Účtovanie v peňažnom denníku v stĺpci Služby

Podľa ustanovenia § 4 ods. 6 písm. e) opatrenia MF SR č. MF/27076/2007-74, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a podrobnosti o usporiadaní, označovaní a obsahovom vymedzení položiek účtovnej závierky pre účtovné jednotky účtujúce v sústave jednoduchého účtovníctva, ktoré podnikajú alebo vykonávajú inú samostatnú zárobkovú činnosť, ak preukazujú svoje výdavky vynaložené na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov na účely zistenia základu dane z príjmov, v znení neskorších predpisov (ďalej len Postupy účtovania v JÚ), sa v peňažnom denníku s platnosťou od 1. 1. 2013 výdavky vynaložené na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov celkom členia na stĺpce Zásoby, Služby, Mzdy, Poistné a príspevky platené za fyzickú osobu alebo podnikateľa a poistné a príspevky platené zamestnávateľom za zamestnancov, Tvorba sociálneho fondu a Ostatné výdavky. Niektorým zmenám sme sa už v predchádzajúcich príspevkoch venovali.

V dnešnom príspevku si ukážeme na príkladoch z praxe, čo všetko sa účtuje v stĺpci „Služby“.

V príspevku sa nebudeme venovať účtovaniu v ostatných knihách sústavy jednoduchého účtovníctva (ďalej len JÚ). Podnikateľ, ktorý účtuje v JÚ, má povinnosť účtovať podľa § 15 ods. 1 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov (ďalej len ZÚ) nielen v peňažnom denníku, ale aj v knihe pohľadávok, v knihe záväzkov a v pomocných knihách, ak je ich vedenie potrebné na preukázanie a vykazovanie predmetu účtovníctva v účtovnej závierke.

Služby

Podľa § 4 ods. 9 Postupov účtovania v JÚ sa ako služby účtujú výdavky, ktoré majú povahu nakupovaných služieb, napríklad spotreba energií, telefónne služby, poštové služby, bankové činnosti, právne služby, nájomné, výdavky na cestovné.

Výdavky, ktoré sa od 1. 1. 2013 účtujú v peňažnom denníku v stĺpci „Služby“, sú bežné prevádzkové výdavky, ktoré sa dotýkajú takmer každého podnikateľa. Najčastejšie ide o nakupované služby od iných subjektov.

Sú to napríklad:

• priebežné dodávky, ktoré sú aj priebežne spotrebúvané, napríklad energie (elektrina, plyn), vodné a stočné, teplo, telefónne a telekomunikačné služby, poštovné, prepravné,
• opravy a udržovanie hmotného majetku,
• technické zhodnotenie hmotného a nehmotného majetku, ktoré nepresahuje limit vstupnej ceny stanovený v zákone č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov (ďalej len ZDP),
• služby spojené s výpočtovou technikou (opravy a udržovanie) a aktualizáciou programového vybavenia (napríklad účtovných programov, antivírových programov a podobne),
• poddodávky a dopravné služby, ktoré nesúvisia s obstaraním hmotného a nehmotného majetku a zásob,
• nájomné a požičovné,
• sprostredkovateľské služby,
• právne služby,
• služby daňových a účtovných poradcov a ostatné poradenské služby,
• ekonomické služby (spracovanie účtovníctva, mzdovej evidencie a podobne),
• výdavky na školenia a semináre,
• výdavky na cestovné,
• parkovné a poplatky mestu alebo obci,
• výdavky za stravovanie zamestnancov a podnikateľa,
• poplatky za finančné služby v peňažných ústavoch a úroky z úverov,
• zákonné poplatky (správne, súdne, miestne).

Vznik a preukázanie výdavkov na služby

V sústave JÚ pre správne zaúčtovanie nie je dôležité obdobie prijatia služby. Výdavok vzniká až v okamihu úhrady za prijatú službu, t. j. zaplatením v hotovosti alebo poukázaním peňažných prostriedkov z bankového účtu. Výdavok sa v JÚ vždy účtuje v tom zdaňovacom období, v ktorom bol uskutočnený (kedy prebehla úhrada). Vznik výdavkov sa preukazuje účtovnými dokladmi, podľa ktorých sa v súlade s ustanoveniami ZÚ a Postupmi účtovania v JÚ účtujú výdavky v peňažnom denníku. Čo všetko musí doklad, ktorý sa považuje za účtovný doklad, obsahovať, je ustanovené v § 10 ods. 1 ZÚ.

