Účtovanie výdavkov na pracovné cesty v PÚ

Zákon o cestovných náhradách upravuje podmienky poskytovania náhrad výdavkov a iných plnení pri presne vymedzených právnych úkonoch a presne vymedzenému okruhu osôb, druhy cestovných náhrad, stanovenie nárokovateľnej sumy v cudzej mene, preddavky na cestovné náhrady a ich výpočet v cudzej mene, ako aj ostatné skutočnosti týkajúce sa cestovných náhrad.

Cestovné náhrady sa účtujú na účte 512 – Cestovné. Obsahová náplň tohto účtu nie je v Postupoch účtovania v PÚ (Opatrenie Ministerstva financií SR č. 23054/2002-92 v znení n.p.) zadefinovaná, len v § 65 je ustanovené, čo sa účtuje na účtoch účtovej skupiny 51 – Služby, kam patrí aj účet 512 – Cestovné (na účtoch účtovej skupiny 51 – Služby sa účtujú prvotné náklady za externé služby).

Keďže obsahová náplň nie je zadefinovaná, pri účtovaní na tomto účte sa vychádza zo zákona č. 283/2002 Z. z. (ďalej len „zákon o cestovných náhradách“), podľa ktorého zamestnancovi vyslanému na tuzemskú alebo zahraničnú pracovnú cestu patrí náhrada cestovných výdavkov, náhrada za ubytovanie, stravné, a iné výdavky podľa zákona o cestovných náhradách.

Zamestnancovi vyslanému na zahraničnú pracovnú cestu môže zamestnávateľ v zmysle § 14 zákona o cestovných náhradách poskytnúť aj vreckové v eurách alebo v cudzej mene vo výške 40 % stravného ustanoveného podľa § 13 ods. 4 a 5 zákona o cestovných náhradách.

Súvzťažné účty k účtu 512 – Cestovné v prípade zamestnancov

Ako sme uviedli, obsahová náplň účtu 512 – Cestovné nie je v Postupoch účtovania v PÚ zadefinovaná, len v § 65 je ustanovené, čo sa účtuje na účtoch účtovej skupiny 51 – Služby, kam patrí aj účet 512 – Cestovné (na účtoch účtovej skupiny 51 – Služby sa účtujú prvotné náklady za externé služby).

Podľa § 51 ods. 2 a ods. 3 postupov účtovania v podvojnom účtovníctve súvzťažnými účtami k účtu 512 – Cestovné sú:

• účet 333 – Ostatné záväzky voči zamestnancom, na ktorom sa účtujú rôzne záväzky voči zamestnancom, napríklad nárok zamestnancov na náhradu cestovných výdavkov;
• účet 335 – Pohľadávky voči zamestnancom, na ktorom sa účtujú rôzne pohľadávky voči zamestnancom, napríklad poskytnuté preddavky na cestovné výdavky, preddavky na vyúčtovanie, uplatnenie náhrady voči zamestnancovi.

Z pohľadu účtovania pracovných ciest a cestovných náhrad je rozhodujúce:

• stanovenie dňa uskutočnenia účtovného prípadu,
• prepočet cestovných náhrad a preddavkov na cestovné náhrady v cudzej mene a v mene euro.

Deň uskutočnenia účtovného prípadu v prípade účtovania cestovného

Pri účtovaní cestovných náhrad je často diskutovanou otázkou, ktorý deň sa považuje za deň uskutočnenia účtovného prípadu.

Deň uskutočnenia účtovného prípadu je zadefinovaný v § 2 ods. 1 Postupov účtovania v PÚ. Týmto dňom je napr. deň splnenia dodávky, platby záväzku, inkasa pohľadávky, započítania pohľadávky, postúpenia pohľadávky, prevzatia dlhu, poskytnutia a prijatia preddavku, atď.

Deň uskutočnenia účtovného prípadu pri pracovných cestách nie je osobitne zadefinovaný, preto tento deň si stanovia účtovné jednotky v internej smernici, čím sa zvolený postup pre ňu stane záväzným. Najčastejšie sa za deň uskutočnenia účtovného prípadu na účtovanie cestovných náhrad považuje deň predloženia vyúčtovania pracovnej cesty, t. j. cestovných náhrad, na základe všetkých predložených dokladov v zmysle zákona o cestovných náhradách.

Povinnosti zamestnanca po skončení pracovnej cesty

Povinnosti zamestnanca po skončení pracovnej cesty ustanovuje § 36 ods. 7 zákona o cestovných náhradách. Podľa tohto ustanovenia je zamestnanec povinný do desiatich pracovných dní odo dňa skončenia pracovnej cesty alebo inej skutočnosti zakladajúcej nárok na náhrady predložiť zamestnávateľovi písomné doklady potrebné na vyúčtovanie náhrad a vrátiť nevyúčtovaný preddavok, ak nie je v kolektívnej zmluve, alebo v písomnej dohode so zamestnancom dohodnutá alebo vo vnútornom predpise zamestnávateľa určená dlhšia doba, najdlhšie však do konca kalendárneho mesiaca nasledujúceho po kalendárnom mesiaci, v ktorom bola pracovná cesta alebo iná skutočnosť zakladajúca nárok na náhrady skončená.

