Interná smernica: Uchovávanie, ochrana a vyraďovanie písomností spoločnosti

Vzor internej smernice

Uchovávanie, ochrana a vyraďovanie písomností spoločnosti

Spoločnosť: BBB, s. r. o.
Sídlo: Južná 25, 040 03 Košice
IČO: 11222333
DIČ: 1122334455
Účinnosť: od 1. 3. 2020

Príloha: Štruktúra registratúry a lehoty uloženia písomností

I. 
Všeobecné ustanovenia

1. Interná smernica upravuje uchovávanie, ochranu a vyraďovanie písomností spoločnosti podľa zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a podľa osobitných predpisov ustanovujúcich povinné uchovávanie písomností.
2. Smernica platí pre všetkých zamestnancov, ktorí akýmkoľvek spôsobom prichádzajú do styku s písomnosťami spoločnosti. Slúži na zabezpečenie jednotného postupu všetkých útvarov spoločnosti pri manipulácii s písomnosťami.
3. Prijímaním a odosielaním zásielok je poverený zamestnanec sekretariátu. Prijaté písomnosti účtovnej povahy odovzdá do učtárne a ostatné zásielky príslušným zamestnancom, ktorí sú zodpovední za správne a včasné vybavenie. Zodpovednosť jednotlivých zamestnancov za príslušnú agendu je stanovená v pracovnom a organizačnom poriadku spoločnosti a priamo vyplýva z pracovnej zmluvy a pracovnej náplne zamestnancov.
4. Spoločnosť zriaďuje registratúrne stredisko v kancelárii č. 12 v sídle spoločnosti, ktorá je zabezpečená kovovými mrežami a bezpečnostným zámkom.
5. Za prijímanie, triedenie, ukladanie, evidovanie, ochranu a vyraďovanie písomností v registratúrnom stredisku je zodpovedný poverený zamestnanec sekretariátu.
6. Spoločnosť môže záznamy uchovávať v písomnej alebo technickej forme. Pre záznamy vedené v technickej forme disponuje vybavením, ktoré umožňuje vykonať prevod záznamov do formy, v ktorej je ich obsah pre fyzickú osobu ...