Archívy

1. Sústava archívov, ich zriaďovanie a zrušovanie

Sústavu archívov tvoria:

1. verejné archívy, ktorými sú:

• štátne ústredné archívy a štátne archívy s regionálnou územnou pôsobnosťou,
• archívy štátnych orgánov, štátnych rozpočtových organizácií a štátnych príspevkových organizácií,
• mestské archívy a archívy samosprávnych krajov,
• archívy právnických osôb zriadených zákonom, napr. o Rozhlase a televízii Slovenska,
• archívy právnických osôb a archívy fyzických osôb, ktoré sú orgánmi verejnej správy, napr. civilné letectvo,

2. súkromné, ktorými sú archívy neštátnych podnikov, a to:

• archívy právnických osôb,
• archívy fyzických osôb.

Ministerstvo vnútra SR zriaďuje štátne ústredné archívy a štátne archívy s regionálnou pôsobnosťou na plnenie úloh štátnej správy na úseku archívov a registratúr.

Zriadiť a zrušiť archív môžu:

• štátne orgány a nimi zriadené a založené právnické osoby,
• obce a samosprávne kraje,
• iné právnické osoby,
• fyzické osoby.

Z uvedeného vyplýva, že súkromné podnikateľské subjekty, t. j. fyzické aj právnické osoby, môžu zriaďovať vlastné archívy, samozrejme za podmienok stanovených zákonom a vyhláškou o archívoch a registratúrach. Zriadiť a zrušiť archív je možné len so súhlasom Ministerstva vnútra SR.

Zákon presne vymedzuje náležitosti jednotlivých žiadostí. Žiadosť o súhlas so zriadením archívu musí obsahovať okrem identifikačných údajov o žiadateľovi (meno, priezvisko, trvalý pobyt) aj doklady preukazujúce, že:

• úlohy archívu budú plniť osoby najmenej s úplným stredným vzdelaním alebo s úplným stredným odborným vzdelaním, vždy však aspoň jedna osoba s vysokoškolským vzdelaním v študijnom odbore archívnictvo a pomocné historické vedy alebo v príbuznom študijnom odbore (tieto osoby musia byť zapísané v zozname, ktorý vedie Ministerstvo vnútra SR, vznik a skončenie ich pracovného pomeru je potrebné nahlásiť MV SR),
• archív bude umiestnený v priestoroch zabezpečujúcich ochranu archívnych dokumentov,
• archív má priestory na prístup k archívnym dokumentom,
• zriaďovateľ archívu je schopný finančne zabezpečiť činnosť archívu tak, aby archív mohol plniť úlohy, ktoré mu vyplývajú zo zákona.

Žiadosť o súhlas so zrušením archívu musí obsahovať okrem identifikačných údajov o žiadateľovi aj:

• dôvody, pre ktoré chce zriaďovateľ archív zrušiť,
• ponuku na odkúpenie archívnych dokumentov štátom s návrhom ceny.

Zriaďovateľ archívu je oprávnený:

• požiadať Ministerstvo vnútra SR o finančný príspevok na úhradu nákladov na úpravy priestorov archívu vykonávané s cieľom zlepšiť podmienky ochrany archívnych dokumentov,
• požiadať o informáciu, odbornú radu a usmernenie.

Zriaďovateľ archívu je povinný:

• požiadať Ministerstvo vnútra SR o súhlas so zriadením archívu,
• zabezpečiť, aby úlohy archívu plnili osoby zapísané v zozname osôb vykonávajúcich v archíve odborné činnosti podľa zákona,
• oznámiť Ministerstvu vnútra SR vznik a skončenie pracovného pomeru, vznik, skončenie a zánik štátnozamestnaneckého pomeru osôb zapísaných v uvedenom zozname,
• umiestniť archív v priestoroch, ktoré zabezpečujú ochranu archívnych dokumentov a umožňujú prístup k archívnym dokumentom,
• požiadať Ministerstvo vnútra SR o súhlas so zrušením archívu, ponúknuť mu archívne dokumenty a uložiť ich v archíve určenom ministerstvom.

Podnikateľské subjekty, ktoré si nezriadili vlastný archív, budú svoje archívne dokumenty odovzdávať príslušnej pobočke štátneho archívu, do ktorého pôsobnosti patria. Z vymedzenia územných obvodov pobočiek štátnych archívov podľa tabuľky č. 1 podnikateľský subjekt zistí svoj príslušný archív.

Tabuľka č. 1: Vymedzenie územných obvodov pobočiek štátnych archívov

Archívy s regionálnou územnou pôsobnosťou sa nachádzajú v Banskej Bystrici, Bratislave, Bytči, Košiciach, Levoči, Nitre a Prešove. Archívom s regionálnou územnou pôsobnosťou je aj Archív hlavného mesta SR. Štátne archívy s regionálnou pôsobnosťou majú spolu 37 pobočiek.

