívnych dokumentov,
  • číslo ukladacej jednotky, t. j. čísla obalov, v ktorých sú uložené archívne dokumenty príslušnej vecnej skupiny,
  • poznámku, napr. obmedzenie prístupu, fyzický stav.

Archív môže odmietnuť prebrať archívne dokumenty, ktoré nie sú usporiadané podľa registratúrneho plánu, a určiť lehotu na usporiadanie archívnych dokumentov.

Náklady súvisiace s odovzdávaním archívnych dokumentov do archívu uhrádza pôvodca registratúry.

Základné poznatky o registratúrnych záznamoch a ich obehu sú zhrnuté v tabuľkách č. 3 a č. 4.

Tabuľka č. 3: Registratúrne záznamy

Tabuľka č. 4: Obeh registratúrnych záznamov

Poznámka redakcie:  § 16 ods. 3 zákona o archívoch a registratúrach a § 19 ods. 1 zákona č. 431/2002 Z. z..

Ministerstvo vnútra SR prostredníctvom archívu môže po prejednaní priestupku v zmysle zákona č. 372/1990 Zb. o priestupkoch uložiť nasledovné pokuty:

a) do 33 193 eur tomu, kto:

• zničí alebo poškodí archívny dokument,
• odcudzí archívny dokument,
• vyvezie trvalo archívny dokument bez povolenia ministerstva,
• neoprávnene zničí registratúrne záznamy alebo registratúru bez vyraďovacieho konania;

b) do 16 596 eur tomu, kto:

• neumožní výkon štátneho odborného dozoru,
• nevykoná opatrenia na ochranu archívneho dokumentu,
• neodovzdá archívny dokument do nútenej úschovy,
• neodovzdá archívny dokument, ktorý mu bol vyvlastnený,
• nepredloží cudzí archívny dokument s cieľom identifikovať ho,
• vyvezie trvalo registratúrne záznamy;

c) do 3 319 eur tomu, kto:

• vyvezie dočasne archívny dokument bez povolenia ministerstva,
• dovezie na územie Slovenskej republiky cudzí archívny dokument bez povolenia štátu vývozu alebo dovezie archívny dokument odcudzený v inom štáte,
• nepredloží archívny dokument na reštaurovanie alebo konzervovanie,
• nezabezpečí správu registratúry,
• umiestni registratúrne záznamy v priestoroch, ktoré nespĺňajú podmienky ich ochrany alebo nezabezpečí uchovanie alebo zmenu formátu elektronického registratúrneho záznamu,
• nevykoná opatrenie na nápravu nedostatkov v správe registratúry, ktoré mu uložilo ministerstvo;

d) do 1 659 eur tomu, kto:

• nepredloží na posúdenie dokumentárnej hodnoty záznam, ktorý nadobudol a ktorého obsah, pôvod, čas vzniku alebo jedinečnosť vyhotovenia odôvodňujú predpoklad, že by mohlo ísť o archívny dokument,
• nepožiada ministerstvo o súhlas so zriadením archívu alebo zrušením archívu,
• neponúkne ministerstvu archívne dokumenty na prednostné odkúpenie,
• vyvezie dočasne bez povolenia registratúrne záznamy,
• neoznámi zmenu vlastníka alebo držiteľa archívneho dokumentu, zmenu uloženia, stratu, odcudzenie, opätovné nadobudnutie, poškodenie alebo zničenie archívneho dokumentu,
• poruší bádateľský poriadok,
• neoznámi ako zriaďovateľ archívu vznik a zánik pracovného pomeru osoby vykonávajúcej odborné činnosti v archíve,
• nevráti povolenie, ktoré nepoužil.

Ministerstvo vnútra SR prostredníctvom archívu môže pri zistení iných správnych deliktov uložiť nasledovné pokuty:

a) do 33 193 eur tomu, kto:

• zničí alebo poškodí archívny dokument,
• odcudzí archívny dokument,
• vyvezie trvalo archívny dokument bez povolenia ministerstva,
• neoprávnene zničí registratúrne záznamy alebo registratúru bez vyraďovacieho konania;

b) do 16 596 eur tomu, kto:

• neumožní výkon štátneho odborného dozoru,
• nevykoná opatrenia na ochranu archívneho dokumentu, ktoré mu uložilo ministerstvo,
• neodovzdá archívny dokument do nútenej úschovy,
• neodovzdá archívny dokument, ktorý mu bol vyvlastnený,
• nepredloží cudzí archívny dokument s cieľom identifikovať ho,
• vyvezie trvalo registratúrne záznamy;

c) do 3 319 eur tomu, kto:

• vyvezie dočasne archívny dokument bez povolenia ministerstva,
• dovezie na územie SR cudzí archívny dokument bez povolenia štátu vývozu alebo dovezie cudzí archívny dokument odcudzený v inom štáte,
• nepredloží archívny dokument na reštaurovanie alebo konzervovanie,
• nevypracuje registratúrny poriadok a registratúrny plán alebo ho nepredloží na posúdenie a schválenie,
• nezabezpečí správu registratúry,
• nezabezpečí trvanlivosť registratúrneho záznamu alebo nezabezpečí uchovávanie alebo zmenu formátu registratúrneho záznamu,
• umiestni registratúrne záznamy v priestoroch, ktoré nespĺňajú podmienky ich ochrany,
• neodovzdá registratúru právnemu nástupcovi,
• nevykoná opatrenie na nápravu nedostatkov v správe registratúry, ktoré mu uložilo ministerstvo;

d) do 1 659 eur tomu, kto:

• nepredloží na posúdenie dokumentárnej hodnoty záznam, ktorý nadobudol a ktorého obsah, pôvod, čas vzniku alebo jedinečnosť vyhotovenia odôvodňujú predpoklad, že by mohlo ísť o archívny dokument,
• nepožiada ministerstvo o súhlas so zriadením archívu alebo so zrušením archívu,
• neponúkne ministerstvu archívne dokumenty na prednostné odkúpenie,
• vyvezie dočasne bez povolenia registratúrne záznamy,
• neoznámi zmenu vlastníka alebo držiteľa archívneho dokumentu, zmenu uloženia, stratu, odcudzenie, opätovné nadobudnutie, poškodenie alebo zničenie archívneho dokumentu,
• poruší bádateľský poriadok,
• neoznámi ako zriaďovateľ archívu vznik a zánik pracovného pomeru osoby vykonávajúcej odborné činnosti v archíve,
• neoznámi ako pôvodca registratúry zmenu svojho názvu alebo zmenu miesta uloženia registratúry,
• nevráti povolenie, ktoré nepoužil.

