Smernica: Príležitostné poskytnutie služobného motorového vozidla na súkromné účely zamestnancov

Hľadáte, ako správne upraviť pravidlá pre jednorazové zapožičanie služobného vozidla zamestnancom na súkromné účely, napríklad na dovolenku alebo sťahovanie?

Interná smernica vám poskytne jasný rámec, ako nastaviť podmienky – či už ide o benefit alebo odplatný prenájom. Dozviete sa, aké sú daňové dôsledky zapožičania firemného auta, ako určiť obvyklú cenu podľa ZDP a ZDPH, aj aké povinnosti má zamestnanec pri využívaní vozidla.

Súčasťou materiálu je aj praktický vzorový formulár na vyúčtovanie, ktorý zabezpečí transparentnosť a správne zdanenie.

Interná smernica č. XX/2025

Príležitostné poskytnutie služobného motorového vozidla na súkromné účely zamestnancov 

1. Cieľ smernice

Účelom predmetnej smernice je stanoviť jednotný postup v situáciách, keď zamestnanec požiada spoločnosť ABX, s. r. o., o jednorazové zapožičanie služobného vozidla z dôvodu špecifických životných situácií (napr. dovolenka, sťahovanie a iné).

Firma štandardne využíva vozidlá zaradené v obchodnom majetku výlučne na podnikateľské účely (pracovné cesty). Nejde teda o situáciu, keď je zamestnancovi pridelené firemné auto na kombinované pracovné aj súkromné používanie.

2. Vymedzenie pôsobnosti smernice

Smernica záväzným spôsobom stanovuje postup a povinnosti zamestnanca, konateľa a spoločníka v prípade požičania auta na súkromné účely, vrátane podmienok vyúčtovania a stanovenia príslušnej dokumentácie.

Definuje povinnosti zamestnávateľa, ale aj zamestnancov v kontexte zákona o DPH a zákona o dani z príjmov, kvantifikuje výšku nepeňažného benefitu. Predmetná smernica teda vymedzuje aj podmienky vypožičania služobného vozidla na daňové účely. Je považovaná za účtovný záznam a je súčasťou účtovnej dokumentácie v spoločnosti ABX, s. r. o.

3. Definícia základných pojmov

• Zamestnanec
  Osoba, ktorá poberá príjmy zo súčasného alebo z predchádzajúceho pracovnoprávneho vzťahu, konateľ, zamestnanec, prokurista. Definícia sa opiera o § 5 ZDP. V tomto ustanovení je zamestnanec určený širšie – nielen z pohľadu Zákonníka práce.
• Služobné motorové vozidlo
  Motorové vozidlo, ktoré je vo vlastníctve alebo nájme spoločnosti ABX, s. r. o., a ktoré je bežne používané výlučne na účely podnikania (pracovné cesty).
• Nepeňažný príjem
  Príjem zamestnanca v inej ako peňažnej forme, v tomto prípade predstavovaný hodnotou poskytnutého vozidla na súkromné účely. Nepeňažný príjem sa oceňuje obvyklou cenou, pričom sa neuplatňuje paušálne 1 % (resp. 0,5 %) zo vstupnej ceny vozidla podľa § 5 ods. 3 písm. a) ZDP.
• Obvyklá cena
  Cena, za ktorú by si zamestnanec mohol prenajať obdobné vozidlo od tretej osoby (napr. požičovne) v danom čase a lokalite. Určuje sa na základe prieskumu cien miestne príslušných požičovní áut alebo podľa zmlúv o prenájme obdobných vozidiel. Definícia tejto ceny je všeobecne zarámcovaná v ustanovení § 2 písm. c) ZDP.
• Kniha jázd
  Evidencia jázd motorového vozidla, ktorá obsahuje údaje o každej uskutočnenej jazde na služobné alebo súkromné účely. Zvyčajne obsahuje tieto údaje: dátum jazdy, účel jazdy, východiskové a cieľové miesto, počet najazdených kilometrov, stav tachometra pred a po jazde, meno vodiča a prípadne poznámky. Kniha jázd môže byť vedená v papierovej alebo elektronickej forme. Firma ABX preferuje elektronickú formu.

4. Povinnosti zamestnanca

Pred poskytnutím vozidla na súkromné účely musí zamestnanec požiadať o schválenie uvedenej skutočnosti a vyplniť a podpísať „Doklad o schválení a vyúčtovaní súkromného využitia služobného motorového vozidla“ (Príloha č. 1 tejto smernice).

Zamestnanec je pri vypožičaní služobného automobilu následne povinný:

• používať vozidlo s odbornou starostlivosťou a v súlade s platnými právnymi predpismi,
• dbať na bezpečnosť, technický stav a čistotu vozidla,
• zdržať sa akéhokoľvek konania, ktoré by mohlo vozidlo poškodiť alebo viesť k jeho nadmernému opotrebeniu,
• ihneď nahlásiť zamestnávateľovi akúkoľvek škodu, poruchu alebo nehodu, ktorá vznikne počas súkromného použitia vozidla,
• uhradiť škodu spôsobenú úmyselne alebo z hrubej nedbanlivosti podľa platných právnych predpisov a interných predpisov zamestnávateľa.

Zamestnanec nesie plnú zodpovednosť za škody spôsobené na vozidle počas jeho súkromného používania, ak preukázateľne vznikli jeho zavinením alebo v dôsledku porušenia tejto smernice. Na uplatnenie nároku na vzniknutú škodu musí zamestnávateľ vychádzať z ustanovení Zákonníka práce (napr. nesmie zraziť sumu vopred bez podpísania dohody o zrážkach zo mzdy – § 20 ZP).

Zamestnanec je povinný informovať svojho nadriadeného po skončení výpožičky automobilu o údajoch ako:

• stav tachometra po odovzdaní vozidla,
• celkový počet najazdených kilometrov,
• počet dní používania automobilu na súkromné účely.

Tieto údaje slúžia ako podklad na výpočet nepeňažného príjmu, ktorý sa zahrnie do mzdy zamestnanca. Údaje sa uvádzajú v tabuľke, ktorá je súčasťou formulára (Doklad o schválení a vyúčtovaní súkromného vy­užitia služobného motorového vozidla) uvedeného v prílohe č. 1 (doplnia sa tam dodatočne).

Vyúčtovanie je nutné vykonať do 10 dní od ukončenia vypožičania motorového vozidla.

5. Väzba na osobitné predpisy v prípade ocenenia nepeňažného príjmu

A. Zákon o dani z príjmov

 

 

Získajte prístup k celému obsahu, funkciám a službám

 

 Viac ako 12 000 aktuálnych dokumentov

 Viac ako 90 aktuálnych videoškolení s obľúbenými lektormi

 Tím odborníkov na telefóne a online chate každý pracovný deň

 Pravidelné Online / Video rozhovory s odborníkmi

 Osobný profil s Vašimi záložkami, históriou, poznámkami...

 Mesačný prehľad najdôležitejších informácií priamo do e-mailu

 

Cena (ročný prístup): 477,24 € s DPH (388 € bez DPH)

  Objednať ročný prístup v e-shope zakon.sk

 

Všetky výhody predplateného prístupu nájdete v časti O PORTÁLI

Chcete mať pravidelné informácie o novinkách a aktuálnej ponuke?

Prihláste sa na odber noviniek e-mailom.

 

Prihlásiť sa na odber