Označenie účtov na účtovných dokladoch, na ktoré sa účtovný prípad zaúčtuje, majú povinnosť uvádzať podľa § 10 ods. 1 písm. g) ZÚ len tie účtovné jednotky, ktoré účtujú v PÚ. Účtovné jednotky, ktoré účtujú v sústave JÚ, t. j. podnikajúce FO, ktoré účtujú v JÚ, by mali uvádzať na účtovnom doklade (na príjmovom a výdavkovom pokladničnom doklade a na bankovom výpise) minimálne číslo riadka v peňažnom denníku, pod ktorým je účtovný prípad zaúčtovaný.

Daňová uznateľnosť výdavkov na služby

Vzhľadom na daňovú orientáciu sústavy JÚ by mali byť všetky výdavky, ktoré podnikateľ účtuje v peňažnom denníku do stĺpca „Služby“, daňovými výdavkami v zmysle ZDP. Za daňové výdavky sa označujú výdavky, ktoré sú z hľadiska ZDP daňovo uznateľné (výdavky ovplyvňujúce základ dane).

Podľa § 2 písm. i) ZDP je daňovým výdavkom výdavok na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov preukázateľne vynaložený daňovníkom a zaúčtovaný v účtovníctve daňovníka. Definíciu daňového výdavku dopĺňa ustanovenie § 19 ods. 1 takto: „Ak výšku výdavku limituje osobitný predpis, preukázaný výdavok je možné zahrnúť do daňových výdavkov najviac do výšky tohto limitu. Ak výšku výdavku limituje samotný ZDP alebo jeho zahrnutie v zdaňovacom období upravuje ZDP v inej výške ako osobitný predpis, preukázaný výdavok možno zahrnúť do daňových výdavkov len v rozsahu a za podmienok ustanovených v ZDP. Ak výšku výdavku limituje ZDP výškou zdaniteľného príjmu alebo výškou príjmu z prijatej úhrady, uplatní sa výdavok alebo jeho časť do daňových výdavkov v tom zdaňovacom období, v ktorom bol dosiahnutý príjem alebo prijatá úhrada.“

Už zo samotnej definície daňového výdavku vyplýva, že výdavok vynaložený na úhradu služieb je možné uznať za daňový výdavok a účtovať v peňažnom denníku do stĺpca „Služby“ len vtedy, ak spĺňa tieto podmienky:

• výdavok súvisí so zdaniteľným príjmom,
• výdavok musí byť preukázateľne vynaložený,
• výdavok musí byť zaúčtovaný v účtovníctve podnikateľa,
• výdavok musí rešpektovať stanovené limity.

Výdavok súvisí so zdaniteľným príjmom

Ak výdavok, ktorý podnikateľ vynaložil, spĺňa všetky vyššie uvedené podmienky, ale nespĺňa podmienku súvislosti so zdaniteľným príjmom, nie je možné takýto výdavok považovať za daňový a účtovať ho v peňažnom denníku do stĺpca „Služby“. Podmienka súvislosti so zdaniteľným príjmom je dôležitá, lebo taký istý výdavok za služby je u jedného podnikateľa daňovým výdavkom a u iného podnikateľa nie je daňovým výdavkom, lebo nesúvisí s jeho zdaniteľným príjmom.

Výdavok musí byť preukázateľne vynaložený

Každý výdavok musí podnikateľ skutočne doložiť. Preukázanie výdavku v praxi znamená doloženie dokladu, napríklad o úhrade za telefónne služby, za plyn, za elektrickú energiu faktúrou, dokladom o zaplatení z ERP, bankovým výpisom, kúpnou zmluvou a podobne.

