3. Vyúčtovanie pracovných ciest a ich zaúčtovanie v podvojnom účtovníctve

Pre správne zaúčtovanie cestovných náhrad (v jednoduchom alebo podvojnom účtovníctve) je dôležité určenie, či pri vyúčtovaní pracovných ciest vzniká skutočnosť pre účtovanie v cudzej mene alebo len v eurách. Ak sa pracovná cesta uskutočňuje len na Slovensku, účtovanie je vždy len v eurách. Ak ide o zahraničnú pracovnú cestu a preddavok sa poskytuje v cudzej mene, skutočne vynaložené výdavky sú v cudzej mene, a teda náhrada cestovných výdavkov je v cudzej mene, tak sa účtuje aj v cudzej mene, aj v mene euro.

Niekedy však dochádza k dohode medzi zamestnávateľom a zamestnancom a cestovné náhrady sú vyplácané len v mene euro. Tak dochádza k situáciám, kedy sa účtuje len v eurách (nie aj v cudzej mene).

Príklady pre účtovanie len v eurách:

• ak po dohode zamestnávateľa so zamestnancom bude zamestnancovi poskytnutý preddavok v mene euro, pričom podľa opatrenia MF SR má zamestnanec nárok na stravné v cudzej mene, voči zamestnancovi nevzniká pohľadávka z titulu poskytnutia preddavku v cudzej mene;
• ak po dohode zamestnávateľa so zamestnancom sa bude pôvodný doplatok určený v cudzej mene vyplácať v eurách, predmetom účtovania je len čiastka vyjadrená v eurách (na pôvodné účtovanie záväzku zahrnujúceho aj doplatok v cudzej mene sa neprihliada, záväzok v rozsahu doplatku nebude vyrovnaný v cudzej mene, len v mene euro);
• ak sa realizujú cestovné náhrady prostredníctvom bankovej karty k účtu vedenému v mene euro. V tomto prípade nie je dôvod na účtovanie záväzku v cudzej mene. Peňažné prostriedky sú z bankového účtu odpísané v mene euro, voči zamestnancovi nevzniká pohľadávka alebo záväzok v cudzej mene;
• v praxi môže nastať situácia, že zamestnanec minie použitím platobnej karty viac, ako je jeho nárok podľa zákona o cestovných náhradách a musí peňažné prostriedky vrátiť; ak sa vrátenie vykoná v mene euro, vzniká podklad na účtovanie pohľadávky voči zamestnancovi len v mene euro.

Pri zaúčtovaní cestovných náhrad po skončení zahraničnej pracovnej cesty vznikajú účtovné prípady v nadväznosti na skutočnosť, či:

1. bol zamestnancovi poskytnutý preddavok v cudzej mene alebo nie,
2. predmetom vyúčtovania je preplatok (doplatok) alebo nedoplatok voči zamestnancovi:
• preplatok ako rozdiel medzi konečným vyúčtovaním a nižším preddavkom, ktorý musí zamestnávateľ zamestnancovi vyplatiť, alebo
• nedoplatok ako rozdiel medzi poskytnutým preddavkom a nižšou sumou z vyúčtovania, ktorý bude musieť zamestnanec vrátiť,
3. predmetom vyúčtovania je skutočnosť ...