Interná smernica môže obsahovať aj iné skutočnosti vo vzťahu k zákonu o cestovných náhradách, napr.:

• spôsob dopravy - používanie služobných motorových vozidiel, využívanie vlakovej dopravy – I. trieda, II. trieda, využívanie súkromných motorových vozidiel na vykonanie služobnej cesty, letecká preprava – určenie limitu ceny letenky, určenie limitu ubytovania,
• určenie výšky vreckového pri zahraničných pracovných cestách,
• pravidlá poskytovania preddavkov na pracovné cesty (výška preddavku, preddavok v hotovosti, zapožičaním platobnej karty zamestnávateľa, bankovým prevodom),
• riešenie poistenia nevyhnutných liečebných nákladov v zahraničí (poistenie dojednáva a uhrádza zamestnávateľ, poistenie uzatvára zamestnanec sám, prípadne určenie poisťovne v ktorej sa poistenie dojednáva),
• náhrada výdavkov za povinné alebo odporúčané očkovanie zamestnanca, ktorý je vyslaný do tropických, resp. zdravotne obťažných oblastí,
• rozpracovanie podmienok poskytovania cestovných náhrad u zamestnancov, ktorých častá zmena pracovis­ka vyplýva z charakteru vykonávanej práce (napr. vodiči kamiónovej dopravy, vodiči autobusovej, železničnej dopravy),
• určenie oprávnenej osoby, ktorá môže vyslať zamestnanca na pracovnú cestu a pod.

Účtovné doklady preukazujúce cestovné náhrady

Na vyúčtovanie cestovných náhrad zamestnancami sa v praxi stále používa nepovinné tlačivo „Cestovný príkaz“, ktoré obsahuje všetky potrebné náležitosti požadované na uplatnenie si nákladov na pracovnú cestu, ako meno a priezvisko zamestnanca, dátumy začatia a ukončenia pracovnej cesty, výdavky na ubytovanie, cestovný lístok na dopravu, nárok na stravné, dátum vyúčtovania pracovnej cesty.

Zamestnanec je povinný všetky výdavky na pracovnú cestu preukázať dokladmi. Dokladmi sa nepreukazuje napr. stravné a vreckové pri zahraničných pracovných cestách. Je to nárokovateľná položka stanovená v súlade so zákonom o cestovných náhradách. Rovnako sa postupuje aj pri sume základnej náhrady za použitie osobného motorového vozidla zamestnanca, ak sa na jeho použití zamestnanec dohodne so zamestnávateľom.

V prípade, že zamestnávateľ hradil niektoré cestovné výdavky pred nástupom zamestnanca na pracovnú cestu, neuvádza zamestnanec tieto výdavky na cestovnom príkaze (napr. ubytovanie zaplatené zamestnávateľom).

Na výdavky spojené s pracovnou cestou môže myť zamestnancovi poskytnutý preddavok. Výdavky môžu byť hradené buď z poskytnutej zálohy - preddavku, ktorú poskytne zamestnávateľ zamestnancovi pred nástupom na pracovnú cestu, prípadne môžu byť hradené platobnou kartou, ktorú poskytne zamestnávateľ zamestnancovi.

Účet 512 – Cestovné

Na základe uvedeného náhrady výdavkov pri tuzemských a zahraničných pracovných cestách poskytované podľa zákona o cestovných náhradách sa účtujú na účte 512 – Cestovné.

Ide o náhrady preukázaných výdavkov na dopravu hromadnými dopravnými prostriedkami (autobusy, vlaky, lietadlá) vrátane výdavkov za použitie taxislužby, náhrady nutných vedľajších výdavkov vynalo­že­ných na pracovnej ceste (parkovné, telefón, daň za ubytovanie platená ubytovaciemu zariadeniu tzv. pobytový poplatok), náhrady preukázaných výdavkov za ubytovanie, stravné a vreckové, náhrady za používanie motorových vozidiel zamestnanca vrátane náhrady za spotrebované PHM, atď.

Ak sú cestovné náhrady poskytnuté nad rámec zákona o cestovných náhradách, potom pre účely zákona o dani z príjmov je potrebné v analytickej evidencii účtu 512 – Cestovné sledovať nárokované cestovné náhrady od nenárokovaných.

Článok je uvedený v skrátenom znení. Celý článok: Účtovanie výdavkov na pracovné cesty v PÚ

Obsah:

Súvzťažné účty k účtu 512 – Cestovné v prípade zamestnancov

Deň uskutočnenia účtovného prípadu v prípade účtovania cestovného

Účtovné doklady preukazujúce cestovné náhrady

Účet 512 – Cestovné

Poskytnutie preddavku na pracovnú cestu

Výdavky na cestovné náhrady hradí zamestnávateľ

Cestovné náhrady na prelome účtovných období

Zahraničná pracovná cesta

Preddavky na pracovné cesty v cudzej mene a v eurách

Tuzemské pracovné cesty – zmena stravného

 

 

Získajte prístup k celému obsahu, funkciám a službám

 

 Viac ako 12 000 aktuálnych dokumentov

 Viac ako 90 aktuálnych videoškolení s obľúbenými lektormi

 Tím odborníkov na telefóne a online chate každý pracovný deň

 Pravidelné Online / Video rozhovory s odborníkmi

 Osobný profil s Vašimi záložkami, históriou, poznámkami...

 Mesačný prehľad najdôležitejších informácií priamo do e-mailu

 

Cena (ročný prístup): 499,38 € s DPH (406 € bez DPH)

  Objednať ročný prístup v e-shope zakon.sk

 

Všetky výhody predplateného prístupu nájdete v časti O PORTÁLI

Chcete mať pravidelné informácie o novinkách a aktuálnej ponuke?

Prihláste sa na odber noviniek e-mailom.

 

Prihlásiť sa na odber