Výdavok musí byť zaúčtovaný v účtovníctva daňovníka

Každý daňový výdavok musí byť zaúčtovaný v účtovníctve podnikateľa v súlade s účtovnými predpismi. Na to, aby mohol byť výdavok zaúčtovaný v účtovníctve, musí doklad o úhrade za výdavok – poskytnuté služby, spĺňať všetky náležitosti účtovného dokladu podľa § 10 ods. 1 ZÚ.

Výdavok musí rešpektovať stanovené limity

V § 19 ZDP sú uvedené aj také výdavky, ktoré je možné uznať ako daňové výdavky len do výšky stanoveného limitu. Limity pre podnikateľov nie sú stanovené len v ZDP, ale aj v iných právnych predpisoch, napríklad v zákone č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov (ďalej len ZCN).

Účtovanie služieb podľa Postupov účtovania v JÚ platných od 1. 1. 2013

Podľa § 4 ods. 6 písm. e) bod 2 Postupov účtovania v JÚ, ktoré sú platné od 1. 1. 2013, sa služby účtujú v peňažnom denníku vo výdavkoch vynaložených na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov celkom ako:

• výdavok peňažných prostriedkov z pokladnice alebo bankového účtu (účtuje sa podľa toho, ako sa platba vykonala),
• výdavok ovplyvňujúci základ dane (ďalej len ZD) v stĺpci „Výdavky celkom“,
• výdavok v druhovom členení výdavkov celkom v stĺpci „Služby“.

Výdavky sa účtujú do peňažného denníka v okamihu zaplatenia, bez ohľadu na to, či sú platby za dodávky (napríklad plynu, elektriny, za vodné a stočné) alebo za poskytnuté služby (napríklad za poradenské služby týkajúce sa podnikania, za spracovanie účtovníctva, za údržbu výpočtovej techniky) platené preddavkovo alebo až po vyúčtovaní. Celková preddavková platba (záloha) je v deň zaplatenia daňovým výdavkom. Ak pri vyúčtovaní platieb dodávateľ vráti podnikateľovi preplatok, podnikateľ má povinnosť zaúčtovať do peňažného denníka aj vrátený preplatok. Účtovať môže jedným z dvoch spôsobov:

a) prijatý preplatok zaúčtuje ako daňový výdavok so znamienkom mínus ako:

• výdavok peňažných prostriedkov v hotovosti alebo na bankovom účte,
• výdavok ovplyvňujúci ZD v stĺpci „Výdavky celkom“,
• výdavok v druhovom členení výdavkov celkom v stĺpci „Služby“, alebo

b) prijatý preplatok zaúčtuje do zdaniteľných príjmov ako:

• príjem peňažných prostriedkov v hotovosti alebo na bankovom účte,
• príjem ovplyvňujúci ZD v stĺpci „Príjmy celkom“,
• príjem v druhovom členení príjmov celkom v stĺpci „Predaj výrobkov a služieb“.

Jedinou výnimkou je zaplatené nájomné, ktoré sa v daňových výdavkoch podľa § 19 ods. 4 ZDP časovo rozlišuje. Časové rozlíšenie nájomného sa vykoná v rámci účtovania uzávierkových účtovných operácií podľa § 8 ods. 4 písm. a) Postupov účtovania v JÚ.

Výdavky za poštové služby

Úhradu za poštové služby môže podnikateľ vykonať hotovostnou platbou priamo na pošte, poštovými známkami alebo ak sa tak dohodne so Slovenskou poštou, tak formou úverovaného poštovného. Výdavok za poštové služby, ktorý je podľa § 2 písm. i) ZDP daňovým výdavkom podnikateľa, zaúčtuje v deň úhrady do peňažného denníka ako:

• výdavok peňažných prostriedkov v hotovosti,
• výdavok ovplyvňujúci ZD v stĺpci „Výdavky celkom“,
• výdavok v druhovom členení výdavkov celkom v stĺpci „Služby“.

