Uchovávanie účtovnej dokumentácie po novele zákona o účtovníctve v roku 2022

ÚJ, ale aj osoby, ktoré sú podľa § 1 zákona o účtovníctve účtovnými jednotkami, majú povinnosť archivovať a uchovávať účtovné doklady – účtovné záznamy v digitálnej alebo aj v papierovej podobe z dôvodu preukázateľnosti pred orgánmi štátnej správy, ale aj na iné účely, napr. pre zamestnancov, ktorí potrebujú mať kompletnú dokumentáciu na účely správneho vypočítania dôchodku.

Úvod k uchovávaniu účtovnej dokumentácie

Problematiku uchovávania a ochrany účtovnej dokumentácie upravuje zákon č. 431/2002 Z. z. (ďalej len „zákon o účtovníctve“), ak iný právny predpis neustanovuje inak.

Uchovávanie účtovnej dokumentácie je povinnosť každej účtovnej jednotky, ktorá je účtovnou jednotkou definovaná v § 1 zákona o účtovníctve po novele zákona o účtovníctve č. 408/2021 Z. z.

Účtovná jednotka (ďalej len „ÚJ“), ktorá je právnickou osobou, vedie účtovníctvo odo dňa svojho vzniku až do dňa svojho zániku. Výnimkou je ÚJ, ktorá sa zrušuje bez likvidácie a vedie účtovníctvo do dňa, ktorý predchádza rozhodnému dňu; od rozhodného dňa skutočnosti, ktoré sú predmetom účtovníctva zanikajúcej ÚJ, sú súčasťou účtovníctva a účtovnej závierky nástupníckej ÚJ.

Účtovná jednotka, ktorá je fyzickou osobou, vedie účtovníctvo po dobu, počas ktorej podniká alebo vykonáva inú samostatnú zárobkovú činnosť, ak preukazuje svoje výdavky vynaložené na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov na účely zistenia základu dane z príjmov.

Účtovnú dokumentáciu (§ 31 zákona o účtovníctve) predstavuje súhrn všetkých účtovných záznamov, ktoré sú nositeľom informácie, ktoré je ÚJ podľa § 4 ods. 5 zákona o účtovníctve povinná zaznamenávať prostredníctvom účtovných záznamov od svojho vzniku až do dňa svojho zániku.

Podľa § 4 ods. 6 zákona o účtovníctve sa za účtovný záznam považuje najmä účtovný doklad, účtovné zápisy, účtovné knihy, odpisový plán, účtovná závierka a ďalšie dokumenty, ktoré ovplyvňujú výsledok účtovnej závierky, ale aj iné účtovné záznamy, ktoré sú súčasťou účtovnej závierky, ktoré sa týkajú predmetu účtovníctva alebo spôsobu jeho vedenia, je ÚJ povinná zaznamenávať len účtovnými záznamami.

Predkladanie požadovaných dokladov

Jedným z orgánov štátnej správy je aj daňový úrad, ktorému predkladá ÚJ účtovnú dokumentáciu – účtovné doklady predovšetkým k daňovej kontrole alebo aj pri vyhľadávacej činnosti, miestnom zisťovaní správcu dane a aj pri iných úkonoch, ktoré súvisia so správou daní podľa zákona č. 563/2009 Z. z. (daňový poriadok).

ÚJ predkladá požadované účtovné doklady správcovi dane aj na výzvu správcu dane. ÚJ preukazuje účtovné doklady za sledované účtovné obdobie a ich riadne zaúčtovanie v účtovníctve. Doba, počas ktorej je ÚJ povinná účtovnú dokumentáciu uchovávať, je ustanovená v § 35 ods. 3 zákona o účtovníctve. Povinnosť uchovávať účtovné doklady má aj daňovník, ktorý nie je účtovnou jednotkou a uplatňuje z hľadiska dane z príjmov preukázateľné výdavky, je povinný viesť daňovú evidenciu v rozsahu, ako ustanovuje § 6 ods. 11 zákona o dani z príjmov; rovnako má túto povinnosť ...