1. Vymedzenie účtovnej dokumentácie

Súčasťou registratúr je aj účtovná dokumentácia. Účtovnú dokumentáciu vzmysle § 31 ods. 1 zákona o účtovníctve tvorí súhrn všetkých účtovných záznamov, ktorými sú najmä účtovné doklady, účtovné zápisy, účtovné knihy, odpisový plán, inventúrne súpisy, účtovná závierka a výročná správa vedené v rozsahu ustanovenom zákonom č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších noviel (ďalej len zákon o účtovníctve) a nadväzujúcich opatrení Ministerstva financií SR:

• opatrenie MF SR č. MF/27076/2007-74, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a podrobnosti o usporiadaní, označovaní a obsahovom vymedzení položiek účtovnej závierky pre účtovné jednotky účtujúce v sústave jednoduchého účtovníctva, ktoré podnikajú alebo vykonávajú inú samostatne zárobkovú činnosť, ak preukazujú svoje výdavky vynaložené na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov na účely zistenia základu dane z príjmov,
• opatrenie MF SR č. 23054/2002-92, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre podnikateľov účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva,
• opatrenie MF SR č. 4455/2003-92, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o usporiadaní, označovaní a obsahovom vymedzení položiek individuálnej účtovnej závierky a rozsahu údajov určených z individuálnej účtovnej závierky na zverejnenie pre podnikateľov účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva,
• opatrenie MF SR č.21378/2003-92, ktorým sa ustanovuje postup účtovania pri prechode zo sústavy JÚ do sústavy PÚ a postup účtovania pri prechode zo sústavy PÚ do sústavy JÚ pre podnikateľov a účtovné jednotky, ktoré vykonávajú inú samostatnú zárobkovú činnosť, ak preukazujú svoje výdavky vynaložené na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov na účely zistenia základu dane z príjmov,
• opatrenie MF SR č. MF/16786/2007-31, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre rozpočtové organizácie, štátne fondy, príspevkové organizácie, obce a vyššie územné celky,
• opatrenie MF SR č. MF/24975/2010-74, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a podrobnosti o usporiadaní, označovaní položiek účtovnej závierky, obsahovom vymedzení niektorých položiek a rozsahu údajov určených z účtovnej závierky na zverejnenie pre účtovné jednotky účtujúce v sústave jednoduchého účtovníctva, ktoré nie sú založené alebo zriadené na účel podnikania,
• opatrenie MF SR č. MF/24342/2007-74, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a účtovej osnovy (PÚ) pre účtovné jednotky, ktoré nie sú založené alebo zriadené na účel podnikania.

Najrozsiahlejšiu časť účtovnej dokumentácie tvoria účtovné doklady. Účtovné doklady sú preukázateľné účtovné záznamy, ktoré v zmysle § 10 zákona o účtovníctve musia obsahovať:

• označenie účtovného dokladu,
• obsah účtovného prípadu a označenie jeho účastníkov,
• peňažnú sumu alebo údaj o cene za mernú jednotku a vyjadrenie množstva,
• dátum vyhotovenia účtovného dokladu,
• dátum uskutočnenia účtovného prípadu, ak nie je zhodný s dátumom vyhotovenia,
• podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad v účtovnej jednotke a podpisový záznam osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie,
• označenie účtov, na ktorých sa účtovný prípad zaúčtuje v účtovníctve v účtovných jednotkách účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva.

V rámci účtovnej jednotky súhrn účtovných dokladov tvoria tieto doklady: odberateľské faktúry, dodávateľské faktúry, pokladničné doklady, bankové doklady, interné doklady.

V sústave podvojného účtovníctva sa v zmysle § 12 zákona o účtovníctve účtuje v denníku, v ktorom sa účtovné zápisy usporadúvajú chronologicky a ktorým sa preukazuje zaúčtovanie všetkých účtovných prípadov v účtovnom období, a v hlavnej knihe, v ktorej sa účtovné zápisy usporadúvajú z vecného hľadiska systematicky a v ktorej sa preukazuje zaúčtovanie všetkých účtovných prípadov na účty majetku, záväzkov, rozdielu majetku a záväzkov, nákladov a výnosov v účtovnom období. Podľa rozhodnutia účtovnej jednotky sa môže účtovať aj v ďalších účtovných knihách, ako napr. v pokladničnej knihe a pod.

Účtovná závierka ako štruktúrovaná prezentácia skutočností, ktoré sú predmetom účtovníctva, tvorí jeden celok a musí obsahovať náležitosti v zmysle § 17 zákona o účtovníctve. V sústave podvojného účtovníctva súčasťou účtovnej závierky sú: súvaha, výkaz ziskov a strát a poznámky.

Účtovná dokumentácia môže mať formu:

• písomnú, keď účtovné zápisy sú vykonávané rukopisom, strojom, tlačiarenskými alebo reprografickými prostriedkami, alebo tlačiarenským výstupom výpočtovej techniky,
• elektronickú, keď účtovné zápisy sú vykonávané elektronickým, optickým alebo iným spôsobom, ktorý umožňuje prevedenie do písomnej formy.

2. Lehoty uloženia účtovných záznamov

Na nakladanie s účtovnou dokumentáciou sa v zmysle § 35 ods. 2 zákona o účtovníctve vzťahujú všeobecné predpisy o archívnictve, z čoho vyplýva povinnosť zahrnúť do registratúrneho poriadku a registratúrneho plánu aj nakladanie s účtovnou dokumentáciou.

Lehoty uloženia, resp. uschovania účtovných záznamov sú podľa § 35 ods. 3 zákona o účtovníctve zhrnuté v tabuľke č. 5.

Tabuľka č. 5: Lehoty uloženia účtovných záznamov

Účtovné záznamy, ktoré sa týkajú daňového, správneho, trestného, občianskeho súdneho konania alebo iného konania, ktoré sa neskončilo, je potrebné uchovávať do konca účtovného obdobia nasledujúceho po účtovnom období, v ktorom sa skončila lehota na ich preskúmanie, t. j. po celú dobu trvania konania a ešte rok nasledujúci po roku, keď tieto konania boli ukončené.

Účtovné záznamy, ktoré sa týkajú záručných lehôt a reklamačných konaní, sa uchovávajú počas celej doby, kým záručné lehoty a reklamačné konania trvajú.

Účtovné záznamy, ktoré sa týkajú nezaplatených pohľadávok a záväzkov, sa uchovávajú do konca účtovného obdobia nasledujúceho po účtovnom období, v ktorom došlo k inkasu alebo zaplateniu.

Účtovné závierky vzťahujúce sa na prevod majetku na iné právnické alebo fyzické osoby podľa zákona č. 92/1991 Zb. o podmienkach prevodu majetku štátu na iné osoby v znení neskorších predpisov sa uchovávajú po dobu, kým ministerstvo nedá súhlas na ich vyradenie.

Ako účtovné záznamy sa môžu použiť aj mzdové listy, daňové doklady a iné dokumenty vyplývajúce z osobitných predpisov. Tieto doklady musia spĺňať požiadavky na účtovné záznamy a uchovávajú sa počas doby ustanovenej podľa toho, akú funkciu plnia pri vedení účtovníctva.

Všetky doklady ako faktúry, dohody o platbách, cestovné lístky hromadnej dopravy osôb, doklady vyhotovené elektronickou registračnou pokladnicou rozhodujúce pre určenie DPH sa vedú ako záznamy podľa jednotlivých zdaňovacích období o dodaných a prijatých tovaroch a službách a v zmysle § 70 ods. 9 zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty uchovávajú sa do konca kalendárneho roka, v ktorom uplynie desať rokov od skončenia roka, ktorého sa týkajú.