Výdavky za spotrebu energií

Výdavky za spotrebu energií (plyn, elektrina, kúrenie, teplá voda), ktoré sú daňovými výdavkami podnikateľa, tzn. že podnikateľ ich vynaložil na úhradu energií v priestoroch, ktoré má v obchodnom majetku alebo ktoré má prenajaté a podniká v nich, zaúčtuje do peňažného denníka rovnako ako výdavky na úhradu poštových služieb. Platby za energie sú obyčajne uhrádzané na základe zmluvných dodávok ako zálohové platby. Zálohové platby zaúčtuje podnikateľ do peňažného denníka v deň úhrady zálohy. Nedoplatok alebo preplatok, ktorý mu vznikne pri vyúčtovaní, zaúčtuje do peňažného denníka tiež v deň úhrady (prijatia).

Výdavky za telefónne služby

Všetky platby za telefónne služby, bez rozdielu, či ide o pevnú linku, mobilný telefón, fax alebo internet, sú daňovými výdavkami, ak ich podnikateľ vynaložil v súvislosti s dosahovaním zdaniteľných príjmov z podnikania.

Platby za telefónne služby a telefón, ktorý využíva podnikateľ súkromne, nie sú podľa § 21 ods. 1 písm. i) ZDP daňovým výdavkom.

Výdavky za telefónne služby, ktoré sú podľa § 2 písm. i) ZDP daňovým výdavkom, zaúčtuje podnikateľ podľa § 4 ods. 6 písm. e) bod 2 Postupov účtovania v JÚ do peňažného denníka ako:

• výdavok peňažných prostriedkov z pokladnice alebo bankového účtu,
• výdavok ovplyvňujúci ZD v stĺpci „Výdavky celkom“,
• výdavok v druhovom členení výdavkov celkom v stĺpci „Služby“.

Pri mobilnom telefóne pri úhrade faktúry, na ktorej sú predpísané platby za hovory, SMS a MMS a aj splátka za telefónny prístroj, ktorý je hmotným majetkom (podľa výšky vstupnej ceny buď dlhodobým, ktorý sa odpisuje, alebo krátkodobým), je potrebné rozlíšiť:

• platbu za hovory, SMS, MMS, ktorá sa účtuje ako daňový výdavok do stĺpca „Služby“,
• platbu za mobil (prístroj), ktorého vstupná cena je nižšia ako 1 700 €, ktorá sa účtuje ako daňový výdavok do stĺpca „Zásoby“,
• platbu za mobil (prístroj), ktorého vstupná cena je vyššia ako 1 700 €, ktorá sa účtuje do výdavkov, ktoré neovplyvňujú ZD (daňovým výdavkom budú odpisy).

Výdavky na cestovné

Podľa § 4 ods. 9 Postupov účtovania v JÚ sa ako služby účtujú výdavky, ktoré majú povahu nakupovaných služieb, napríklad aj cestovné. To znamená, že výdavky vynaložené na úhradu cestovných výdavkov, ktoré sú daňovými výdavkami podnikateľa v zmysle ustanovenia § 2 písm. i) ZDP, sa účtujú do peňažného denníka ako:

• výdavok peňažných prostriedkov z pokladnice alebo bankového účtu,
• výdavok ovplyvňujúci ZD v stĺpci „Výdavky celkom“,
• výdavok v druhovom členení výdavkov celkom v stĺpci „Služby“.

Výdavky za právne a ekonomické služby

Výdavky za prijaté právne služby (napríklad služby advokáta pri vymáhaní pohľadávok, vypracovaní zmlúv, právne poradenstvo) a ekonomické služby (spracovanie účtovníctva, spracovanie miezd a ostatnej ekonomickej agendy, ekonomické poradenstvo), ktoré súvisia s podnikateľskou činnosťou, ak spĺňajú všetky podmienky daňového výdavku uvedené v § 2 písm. i) ZDP, sú daňovými výdavkami podnikateľa.

Úhradu za tieto služby zaúčtuje podnikateľ do peňažného denníka podľa § 4 ods. 9 Postupov účtovania v JÚ ako služby a podľa § 4 ods. 6 písm. e) bod 2 Postupov účtovania v JÚ ako:

• výdavok peňažných prostriedkov z pokladnice alebo bankového účtu,
• výdavok ovplyvňujúci ZD v stĺpci „Výdavky celkom“,
• výdavok v druhovom členení výdavkov celkom v stĺpci „Služby“.