Štátne archívy s regionálnou pôsobnosťou preberajú archívne dokumenty od:

• štátnych orgánov so sídlom a s pôsobnosťou v ich územnom obvode,
• právnických osôb zriadených a založených štátnymi orgánmi,
• samosprávnych krajov so sídlom v ich územnom obvode,
• právnických osôb zriadených a založených samosprávnymi krajmi,
• univerzít a iných vysokých škôl so sídlom v ich územnom obvode,
• právnických osôb, najmä z oblasti hospodárskeho života, ktoré majú sídlo v ich územnom obvode,
• fyzických osôb regionálneho významu, ktoré majú trvalý pobyt v ich územnom obvode,
• pôvodcov, ktorých určí ministerstvo.

Pobočky štátnych archívov preberajú archívne dokumenty od:

• štátnych orgánov so sídlom a s pôsobnosťou v ich územnom obvode,
• právnických osôb zriadených štátnymi orgánmi,
• obcí nachádzajúcich sa v ich územnom obvode,
• právnických osôb zriadených a založených obcami,
• právnických osôb, ktoré majú sídlo a pôsobia prevažne v ich územnom obvode,
• významných fyzických osôb miestneho spoločenského života, ktoré majú trvalý pobyt v ich územnom obvode,
• pôvodcov, ktorých určí ministerstvo.

2. Povinnosti archívu

Zákon o archívoch a registratúrach ukladá archívom tieto povinnosti:

1. vykonávať predarchívnu starostlivosť a preberať archívne dokumenty od ich pôvodcu alebo vlastníka, t. j. odsúhlasovať a schvaľovať registratúrne poriadky a registratúrne plány navrhnuté pôvodcom registratúry a v zmysle nich zabezpečiť preberanie archívnych dokumentov;

2. evidovať archívne dokumenty, ktoré prebral, udržiavať evidenciu v súlade so skutočným stavom a oznamovať zmeny v evidencii;

Evidenciu tvoria:

• evidenčný list, ktorý sa vedie ku každému súboru archívnych dokumentov,
• kniha prírastkov, do ktorej sa zapisujú údaje o prevzatých súboroch,
• kniha depozitov, do ktorej sa zapisujú údaje o súboroch archívnych dokumentov prevzatých do zmluvnej úschovy,
• kniha úbytkov, do ktorej sa zapisujú údaje o súboroch vyradených z archívu.

Náležitosti jednotlivých druhov evidencie a formu a spôsob zápisu do evidencie upravuje vyhláška o archívoch a registratúrach.

3. ochraňovať archívne dokumenty predovšetkým:

• pred odcudzením, a to kovovými mrežami na dverách a oknách alebo zabezpečovacou signalizáciou, alebo strážnou službou,
• pred poškodením zapríčineným napr. manipuláciou, požiarom, vodou, degeneračnými činiteľmi a pod., a to preventívnou ochranou, konzervovaním a reštaurovaním;

4. sprístupňovať archívne dokumenty, a to:

• na základe písomnej žiadosti žiadateľa formou odpisu, výpisu, potvrdenia alebo kópie archívneho dokumentu alebo
• na základe bádateľského listu formou štúdia, alebo
• vo výnimočných prípadoch na základe zmluvy formou verejného vystavovania;

5. vydať bádateľský poriadok, ktorý upravuje organizáciu štúdia archívnych dokumentov, ochranu dokumentov pri štúdiu, vyhotovovanie odpisu, výpisu, potvrdenia, kópie archívneho dokumentu, t. j. stanovuje pravidlá vstupu do bádateľne, pravidlá prístupu k informáciám o archívnych dokumentoch a pravidlá prístupu k archívnym dokumentom;

6. umožňovať výkon štátneho odborného dozoru, ktorý vykonáva Ministerstvo vnútra SR prostredníctvom príslušného štátneho archívu s cieľom kontroly plnenia povinností ustanovených zákonom a vyhláškou o archívoch a registratúrach;

7. umožňovať prístup k archívnym dokumentom, archívnym pomôckam a k evidencii archívnych dokumentov predovšetkým vytváraním priestorov na prístup k archívnym dokumentom;

8. vypracúvať program vyhotovovania konzervačných kópií (t. j. kópie archívneho dokumentu spravidla na mikrofilme s cieľom zachovať informáciu, ktorú archívny dokument obsahuje), o programe informovať Slovenský národný archív a jedno vyhotovenie kópie najvýznamnejších archívnych dokumentov mu zasielať.