Uchovávanie faktúr upravuje § 76 zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty nasledovne:

• platiteľ dane z pridanej hodnoty je povinný uchovávať kópie odberateľských faktúr, ktoré vyhotovil zákazníkom, a originály všetkých prijatých dodávateľských faktúr a dokladov nahrádzajúcich faktúry po dobu 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú,
• zdaniteľná osoba, ktorá nie je platiteľom dane z pridanej hodnoty, a právnická osoba, ktorá nie je zdaniteľnou osobou, je povinná uchovávať faktúry po dobu desiatich rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú.

Pri stanovovaní doby úschovy je potrebné rešpektovať aj ustanovenie § 69 zákona č. 563/2009 Z. z. o správe daní (daňový poriadok), ktoré určuje, že vyrubiť daň alebo rozdiel dane nie je možné po uplynutí piatich rokov od konca roka, v ktorom vznikla povinnosť podať daňové priznanie alebo v ktorom bol daňový subjekt povinný daň zaplatiť bez povinnosti podať daňové priznanie. To znamená, že účtovné doklady, ktoré sú nevyhnutné pre stanovenie základu daní, je potrebné uchovávať po dobu 5 rokov. Ak ide o daňový subjekt, ktorý si uplatňuje odpočítanie daňovej straty, nemožno vyrubiť daň ani rozdiel dane po uplynutí siedmich rokov od konca roka, v ktorom bola daňová strata vykázaná.

Správca dane môže v § 51 ods. 1 zákona č. 563/2009 Z. z. o správe daní (daňový poriadok) uložiť daňovému subjektu, aby okrem evidencie ustanovenej všeobecne záväznými predpismi viedol aj osobitné záznamy potrebné pre správne určenie dane. Ide o tzv. záznamovú povinnosť. Daňový subjekt je povinný tieto záznamy uchovávať po dobu, v ktorej nezanikne právo vyrubiť daň.

3. Účtovná dokumentácia v registratúrnom pláne

Zákon o účtovníctve neustanovuje konkrétny spôsob ukladania účtovnej dokumentácie, vyžaduje však, aby písomnosti boli usporiadané a zabezpečené proti strate, zničeniu alebo poškodeniu. Vyžaduje aj zabezpečenie ochrany použitých technických prostriedkov, nosičov informácií a programového vybavenia. Tieto požiadavky sú v súlade so zákonom o archívoch a registratúrach a s nadväzujúcou vyhláškou o archívoch a registratúrach.

Znakom hodnoty „A“ sa môže označiť časť účtovnej dokumentácie, ktorá má podľa rozhodnutia účtovnej jednotky trvalú dokumentárnu hodnotu v zmysle § 3 ods. 2 vyhlášky o archívoch a registratúrach. V prípade významných spoločností môže ísť napr. o ročné účtovné závierky, výročné správy, audítorské správy a pod.

Pri vypracovaní registratúrneho plánu platí povinnosť dodržiavať ustanovenia predovšetkým zákona o účtovníctve, zákona o DPH a zákona o správe daní a poplatkov a z nich vyplývajúcich lehôt úschovy registratúrnych záznamov. Pre účtovnú dokumentáciu je vhodné navrhnúť samostatnú vecnú skupinu, napr. „účtovníctvo, financie a dane“.

V závislosti od množstva, druhu dokladov a skutočného ukladania účtovnej evidencie sa navrhne aj registratúrny plán a v rámci neho registratúrna značka pre jednotlivé druhy účtovnej dokumentácie a prislúchajúca lehota uloženia.

Napríklad do samostatných zakladačov sa osobitne zakladajú jednotlivé druhy účtovnej dokumentácie ako účtovné doklady (samostatne dodávateľské faktúry, odberateľské faktúry, pokladničné doklady, bankové doklady a pod.), účtovné knihy, inventúrne súpisy, účtovné závierky a pod. V takom prípade je potrebné do registratúrneho plánu navrhnúť vo vecnej skupine účtovníctva, financií a daní samostatné registratúrne značky pre jednotlivé druhy účtovnej dokumentácie s lehotou uloženia pre jednotlivé druhy účtovnej dokumentácie.

Poznámka redakcie: § 12, § 17, § 31 ods. 1,§ 35 ods. 2 a ods. 3 zákona o účtovníctve.

1. Vymedzenie personálnej a mzdovej dokumentácie

Mzdovú agendu tvoria písomnosti dokladujúce evidenciu, výpočet, zdaňovanie miezd a realizáciu zákonných a ostatných zrážok zo mzdy. Sú to najmä:

a) mzdové listy, výplatné listiny a rekapitulácie miezd za príslušný mesiac – povinnosť ich vedenia ukladá § 39 zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov,

b) kópie evidenčných listov dôchodkového zabezpečenia do 31. 12. 2003 a kópie evidenčných listov dôchodkového poistenia od 1. 1. 2004, originál ktorých je zamestnávateľ povinný predložiť v zmysle § 231 ods. 1 písm. j) zákona č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení príslušnej pobočke Sociálnej poisťovne do troch dní od uplatnenia nároku na dávku alebo skončenia pracovného pomeru alebo iného právneho vzťahu k zamestnávateľovi,

c) povinné mesačné výkazy o výške preddavkov na poistné pre jednotlivé zdravotné poisťovne včítane príloh za jednotlivé kalendárne mesiace a v členení podľa jednotlivých zamestnancov, ktoré je zamestnávateľ povinný predkladať v zmysle § 20 zákona č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení,

d) ročné zúčtovania zdravotného poistenia pre jednotlivé zdravotné poisťovne, ktoré do 31. 12. 2010 bol zamestnávateľ povinný vykonávať v zmysle § 19 zákona č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení, a oznámenia o výsledku ročného zúčtovania vykonávaného od 1. 1. 2011 príslušnou zdravotnou poisťovňou,

e) povinné mesačné výkazy poistného a príspevkov a výkazy poistného a príspevkov pre Sociálnu poisťovňu za jednotlivé kalendárne mesiace včítane príloh v členení na jednotlivých zamestnancov a na nemocenské poistenie, starobné poistenie a dôchodkové sporenie, invalidné, úrazové, garančné poistenie, poistenie v nezamestnanosti a rezervný fond solidarity, ktoré je zamestnávateľ povinný v zmysle § 231 ods. 1 písm. f) zákona č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení predkladať príslušnej pobočke Sociálnej poisťovne v lehote splatnosti poistného a príspevkov,

f) rozpisy príspevkov na doplnkové dôchodkové sporenie pre jednotlivé doplnkové dôchodkové spoločnosti v zmysle zamestnávateľskej zmluvy s doplnkovou dôchodkovou spoločnosťou,

g) prehľady o príjmoch zo závislej činnosti a zrazených a odvedených preddavkoch na daň z príjmov zo závislej činnosti za kalendárny mesiac a hlásenie o vyúčtovaní dane a úhrne príjmov zo závislej činnosti za zdaňovacie obdobie s uvedením osôb, ktorým bol príjem poskytnutý, ktoré je zamestnávateľ povinný predkladať príslušnému daňovému úradu v zmysle § 39 ods. 9 zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov,

h) rôzne kópie potvrdení o hrubej, resp. čistej mzde, o súhrnných údajoch uvedených v mzdovom liste, dokladov o ročnom zúčtovaní dane z príjmov a zdravotného poistenie a vysporiadaní nedoplatku, resp. preplatku a pod.,

i) ostatné podklady ku mzdám, ktoré sú potrebné pre výpočet miezd, ako napr. evidencia dochádzky, dovoleniek, nadčasovej práce, zrážky zo mzdy a pod.