Výdavky za údržbu a opravy hmotného majetku

Podľa Postupov účtovania v PÚ výdavky na opravy hmotného majetku (ďalej len HM) odstraňujú čiastočné fyzické opotrebenie alebo poškodenie za účelom uvedenia HM do predchádzajúceho stavu alebo do prevádzkyschopného stavu. Udržiavaním HM sa spomaľuje fyzické opotrebenie, predchádza sa jeho následkom a odstraňujú sa drobnejšie závady. Takto definované pojmy údržba a opravy HM platia aj pre sústavu JÚ.

Každému podnikateľovi, ktorý využíva v podnikaní HM, vznikajú počas doby využívania tohto majetku výdavky na bežnú údržbu a opravy. Pri posudzovaní, či ide o daňový výdavok, ktorý ovplyvňuje ZD a podnikateľ ho môže účtovať podľa § 4 ods. 9 Postupov účtovania v JÚ v peňažnom denníku v stĺpci „Služby“, je potrebné vedieť, či ide o:

• HM, ktorý má podnikateľ zaradený v obchodnom majetku a využíva ho v podnikaní, t. j. dosahuje ním zdaniteľné príjmy – v takomto prípade môže všetky výdavky vynaložené na údržbu a opravy považovať za daňové výdavky;
• prenajatý HM, ktorý využíva v podnikaní – v takomto prípade sú výdavky na údržbu a opravy daňovými výdavkami vtedy, ak je okrem podmienok uvedených v § 2 písm. i) ZDP pre daňový výdavok splnená aj podmienka, že podnikateľ ako prenajímateľ má povinnosť vykonávať bežnú údržbu a opravy. Uvedená podmienka musí byť uvedená v zmluve o prenájme HM;
• súkromný HM, ktorý využíva súkromne a aj v podnikaní – v takomto prípade nemôže podnikateľ považovať výdavky na bežnú údržbu a opravy za daňové výdavky.

Technické zhodnotenie hmotného a nehmotného majetku, ktoré nespĺňa limit vstupnej ceny

Podľa § 29 ods. 1 ZDP technickým zhodnotením HM a nehmotného majetku (ďalej len NM) sa na účely ZDP rozumejú výdavky na dokončenie nadstavby, prístavby a stavebné úpravy, rekonštrukcie a modernizácie prevyšujúce pri jednom HM a NM 1 700 € v úhrne za zdaňovacie obdobie. Podľa § 29 ods. 2 ZDP sa za technické zhodnotenie HM a NM považuje aj technické zhodnotenie neprevyšujúce v úhrne za zdaňovacie obdobie 1 700 €, ak sa podnikateľ rozhodne takéto výdavky považovať za výdavky na technické zhodnotenie. V takomto prípade sa výdavky pripočítajú k vstupnej cene, t. j. sú súčasťou vstupnej ceny, zvýšenej vstupnej ceny alebo zvýšenej zostatkovej ceny HM a NM.

Ak je technické zhodnotenie rovné alebo nižšie ako 1 700 €, t. j. nižšie ako limit ustanovený v ZDP, nezvyšuje vstupnú cenu HM a NM a podnikateľ ho môže považovať za daňový výdavok, ktorý zaúčtuje do peňažného denníka podľa § 4 ods. 6 písm. e) bod 2 Postupov účtovania v JÚ ako:

• výdavok peňažných prostriedkov z pokladnice alebo bankového účtu,
• výdavok ovplyvňujúci ZD v stĺpci „Výdavky celkom“,
• výdavok v druhovom členení výdavkov celkom v stĺpci „Služby“.

Technické zhodnotenie je daňovým výdavkom, ak bolo preukázateľne vynaložené a bolo vykonané na majetku, ktorým podnikateľ dosahuje zdaniteľné príjmy, t. j. na majetku, ktorý má zaradený v obchodnom majetku alebo prenajatý.