Na evidenciu miesta aktuálneho uloženia archívnych dokumentov v ukladacích priestoroch slúži lokačný prehľad. Lokačný prehľad sa vedie na voľných, priebežne číslovaných listoch alebo v elektronickej forme a obsahuje:

• údaje o mieste aktuálneho uloženia archívnych dokumentov, ktorými sú názov súboru archívnych dokumentov a identifikačné údaje miesta uloženia ako mesto, ulica, číslo, poschodie, regál, sekcia, polica,
• plán priestorov a ukladacích priestorov.

Priestormi archívu sú:

• priestory na preberanie a očistu archívnych dokumentov,
• ukladacie priestory – budovy alebo miestnosti používané výlučne na dlhodobé uloženie archívnych dokumentov, vybavené celokovovými pevnými alebo pohyblivými regálmi, so zamedzeným prístupom priameho denného svetla, zabezpečením účinného vetrania,
• špecializované pracoviská – manipulačné priestory, laboratóriá na konzervovanie a reštaurovanie a ďalšie pracoviská na ochranu archívnych dokumentov,
• priestory na prístup k archívnym dokumentom, ktorými sú:
• priestory na štúdium archívnych dokumentov, tzv. bádateľňa,
• priestory na prednášky a premietanie filmov,
• výstavné priestory,
• knižnica.

3. Prístup k archívnym dokumentom

Právo na prístup k archívnym dokumentom má podľa zákona o archívoch a registratúrach každý na základe písomnej žiadosti. Prístup k archívnym dokumentom je súčasťou práva na informácie, ktoré patrí k základným slobodám zakotveným v Ústave SR. Toto právo však nie je neobmedzené. Dôvody obmedzenia sú zákonne upravené.

Archív umožňuje prístup k archívnym dokumentom vyhotovovaním odpisov, výpisov, potvrdení, kópií, štúdiom a verejným vystavovaním archívnych dokumentov.

Obmedziť prístup k archívnym dokumentom môže:

1. pôvodca archívnych dokumentov, ktorý má právo pri odovzdávaní archívnych dokumentov do archívu obmedziť prístup čiastočne alebo úplne, neskôr môže udeliť osobitné povolenie na prístup k archívnym dokumentom, ktoré inak nie sú prístupné,

2. archív v presne určených prípadoch, a to:

• ak by prístup k informáciám mohol ohroziť bezpečnosť štátu, jeho záujmy alebo ak to vyplýva z medzinárodných zmlúv,
• ak by mohlo dôjsť k ohrozeniu záujmov žijúcich osôb,
• ak by mohlo dôjsť k poškodeniu archívnych dokumentov,
• ak to ukladajú podmienky, za ktorých boli archívne dokumenty uložené v archíve,
• ak žiadateľ o prístup k archívnym dokumentom v predchádzajúcich 10 rokoch hrubo porušil bádateľský poriadok alebo poškodil archívny dokument.

O obmedzení prístupu musí archív vydať písomné rozhodnutie, ktoré musí obsahovať náležitosti v zmysle správneho poriadku (§ 47 zákona č. 71/1967 Zb. o správnom konaní) s možnosťou odvolania sa proti zamietnutiu žiadosti o prístup k archívnym dokumentom.

Prístup k archívnym dokumentom nemožno obmedziť:

• ich pôvodcovi, jeho právnemu nástupcovi a vlastníkovi archívnych dokumentov,
• štátnym orgánom, obci, samosprávnemu kraju a iným právnickým a fyzickým osobám v súlade s ich činnosťou podľa osobitných predpisov, napr. zákona č. 46/1993 Z. z. o Slovenskej informačnej službe a pod.,
• žiadateľovi, ktorého sa týkajú údaje obsiahnuté v archívnych dokumentoch,
• ak prístup neobmedzil archív alebo ak pred vyraďovacím konaním nebol prístup obmedzený.

Prístup k osobným údajom v archívnych dokumentoch je možný:

• po uplynutí 90 rokov od vzniku záznamu po predložení písomného súhlasu s osvedčeným podpisom fyzickej osoby, o ktorej osobné údaje ide, alebo jej zákonného zástupcu, alebo blízkej osoby, ak táto fyzická osoba už nežije.

Upozornenie:
V praxi sa často používajú pojmy „archív“ a „archivovanie“ aj namiesto pojmov „registratúrne stredisko“ a „registratúra“. Je potrebné uvedomiť si, že archív je odborné pracovisko, ktoré preberá, eviduje, ochraňuje a sprístupňuje archívne dokumenty, t. j. záznamy, ktoré majú trvalú dokumentárnu hodnotu. O archivovaní tak môžeme hovoriť len v súvislosti s činnosťou archívov.

Poznámka redakcie:§ 47 zákona č. 71/1967 Zb.

Autor: Ing. Eva Gášpárová