Všetky tieto doklady majú charakter účtovných dokladov, preto sa na ne vzťahujú ustanovenia § 35 a § 36 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve o uchovávaní a ochrane účtovnej dokumentácie, t. j.:

• stanovenie doby úschovy v registratúrnom pláne tak, aby neboli porušené ustanovenia zákona o účtovníctve,
• povinnosť zabezpečiť ochranu tejto dokumentácie proti strate, zničeniu alebo poškodeniu,
• pri nakladaní s dokumentáciou uplatňovať všeobecné predpisy o archívnictve,
• pred skončením podnikateľskej činnosti zabezpečiť uchovanie tejto dokumentácie.

Z hľadiska dokladovania identifikačných údajov zamestnanca, výpočtu a zdaňovania mzdy a pre účely dôchodkového zabezpečenia je najdôležitejší ročný mzdový list. Zákon o účtovníctve, na ktorý sa v § 39 ods. 8 zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov ohľadne uchovávania povinne vedených dokladov pre daňové účely odvoláva, ani iné predpisy nestanovujú povinnú dobu úschovy mzdových listov, je potrebné určiť ju v registratúrnom pláne. Je vhodné stanoviť pomerne dlhú dobu úschovy, pretože ide o dokumenty preukazujúce nároky zamestnancov vyplývajúce zo zákona o sociálnom poistení, uplatňované až po uplynutí niekedy aj desiatok rokov.

2. Lehoty uloženia personálnej a mzdovej dokumentácie

Lehotu úschovy dokladov potrebných na správne určenie vymeriavacieho základu a výšky preddavkov na poistné na zdravotné poistenie a poistné na nemocenské, dôchodkové poistenie a poistenie v nezamestnanosti je možné odvodiť od práva predpísať alebo vymáhať poistné, ktoré je v jednotlivých zákonoch stanovené tak, ako je zhrnuté v tabuľke č. 6.

Tabuľka č. 6: Evidencia k zdravotnému a sociálnemu poisteniu a jej uchovávanie

Lehoty úschovy dokladov preukazujúcich peňažné a nepeňažné príjmy a ich zdaňovanie je možné odvodiť z povinnosti zamestnávateľa uchovávať kópie povinne vedených dokladov a kópie povinne predkladaných dokladov v tejto oblasti miestne príslušnému správcovi dane, tak ako je zhrnuté v tabuľke č. 7.

Tabuľka č. 7: Evidencia k príjmom zo závislej činnosti a jej uchovávanie

3. Personálna a mzdová dokumentácia v registratúrnom pláne

Pri vypracovaní registratúrneho plánu platí povinnosť dodržiavať ustanovenia predovšetkým zákona o účtovníctve, zákona o dani z príjmov, zákona o zdravotnom poistení, zákona o sociálnom poistení a z nich vyplývajúce lehoty úschovy registratúrnych záznamov. V registratúrnom pláne je pre personálnu a mzdovú agendu vhodné navrhnúť samostatnú vecnú skupinu, napr. „ľudské zdroje a mzdy“.

Znakom hodnoty „A“ sa môže označiť časť personálnej a mzdovej dokumentácie, ktorá má podľa rozhodnutia účtovnej jednotky trvalú dokumentárnu hodnotu v zmysle § 3 ods. 2 vyhlášky o archívoch a registratúrach. V prípade významných spoločností môže ísť napr. o pracovný poriadok, mzdové predpisy a pod.

V závislosti od množstva a skutočného ukladania personálnej a mzdovej agendy sa navrhne aj registratúrny plán.

Pri malom počte zamestnancov je postačujúce zakladať výplatné listiny a doklady k výpočtu mzdy spolu s výkazmi o poistnom pre zdravotné poisťovne, Sociálnu poisťovňu, výkazy pre daňový úrad do jedného zakladača za celý rok. Samostatne je potrebné zakladať ročné mzdové listy a samostatne osobné spisy. V takomto prípade je potrebné do registratúrneho plánu navrhnúť vo vecnej skupine personálna a mzdová agenda registratúrnu značku s názvom napríklad „výplatné listiny a ostatná mzdová dokumentácia“, ďalšie registratúrne značky samostatne pre „osobné spisy“ a samostatne pre „mzdové listy“.

Pri väčšom počte zamestnancov je možné jednotlivé druhy dokladov týkajúcich sa výpočtu a evidencie miezd zakladať do samostatných zakladačov, napríklad evidencia dochádzky, evidencia dovoleniek, výplatné listiny, odvody do poistných fondov zdravotného a sociálneho poistenia, odvody na doplnkové dôchodkové poistenie alebo životné poistenie, daňové hlásenia, ročné zúčtovanie zo závislej činnosti a pod. V takom prípade je potrebné v registratúrnom pláne navrhnúť aj samostatné registratúrne značky.

Príloha č. 1: Vnútroorganizačná smernica Registratúrny poriadok

ABC, s. r. o., Západná 18, 040 03 Košice
IČO: 10154896
DIČ: 1050659120

VNÚTROORGANIZAČNÁ SMERNICA
číslo ……………….. /2013

I. ÚVODNÉ USTANOVENIA A ZÁKLADNÉ POJMY

Čl. 1
Úvodné ustanovenia

1. Tento registratúrny plán vydávame v súlade s § 16 ods. 2 písm. b) zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.

2. Registratúrny plán upravuje postup organizačných útvarov spoločnosti pri správe registratúry, a to najmä pri organizovaní manipulácie s registratúrnymi záznamami a spismi po ich vybavení a uzatvorení, ako aj pri náležitom a pravidelnom vyraďovaní registratúrnych záznamov.

3. Zamestnanec zodpovedný za správu registratúry dôsledne dbá, aby každý zamestnanec dodržiaval pri správe registratúry ustanovenia a vecné členenie registratúry podľa registratúrneho plánu.

4. Dozor nad vyraďovaním spisov vrátane špeciálnych druhov záznamov spoločnosti vykonáva príslušný štátny archív.¹⁾

Čl. 2
Základné pojmy

1. Správa registratúry je organizovanie manipulácie so záznamami a spismi (prijímanie, triedenie, evidovanie, obeh, tvorba, vybavovanie, odosielanie záznamov a ukladanie), ochrana a vyraďovanie spisov, ako aj náležité personálne obsadenie, priestorové a materiálno-technické zabezpečenie registratúry spoločnosti.

2. Záznam je písomná, obrazová, zvuková a iným spôsobom zaznamenaná informácia, ktorá pochádza z činnosti spoločnosti alebo bola spoločnosti doručená.

3. Registratúrny záznam je informácia, ktorú spoločnosť zaevidovala.

4. Spis je súbor registratúrnych záznamov, ktoré vznikli pri vybavovaní jednej veci a spoločnosť ich zaevidovala v registratúrnom denníku.

5. Spisový obal je neoddeliteľná súčasť spisu, do ktorého sa zakladajú jednotlivé registratúrne záznamy (podania a vybavenia) spolu s prílohami.