Výdavky na nájomné

Nájomné, ktoré spĺňa podmienky uvedené v § 2 písm. i) ZDP a podnikateľ ho zaplatil za príslušné zdaňovacie obdobie, môže považovať za daňový výdavok a zaúčtovať do peňažného denníka podľa § 4 ods. 9 ako služby. Pri posudzovaní, či uhradené nájomné je v skutočnosti daňovým výdavkom v okamihu úhrady, by mal podnikateľ vychádzať aj z § 19 ods. 4 ZDP, podľa ktorého nájomné uhrádzané FO sa môže započítať do daňových výdavkov v tom zdaňovacom období, v ktorom bolo zaplatené, a to najviac do výšky časovo rozlíšenej sumy pripadajúcej na príslušné zdaňovacie obdobie. Z vedeného ustanovenia ZDP jednoznačne vyplýva, že ak podnikateľ zaplatí nájomné na rok alebo dlhšie obdobie dopredu, nemôže započítať úhradu v plnej výške do daňových výdavkov, a tým si znížiť svoju daňovú povinnosť k dani z príjmov v čase úhrady nájomného. Zaplatené nájomné musí časovo rozlíšiť.

Výdavky za finančné služby

Do peňažné denníka sa ako výdavky ovplyvňujúce ZD v stĺpci „Služby“ účtujú podľa § 4 ods. 9 Postupov účtovania v JÚ aj výdavky za finančné služby, ktoré boli uskutočnené dodávateľom služieb pre podnikateľa v súvislosti s výkonom jeho podnikateľskej činnosti. Sú to napríklad výdavky za tieto služby:

• poplatky za vedenie účtov v bankách,
• ostatné bankové poplatky na podnikateľských účtoch,
• úroky z úverov,
• úroky pri finančnom prenájme (lízingu),
• poistenie majetku podnikateľa – zásoby, pri HM a NM len majetku, ktorý má zaradený v obchodnom majetku, napríklad motorové vozidlo, nehnuteľnosť a podobne,
• správne a miestne poplatky, ak ich má podnikateľ povinnosť platiť vzhľadom na vykonávanie podnikateľskej činnosti.

Všetky uvedené výdavky sú daňovými výdavkami, ak spĺňajú podmienky uvedené v § 2 písm. i) ZDP. To znamená, že musia byť vynaložené v súvislosti s dosahovaním zdaniteľných príjmov, musia byť podnikateľom preukázateľné a zaúčtované. Daňovú uznateľnosť niektorých finančných výdavkov (zmluvné pokuty a úroky z omeškania) upravuje ustanovenie ZDP v § 17 ods. 19 až po zaplatení, čo však pri účtovaní v sústave JÚ nie je podstatné, pretože do peňažného denníka účtuje podnikateľ len skutočne zaplatené výdavky (okrem vybraných výdavkov, ako sú napríklad odpisy).

Účtovanie služieb a DPH

Pri účtovaní daňových výdavkov v peňažnom denníku v stĺpci „Služby“ platí, že podnikateľ, ktorý nie je registrovaný ako platiteľ dane z pridanej hodnoty (ďalej len DPH), o DPH neúčtuje. Ak nakúpi služby od platiteľa DPH, DPH je súčasťou ocenenia. Podnikateľ – neplatiteľ DPH, účtuje do peňažného denníka výdavky za služby podľa § 4 ods. 6 písm. e) bod 2 Postupov účtovania v JÚ ako:

• výdavok peňažných prostriedkov v hotovosti alebo z bankového účtu,
• výdavok ovplyvňujúci ZD v stĺpci „Výdavky celkom“,
• výdavok v druhovom členení výdavkov celkom v stĺpci „Služby“.

Do všetkých stĺpcov peňažného denníka účtuje podnikateľ v celkových nákupných cenách, t. j. v cenách aj s DPH.

Podnikateľ, ktorý je registrovaný podľa zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov ako platiteľ DPH, účtuje do stĺpcov „Výdavky celkom“ a „Služby“ v cenách bez DPH, lebo podľa ustanovenia § 21 ods. 2 písm. i) ZDP daňovým výdavkom nie je DPH u platiteľa tejto dane. Samotnú DPH zaúčtuje v peňažnom denníku do výdavkov, ktoré neovplyvňujú ZD.

Autor: Ing. Jarmila Strählová