6. Registratúra je súbor všetkých registratúrnych záznamov pochádzajúcich z činnosti spoločnosti a všetkých záznamov spoločnosti doručených, ktoré boli zaevidované a bolo im pridelené číslo. Súčasťou registratúry sú aj evidenčné pomôcky.

7. Registratúrny denník je základná evidenčná pomôcka správy registratúry. Obsahuje údaje o prijatí, tvorbe, vybavení, odoslaní záznamov a uložení a vyradení spisov.

8. Registratúrny plán je pomôcka na účelné a systematické označovanie a ukladanie spisov. Pridelením registratúrnej značky určuje spisom miesto v registratúre; ďalej určuje spisom znak hodnoty a lehotu uloženia.

9. Registratúrna značka je symbol ustanovený registratúrnym plánom pre určitý spis alebo skupinu spisov.

10. Registratúrne stredisko je miesto, kde sa ukladajú a ochraňujú uzatvorené spisy spoločnosti do uplynutia predpísaných lehôt uloženia a do ich vyradenia.

11. Správca registratúry je zamestnanec spoločnosti, ktorý metodicky usmerňuje zamestnancov spoločnosti na úseku správy registratúry, zodpovedá za všetky odborné činnosti súvisiace so správou registratúry v organizácii vrátane činnosti registratúrneho strediska a prípravy vyraďovacieho konania.

II. UKLADANIE SPISOV A ZÁZNAMOV

Čl. 3
Registratúrny plán

1. Registratúrny plán je pomôcka na účelné a systematické ukladanie spisov. Člení registratúru do vecných skupín a určuje spisom registratúrnu značku, znak hodnoty a lehotu uloženia.

2. Registratúrny plán spoločnosti a jeho dodatky pripravuje správca registratúry v spolupráci s vedúcimi organizačných útvarov alebo nimi poverenými zamestnancami.

Čl. 4
Registratúra organizačného útvaru

1. Spisy organizačného útvaru tvoria registratúru organizačného útvaru. Spisy organizačného útvaru vybavené a uzatvorené v aktuálnom kalendárnom roku sa ukladajú na jednom mieste na organizačnom útvare, kde ostávajú uložené jeden kalendárny rok nasledujúci po roku vybavenia. Miesto ich uloženia určí vedúci príslušného organizačného útvaru. Manipulovať s nimi môže iba poverený zamestnanec, ktorý zodpovedá za ich bezpečné uloženie, úschovu a ochranu.

2. Vedúci zamestnanec organizačného útvaru dôsledne dbá o správu registratúry organizačného útvaru; jej správou poverí jedného zamestnanca organizačného útvaru.

3. Spisy a registratúrne záznamy sa ukladajú podľa ročníkov a podľa registratúrneho plánu v samostatných obaloch pre každú registratúrnu značku; v obale sú uložené podľa číselného poradia s najvyšším číslom navrchu.

4. Spracovateľ pred odovzdaním spisu vyradí z neho nadbytočné vyhotovenia a pomocné poznámky. Koncepty zostávajú v spise.

5. Poverený zamestnanec organizačného útvaru pred uložením spisu skontroluje úplnosť spisu a úplnosť údajov na spisovom obale. Spis, ktorý nie je označený registratúrnou značkou, predpísaným znakom hodnoty (ak je v registratúrnom pláne stanovený) a lehotou uloženia, neprevezme.

6. Úložné jednotky (spisové dosky so šnúrami, obaly) sa označujú štítkom s názvom spoločnosti, názvom organizačného útvaru, názvom druhu agendy priradenej k registratúrnej značke, registratúrnou značkou, znakom hodnoty (ak je v registratúrnom pláne stanovený), lehotou uloženia, číslami spisov a rokom spisov.

7. Vypožičanie spisov sa potvrdzuje podpisom na výpožičnom lístku. Vypožičanie a vrátenie sa eviduje. Za vypožičanie a vrátenie spisov zodpovedá vedúci organizačného útvaru alebo ním poverený zamestnanec organizačného útvaru.

8. Vybavené a uzatvorené spisy sa po roku úschovy v príručnej registratúre odovzdávajú do registratúrneho strediska na základe odovzdávacieho zoznamu (vzor č. 1), ktorý pripraví v dvoch vyhotoveniach poverený administratívny zamestnanec organizačného útvaru.

9. Spisy sa odovzdávajú úplné, riadne označené a usporiadané podľa registratúrnych značiek. Neodovzdané spisy sa vyznačia v odovzdávacom zozname znakom „0“ na pravom okraji pri príslušnom čísle spisu. Registratúrne stredisko neprevezme spisy bez odovzdávacieho zoznamu.

10. Odovzdávací zoznam obsahuje názov spoločnosti, názov organizačného útvaru, dátum odovzdania, registratúrnu značku, čísla spisov, rok, znak hodnoty, lehotu uloženia, podpis zamestnanca odovzdávajúceho organizačného útvaru a podpis správcu registratúry.

Čl. 5
Registratúrne stredisko

1. Registratúrne stredisko organizuje a zabezpečuje v určených termínoch preberanie spisov z jednotlivých organizačných útvarov, ich evidovanie, označovanie a ukladanie, bezpečnú úschovu a všestrannú ochranu, ako aj hodnotenie a vyraďovanie spisov.

2. Registratúrne stredisko ďalej umožňuje oprávneným osobám nazeranie do spisov, ako aj ich vypožičiavanie a vydávanie výpisov a odpisov z nich.

3. Spisy sa ukladajú podľa organizačných útvarov, v nich podľa ročníkov a podľa registratúrnych značiek so zachovaním číselného poradia v rámci registratúrnej značky.

4. Registratúrne stredisko vedie evidenciu prevzatých spisov rozčlenených na základe preberacích zoznamov podľa registratúrnych značiek. V zozname pri každej položke vyznačí jej presné uloženie (lokáciu) v registratúrnom stredisku (miestnosť, regál a jeho časti, polica, ukladacia jednotka).

5. Spoločnosť dôsledne dbá o také umiestnenie a materiálno-technické vybavenie registratúrneho strediska, aby spĺňalo podmienky pre všestrannú ochranu registratúry.²⁾

6. Registratúrne stredisko riadi a za jeho činnosť zodpovedá správca registratúry. Správca registratúry ďalej metodicky usmerňuje pri správe registratúr organizačných útvarov, zabezpečuje školenia zamestnancov k registratúrnemu poriadku a registratúrnemu plánu. Pripravuje vyraďovanie spisov z registratúrneho strediska vrátane vyraďovania špeciálnych druhov registratúrnych záznamov. Správca registratúry pripravuje registratúrny plán spoločnosti.

7. Špeciálne druhy registratúrnych záznamov sa ukladajú oddelene, a to na organizačných útvaroch, z ktorých činnosti vznikli.

III. VYUŽÍVANIE REGISTRATÚRY

Čl. 6
Využívanie

1. Registratúru spoločnosti môžu využívať jej zamestnanci pri plnení svojich pracovných úloh, ako aj pri poskytovaní informácií verejnosti. Registratúra sa využíva nazeraním, vypožičiavaním, ako aj vydávaním odpisov (kópií) a výpisov zo spisov.

2. Využívanie registratúry sa uskutočňuje v súlade so zákonom o ochrane osobných údajov.³⁾

3. Registratúru možno využívať len za podmienok vylučujúcich poškodenie, zničenie alebo stratu registratúrneho záznamu alebo spisu.

Čl. 7
Nazeranie do registratúrnych záznamov

1. Zamestnanci spoločnosti môžu nazerať do spisov uložených v príručnej registratúre organizačného útvaru alebo v registratúrnom stredisku v rozsahu potrebnom na plnenie ich pracovných úloh v prítomnosti povereného zamestnanca organizačného útvaru alebo správcu registratúry takto:

• zamestnanci organizačného útvaru môžu nazerať do spisov organizačného útvaru bez osobitného povolenia,
• zamestnanci spoločnosti môžu nazerať do spisov iných organizačných útvarov so súhlasom vedúceho príslušného organizačného útvaru.

2. Spoločnosť umožní na základe písomného poverenia nazeranie do svojich spisov právnickým osobám, ktoré do nich potrebujú nazrieť v súvislosti s plnením svojich úloh.

3. Spoločnosť môže povoliť nazretie do spisov na základe písomnej žiadosti aj iným osobám, ak sa ich týkajú a ak preukážu odôvodnenosť svojej požiadavky.

Čl. 8
Vypožičiavanie registratúrnych záznamov

1. Zamestnanci spoločnosti si vypožičiavajú spisy uložené v registratúrnom stredisku takto:

• zamestnanci organizačného útvaru si vypožičiavajú spisy organizačného útvaru bez osobitného povolenia,
• zamestnanci spoločnosti si vypožičiavajú spisy iných organizačných útvarov so súhlasom vedúceho príslušného organizačného útvaru.

2. Zamestnanec spoločnosti potvrdí prevzatie vypožičaného spisu podpisom na výpožičnom lístku (vzor č. 2). Výpožičný lístok sa vyplňuje v dvoch vyhotoveniach a pre každý vyžiadaný spis osobitne. Správca registratúry vloží výpožičný lístok do času jeho vrátenia na miesto vypožičaného spisu.

3. Vypožičanie spisu mimo spoločnosti môže povoliť len riaditeľ spoločnosti. V takom prípade sa vyhotoví reverz (vzor č. 3) v dvoch exemplároch, v ktorom sa uvedie číslo spisu, vec, počet listov, počet a druh príloh, identifikačné údaje o žiadateľovi a dôvod vypožičania.

4. Registratúrne záznamy sa spravidla požičiavajú na 15 dní, ak osobitný predpis neustanovuje inak. Správca registratúry kontroluje dodržiavanie výpožičnej lehoty; v odôvodnených prípadoch môže so súhlasom riaditeľa lehotu predĺžiť. Po vrátení spisu odovzdá kópiu výpožičného lístka alebo reverzu tomu, kto spis vrátil. O vypožičaní a vrátení spisov vedie evidenciu.

Čl. 9
Vydávanie výpisov a odpisov

1. Odpis (kópiu) alebo výpis zo spisu možno vyhotoviť v rozsahu oprávnených nárokov žiadateľa, a to len na základe písomnej žiadosti.

IV. VYRAĎOVANIE SPISOV

Čl. 10
Zásady hodnotenia a vyraďovania spisov

1. Hodnotenie a vyraďovanie je súhrn odborných činností, pri ktorých sa z registratúry vyčleňujú registratúrne záznamy, ktorým uplynula lehota uloženia a posudzuje sa ich dokumentárna hodnota.

2. Predmetom vyraďovania sú všetky registratúrne záznamy, ktoré nie sú potrebné na ďalšiu činnosť spoločnosti⁴⁾ a ktorým uplynuli ich lehoty uloženia.

3. Vyraďovanie spisov zahŕňa posúdenie a rozhodnutie, že:

1. registratúrny záznam má trvalú dokumentárnu hodnotu, a preto po uplynutí lehoty uloženia a po vyradení z registratúry je určený do trvalej archívnej starostlivosti archívu,

2. registratúrny záznam nemá trvalú dokumentárnu archívnu hodnotu, a preto po uplynutí lehoty uloženia a po vyradení z registratúry je určený na zničenie.

Čl. 11
Znak hodnoty

1. Znakom hodnoty „A“ sa označuje registratúrny záznam, ktorý má trvalú dokumentárnu hodnotu. Spisy označené znakom hodnoty „A“ sú určené na odovzdanie do trvalej archívnej starostlivosti archívu.

2. Znak hodnoty „A“ sa vzťahuje iba na jedno vyhotovenie registratúrneho záznamu. Pri registratúrnych záznamoch je to u príjemcu prvopis podania a u pôvodcu rovnopis odoslaného registratúrneho záznamu. Všetky ostatné vyhotovenia, t. j. duplikáty a multiplikáty, ktoré pôvodca rozšíril, sa všeobecne považujú za registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty a môžu sa navrhnúť na vyradenie s vedomím a súhlasom správcu registratúry, ak už nie sú potrebné pre ďalšiu činnosť spoločnosti.

Čl. 12
Lehota uloženia

1. Lehotu uloženia spisov stanovuje registratúrny plán spoločnosti.

2. Lehota uloženia je počet rokov, počas ktorých spoločnosť potrebuje registratúrny záznam pre svoju činnosť. Určuje, po koľkých rokoch od svojho uzatvorenia sa spis stane predmetom vyraďovania. Vyjadruje ju arabská číslica. Lehota začína plynúť 1. januára roku nasledujúceho po roku, v ktorom bol spis uzatvorený. Do jej uplynutia musí zostať spis uložený v registratúrnom stredisku v pôvodnom registratúrnom usporiadaní.

3. Lehota uloženia sa môže v odôvodnených prípadoch predĺžiť. Lehotu uloženia je možné úpravou registratúrneho plánu a so súhlasom archívu v odôvodnených prípadoch aj skrátiť.

Čl. 13
Postup pri vyraďovaní spisov

1. Spoločnosť predkladá návrhy na vyradenie a vyraďuje spisy v pravidelných intervaloch dohodnutých s archívom; tieto nesmú byť dlhšie ako päť rokov.⁵⁾ Ak nedôjde k dohode, lehotu určí archív.

2. Zamestnanec poverený správou registratúry dôsledne dbá, aby spoločnosť zabezpečila pravidelné a plánovité vyraďovanie spisov v súlade s ustanoveniami registratúrneho plánu.

3. Vyraďovanie spisov, ktorým uplynuli predpísané lehoty, sa pripravuje v registratúrnom stredisku.

4. Vyraďovanie spisov sa uskutočňuje v súlade s registratúrnym plánom platným v čase vzniku spisu.

5. Správca registratúry zabezpečí vyhotovenie zoznamu spisov určených na vyradenie z registratúrneho strediska, a to osobitne pre vecné skupiny spisov so znakom hodnoty „A“ a osobitne pre vecné skupiny spisov bez znaku hodnoty „A“. Takto členený zoznam (vzor č. 4 a 5) je usporiadaný do ročníkov a vecných skupín podľa registratúrneho plánu spoločnosti s uvedením množstva vyradených spisov vyjadreného v ukladacích jednotkách (spisové dosky, balík, archívna škatuľa).⁶⁾

Čl. 14
Návrh na vyraďovanie spisov

1. Správca registratúry pripraví v dvoch vyhotoveniach návrh na vyradenie spisov (vzor č. 6). Návrh schválený riaditeľom spoločnosti zaeviduje správca registratúry v denníku. Originál sa spolu s prílohami (zoznamami) odovzdá archívu; kópie si ponechá registratúrne stredisko.⁷⁾

2. Spisy uvedené v návrhu zostanú uložené v registratúrnom stredisku tak, aby pri odbornej archívnej prehliadke mohli byť pohotovo predložené zamestnancom archívu. Čísla položiek spisov označených znakom hodnoty „A“ a spisov bez znaku hodnoty „A“ vyraďovacieho zoznamu sa vyznačia aj na príslušnej úložnej jednotke.

3. Archív posúdi návrh a preverí jeho nadväznosť na predchádzajúce vyraďovacie konanie. Neúplný alebo nekvalitný návrh vráti organizácii na doplnenie alebo na prepracovanie. Vykoná odbornú archívnu prehliadku, posúdi dokumentárnu hodnotu spisov a vydá rozhodnutie, v ktorom stanoví, ktoré spisy majú trvalú dokumentárnu hodnotu a sú určené do trvalej archívnej starostlivosti a ktoré spisy nemajú trvalú dokumentárnu hodnotu a sú určené na zničenie.⁸⁾

4. Ak príslušný štátny archív neuplatní do 60 dní nárok na prevzatie niektorých z dokumentov navrhnutých na vyradenie do trvalej archívnej starostlivosti, nevydá rozhodnutie a vezme oznámenie o ich vyradení na vedomie, môže pôvodca registratúry registratúrne záznamy (dokumenty) bez trvalej dokumentárnej hodnoty zničiť.

5. Zničenie spisov sa uskutočňuje na náklady spoločnosti.

Čl. 15
Preberanie spisov posúdených ako archívne dokumenty

1. Vyradenie spisov sa vyznačí v evidencii registratúrneho strediska.

2. Spoločnosť zabezpečí všestrannú ochranu spisov, ktoré boli posúdené ako archívne dokumenty, do času, kým ich archív prevezme do trvalej archívnej starostlivosti. Tieto spisy sa ukladajú v registratúrnom stredisku oddelene od ostatných spisov.

3. Archív preberá do trvalej archívnej starostlivosti ucelené súbory archívnych dokumentov alebo ich ucelené časti uložené v označených archívnych škatuliach protokolárne v dohodnutej lehote. Dokladom o prevzatí archívnych dokumentov je dvojmo vyhotovený preberací protokol. Vyhotovuje ho archív na základe odovzdávacieho zoznamu spisov „A“ vyhotoveného organizáciou (vzor č. 7), jeho originál jej odovzdá.⁹⁾ Odovzdanie archívnych dokumentov do archívu sa uskutočňuje na náklady spoločnosti.

4. Evidenčné pomôcky sa odovzdávajú do archívu až po vyradení v nich zaevidovaných spisov.

Čl. 16
Registratúrny plán

Vysvetlivky:

Znak

VS – číselný znak vecnej skupiny
RZ – registratúrna značka
ZH – znak hodnoty
LU – lehota uloženia

Čl. 17
Záverečné ustanovenie

1. Zrušuje sa registratúrny poriadok a registratúrny plán vydaný dňa 11. 9. 2006 pod číslom 12/2006.

Vzor č. 1: ZOZNAM REGISTRATÚRNYCH ZÁZNAMOV ODOVZDÁVANÝCH Z ORGANIZAČNÝCH ÚTVAROV DO REGISTRATÚRNEHO STREDISKA

Organizácia:
Organizačný útvar:
Dátum odovzdania:
Odovzdávaný ročník:

Vysvetlivky:

RZ – registratúrna značka
ZH – znak hodnoty
LU – lehota uloženia

Poznámka – zapisuje sa znak „0“, t. j. neodovzdaný spis

Vzor č. 2: VÝPOŽIČNÝ LÍSTOK

Vzor č. 3: REVERZ

Názov organizácie:
Vaše číslo:
Naše číslo:
Výpožičná lehota:
Dátum:

R E V E R Z
....................................................................
....................................................................
....................................................................
....................................................................

Potvrdzujem, že som prevzal spis (záznam) ako výpožičku od .....................................................................................................

Zaväzujem sa, že spis (záznam) bude bezpečne uložený a použitý len v úradných miestnostiach a za tým účelom, pre ktorý bol vypožičaný. Ďalej sa zaväzujem, že spis (záznam) vrátim spoločnosti v pôvodnom fyzickom stave, usporiadaní a rozsahu, stanovenej lehote a dohodnutým spôsobom, a to do:.................................

Požičaný bol tento spis (záznam):

.......................................................................................................................................................................................

Vzor č. 4: ZOZNAM VECNÝCH SKUPÍN REGISTRATÚRNYCH ZÁZNAMOV SO ZNAKOM HODNOTY „A“ NAVRHNUTÝCH NA VYRADENIE

Odtlačok pečiatky (alebo názov) organizácie

Príloha k návrhu na vyradenie

Číslo spisu:

Dátum:

Zoznam vecných skupín registratúrnych záznamov so znakom hodnoty „A“ navrhnutých na vyradenie

Vysvetlivky:

Por. č. – poradové číslo v zozname vecných skupín
RZ – registratúrna značka podľa Registratúrneho plánu
Názov vecnej skupiny – názov podľa Registratúrneho plánu
ZH – znak hodnoty
LU – lehota uloženia
Množstvo – počet fasciklov, balíkov, zakladačov a pod.
Poznámka – napr. obmedzenie prístupu, fyzický stav a pod.

Vzor č. 5: ZOZNAM VECNÝCH SKUPÍN REGISTRATÚRNYCH ZÁZNAMOV BEZ ZNAKU HODNOTY „A“ NAVRHNUTÝCH NA VYRADENIE

Odtlačok pečiatky (alebo názov) organizácie
Príloha k návrhu na vyradenie
Číslo spisu:
Dátum:

Zoznam vecných skupín registratúrnych záznamov bez znaku hodnoty „A“ navrhnutých na vyradenie

Vysvetlivky:

Por. č. – poradové číslo v zozname vecných skupín
RZ – registratúrna značka podľa Registratúrneho plánu
Názov vecnej skupiny – názov podľa Registratúrneho plánu
LU – lehota uloženia
Množstvo – počet fasciklov, balíkov, zakladačov a pod.
Poznámka – napr. obmedzenie prístupu, fyzický stav a pod.

Vzor č. 6: NÁVRH NA VYRADENIE REGISTRATÚRNYCH ZÁZNAMOV

Ministerstvo vnútra SR
Štátny archív v
pobočka

Vaše číslo/zo dňa Naše číslo Vybavuje Dátum

Vec: Návrh na vyradenie registratúrnych záznamov – predloženie

Podľa § 19 zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov navrhujeme na vyradenie registratúrne záznamy pochádzajúce z činnosti ......................................................., ktoré uvádzame v pripojených zoznamoch.

Registratúrne záznamy usporiadané v súlade s Registratúrnym plánom ................. č. ................. z roku.................. navrhujeme vyradiť takto:

1. záznamy so znakom hodnoty „A“ v počte .......... položiek z rokov ........... odovzdať do .............................. archívu,

2. záznamy bez znaku hodnoty „A“ v počte ......... položiek z rokov ............. odovzdať na zničenie.

Registratúrne záznamy navrhnuté na vyradenie sú uložené podľa vecných skupín registratúrneho plánu platného v čase ich vzniku v registratúrnom stredisku ............................................

Vyhlasujeme, že všetkým registratúrnym záznamom navrhnutým na vyradenie uplynula lehota uloženia.

Vyhlasujeme, že registratúrne záznamy navrhnuté na vyradenie už nepotrebujeme na svoju činnosť.

Žiadame preto o posúdenie predloženého návrhu na vyradenie registratúrnych záznamov so znakom hodnoty „A“, ako aj registratúrnych záznamov bez znaku hodnoty „A“, ktoré sú uvedené v pripojených zoznamoch vecných skupín registratúrnych záznamov navrhnutých na vyradenie.

2 prílohy

......................................................................................
Odtlačok pečiatky, podpis, meno, priezvisko, funkcia

Vzor č. 7: ZOZNAM ODOVZDÁVANÝCH ARCHÍVNYCH DOKUMENTOV

Vysvetlivky:

Por. č. – poradové číslo
RZ – registratúrna značka
Názov vecnej skupiny – názov podľa Registratúrneho plánu
Rok – rok alebo časové rozpätie vzniku odovzdávaných archívnych dokumentov
Číslo ukladacej jednotky – číslo alebo čísla obalov (archívnych škatúľ), v ktorých sú uložené odovzdávané archívne dokumenty príslušnej vecnej skupiny
Poznámka – napr. zmena hodnoty, obmedzenie prístupu, fyzický stav a pod.

...................... .........................................................................................................
dátum meno, priezvisko a podpis zamestnanca, ktorý zoznam vypracoval

1) § 18 ods. 1 a § 24 ods. 3 zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.
2) § 17 – § 25 vyhlášky MV SR č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.
3) Zákon č. 428/2002 Z. z. o ochrane osobných údajov v znení neskorších predpisov (od 1. 7. 2013 zákon č. 122/2013 Z. z. o ochrane osobných údajov)
4) § 19 ods. 1 zákona č. 395/2002 Z. z.
5) § 18 ods. 3 zákona č. 395/2002 Z. z.
6) § 11 ods. 2 a 3 vyhlášky MV SR č. 628/2002 Z. z.
7) § 11 ods. 1 vyhlášky MV SR č. 628/2002 Z. z.
8) § 12 vyhlášky MV SR č. 628/2002 Z. z.
9) § 14 vyhlášky MV SR č. 628/2002 Z. z.

Príloha č. 2: Správa a štruktúra registratúry

TTT, s. r. o., Východná 22, 040 01 Košice
IČO: 10258456
DIČ: 1011447733

VNÚTROORGANIZAČNÁ SMERNICA
číslo ……………….. /2013

Čl. 1
Úvodné ustanovenie

Firma nemá povinnosť vypracovať registratúrny poriadok ani registratúrny plán. Pri správe registratúrnych záznamov postupuje v súlade so zákonom č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.

Čl. 2
Evidovanie registratúrnych záznamov

1. Evidencia registratúrnych záznamov sa vedie tak, aby obsahovala údaje potrebné na jednoznačnú identifikáciu každého registratúrneho záznamu vzniknutého z činnosti, ako aj došlého záznamu. Evidencia obsahuje číslo, dátum prijatia alebo vzniku, vec a adresáta.

2. Samostatne sa vedie evidencia účtovných dokladov v súlade so zákonom o účtovníctve.

Čl. 3
Úschova registratúrnych záznamov

1. Úschovu registratúrnych záznamov zabezpečuje poverený zamestnanec firmy tak, aby nedošlo k poškodeniu, zničeniu, strate alebo ich neoprávnenému použitiu. Ak dôjde k poškodeniu, zničeniu alebo strate dokumentov, je povinný oznámiť túto skutočnosť bezodkladne príslušnému štátnemu archívu.

2. Dokumenty sa uchovávajú sústredené na jednom mieste, v označených úložných jednotkách (spisové dosky, fascikle, zaraďovače, archívne boxy a pod.) a v ochranných obaloch primeraného tvaru a veľkosti.

Čl. 4
Vyraďovanie registratúrnych záznamov

1. Dokumenty sa môžu navrhnúť na vyradenie až po uplynutí ich prevádzkovej potreby alebo lehoty uloženia dokumentov stanovenej osobitnými právnymi predpismi a v súlade s čl. 5 tejto smernice.

2. Pred vyradením dokumentov je poverený zamestnanec povinný oznámiť túto skutočnosť príslušnému štátnemu archívu. Oznámenie vykoná formou listu (návrhu na vyradenie registratúrnych záznamov – pozri vzor č. 1), v ktorom uvedie názov vecnej skupiny registratúrnych záznamov, počet úložných jednotiek a časové rozpätie vzniku registratúrnych záznamov navrhovaných na vyradenie, ako aj skutočnosť, že uplynula ich lehota uloženia a nie sú potrebné pre ďalšiu činnosť ich pôvodcu.

3. Archív posúdi návrh a preverí jeho nadväznosť na predchádzajúce vyraďovacie konanie. Neúplný alebo nekvalitný návrh vráti na prepracovanie. Posúdi dokumentárnu hodnotu registratúrnych záznamov a vydá rozhodnutie, v ktorom stanoví, ktoré registratúrne záznamy majú trvalú dokumentárnu hodnotu a sú určené do trvalej archívnej starostlivosti a ktoré registratúrne záznamy nemajú trvalú dokumentárnu hodnotu a sú určené na zničenie.

4. Ak archív neuplatní do 60 dní nárok na prevzatie niektorých z dokumentov navrhnutých na vyradenie do trvalej archívnej starostlivosti, nevydá rozhodnutie a vezme oznámenie o ich vyradení na vedomie, môžu sa registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty zničiť.

Čl. 5
Členenie registratúry

Vzor č. 1: NÁVRH NA VYRADENIE REGISTRATÚRNYCH ZÁZNAMOV

Ministerstvo vnútra SR
Štátny archív v
pobočka

Vaše číslo/zo dňa Naše číslo Vybavuje Dátum

Vec: Návrh na vyradenie registratúrnych záznamov – predloženie

Podľa § 19 zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov navrhujeme na vyradenie nasledovné registratúrne záznamy pochádzajúce z činnosti .......................................................

Registratúrne záznamy sú usporiadané podľa zoznamu vecných skupín registratúrnych záznamov.

Vyhlasujeme, že všetkým registratúrnym záznamom navrhnutým na vyradenie uplynula lehota uloženia.

Vyhlasujeme, že registratúrne záznamy navrhnuté na vyradenie už nepotrebujeme na svoju činnosť.

Žiadame preto o posúdenie predloženého návrhu na vyradenie registratúrnych záznamov.

Poznámka redakcie: § 39 zákona č. 595/2003 Z. z., § 231 ods. 1 písm. j) zákona č. 461/2003 Z. z., § 19 a § 20 zákona č. 580/2004 Z. z..